Sídlo firmy: jak ho založíte a kde ho musíte zveřejnit?

Sídlo právnické osoby ošetřuje paragraf 19 v zákoně č. 40/1964 Sb. občanského zákoníku a zákon č. 513/1991 Sb. obchodního zákoníku. Fyzické podnikající osoby – tedy OSVČ – sídlo v pravém slova smyslu nemají, u nich jde o místo podnikání. Na rozdíl od provozovny může sídlo sloužit jen k administrativním úkonům. Provozovna je pak místo, kde například poskytujete službu a zastihnou vás zde zákazníci.

Sídlo můžete mít téměř kdekoliv, například malí podnikatelé si zpravidla vystačí s trvalým bydlištěm. Větší subjekty a výrobní firmy sídla mívají ve výrobních halách nebo v kancelářích.

I když jste se s termínem „sídlo firmy“ možná setkali i ve spojení s živnostníky, jako OSVČ ho nepotřebujete a veřejně ho nikam neuvádíte. Do živnostenského rejstříku zanesete jen místo podnikání (např. trvalé bydliště), nebo místo vašeho působiště, třeba v pronajaté kanceláři nebo třeba coworku. V tomto případě ale musíte prokázat právní důvod k užívání prostor.

Svým zákazníkům pak pro přehlednost uvedete na web, nebo na vizitky „místo podnikání“, kde vás zastihnou nejčastěji. Bez označení místa podnikání se obejde například stavební dozor, pokrývač či tapetář. Pokud se vám ale shoduje místo podnikání s provozovnou, označit ji musíte. Nejlépe viditelnou cedulí s názvem společnosti, vaším jménem a identifikačním číslem.

Jak vybrat sídlo firmy

Jako výrobní firma se zřejmě spokojíte se sídlem v drobné kanceláři ve výrobní nebo skladové hale. Podle zákona by měly prostory sídla odpovídat vašemu typu podnikání. Neuvádějte tedy sídlo společnosti v bytovém domě, když máte potravinářskou velkovýrobu. Naopak majitel e-shopu si s ním vystačí.

Jako obchodní společnost se můžete rozhodnout pro sídlo

• v místě vašeho trvalého bydliště,
• ve vlastních či pronajatých kancelářích,
• v zázemí výrobních nebo skladových prostor
• a na virtuálním sídle.

Virtuální (jinak také registrační) sídlo společnosti funguje tak, že pracujete odkudkoli, ale sídlo společnosti máte zapsané na jiné adrese. Většinou jde o sdílenou kancelářskou budovu, kde vám místní zaměstnanci přebírají poštu a jednoduše si zde zamluvíte i reprezentativní prostory pro schůzky. Výhodou virtuálního sídla je i fakt, že nikdo nezjistí adresu vašeho trvalého bydliště a vy si uchováváte soukromí. Navíc se náklady za takové sídlo pohybují v řádu stovek korun měsíčně.

Při výběru sídla zvažte adresu a proklepněte si provozovatele budovy. Vše si prověřte u podnikatelů, kteří zde již sídlí a nespoléhejte se jen na informace od poskytovatele. Informace si ověřte i u živnostenského úřadu daného města.

Dále se u sídla dívejte, jestli

• jej provozuje skutečný vlastník sídla,
• je viditelně označené a ostatní podnikatelé zde mají vlastní schránku,
• jsou prostory dostatečně reprezentativní,
• je zde ve vaší pracovní době člověk, který za vás přebere poštu a navede případné návštěvníky
• a provozovatel vás nenutí do příliš dlouhého nájmu.

Co je třeba k zajištění sídla společnosti

Pro adresu vašeho sídla se rozhodněte ještě před startem podnikání. Sídlo pak viditelně označte názvem vaší firmy i identifikačním číslem. Pokud podnikáte z domu, na zvonek s vaším jménem doplňte i název společnosti, aby vás zákazníci lépe našli.

Jakmile se pro adresu rozhodnete, zajistěte si pro užívání adresy souhlas s umístěním sídla firmy, ve kterém doložíte svůj záměr. Souhlas získáte s:

• písemným prohlášením vlastníka nemovitosti o souhlasu užívání prostor, které není starší než 3 měsíce (s výpisem z listu vlastnictví z Katastru nemovitostí),
• nebo prohlášením zmocněného správce, který souhlas s umístěním sídla udělí společně s doložením dokumentu o zmocnění.

Dokument si nechejte vyhotovit ve dvou kopiích, kdy jednu odevzdáte na živnostenském úřadě (mimo činnosti, které nejsou živností – podle § 3 Zákonu o živnostenském podnikání) a jednu si necháte v dokumentech o založení firmy. Dokumenty vyhotovte písemně a podepište je vy i osoby, které zodpovídají za místo sídla.

Sídlo společnosti poté nechte zapsat

• do zakladatelské listiny společnosti se souhlasem valné hromady nebo všech společníků,
• do obchodního rejstříku,
• na příslušném finančním úřadě
• a pokud už máte máte zaměstnance, pak i na příslušné pobočce České správy sociálního zabezpečení (ČSSZ) a zdravotní pojišťovny.

Kde všude sídlo firmy uvádět?

Sídlo uvádíte na všech oficiálních dokumentech firmy. Úplně prvním dokumentem, kde zazní sídlo firmy, je již zmíněná zakladatelská listina.

Jako sídlo firmy uvádějte oficiální název společnosti, přesnou adresu a identifikační číslo firmy.

Tedy například:

Solitea, a.s.
Drobného 49, Brno
IČ: 01572377
DIČ: CZ01572377

Sídlo dále zazní například

• v zakladatelské listině a zakladatelské nebo společenské smlouvě,
• v návrhu na zápis do obchodního a živnostenského rejstříku,
• na smlouvách a dohodách, které souvisí s podnikáním (kupní, pracovní, licenční, o mlčenlivosti, apod.)
• na daňových dokladech a fakturách,
• v návrhu na svolání valné hromady a v jejím zápisu,
• v daňových přiznáních a kontrolních hlášeních,
• na webu vaší firmy a na vizitkách
• nebo při upsání akcie na základě veřejné zakázky.

Změna sídla firmy a kam ji nahlásit

Stejně jako u založení společnosti potřebujete ke změně sídla souhlas vlastníka nebo správce nových prostor a výpis z katastru. Poté podáte návrh ke změně sídla na rejstříkovém soudu v příslušném městě.

Součástí návrhu na změnu sídla je i doklad, na kterém potvrdí valná hromada nebo všichni společníci, že se na změně dohodli. Vystačíte si s tzv. rozhodnutím společníků, nebo se zápisem z valné hromady. Pokud žádáte o zápis sídla do jiného města, přiložíte k návrhu i změněnou zakladatelskou listinu, ke které je potřebný i notářský zápis.

Ke změně si nachystejte i správní poplatek dva tisíce korun, který na soudu necháte za kolek.

Soud pak do 15 dnů rozhodne, zda sídlo firmy můžete změnit. S kladným rozhodnutím novou adresu nahlásíte

• do 15 dnů na živnostenském a finančním úřadě,
• do 8 dnů na pobočce ČSSZ a zdravotní pojišťovně,
• do 90 dnů k přepisu v obchodním rejstříku.

Adresu sídla pak změníte na webu, poštovních schránkách i na zvoncích.