Interní nebo externí vedení účetnictví: co se vám vyplatí více?

Hned na úvod důležitá informace – v článku se věnujeme pouze vedení účetnictví (nebo daňové evidence), nikoliv mzdovému účetnictví. Mzdové účetnictví je samostatná disciplína, kterou jsme podrobněji popsali v článku Kdy počítat mzdy interně a kdy si najmout externí účetní.

Pro připomenutí, daňovou evidenci (dříve jednoduché účetnictví) upravuje Zákon č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů a mohou ji vést fyzické osoby s ročním obratem do 25 milionů Kč. Jde o relativně jednoduchou evidenci příjmů a nákladů, proto si ji spousta podnikatelů vede svépomocí. Například v tabulce, případně s pomocí fakturačních aplikací typu iDoklad.

Účetnictví (dříve podvojné účetnictví) upravuje Zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví a musí jej vést všechny právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku a fyzické osoby s ročním obratem nad 25 milionů Kč. Vedení účetnictví už je komplikovanější a je vhodné k němu využívat některých z účetních programů, například oblíbené Money S3.

Interní vedení účetnictví: výhody a nevýhody

Full-time člověk nebo celý tým, který sedí u vás v kanceláři, věnuje se pouze vaší firmě a rychle reaguje na každý podnět. Na jednu stranu lákavá představa, která je však vykoupená také nevýhodami.

Největší výhody interního vedení účetnictví:

• Při plném vytížení je levnější. Pokud zaměstnance dokážete v rámci pracovního úvazku naplno vytěžit, vyjdou vás levněji než externí účetní při stejném objemu práce.
• Rychleji reaguje. Potřebujete-li promptně vyřešit jakoukoliv účetní operaci, interní účetní vám ji zpracuje obratem.
• Citlivá data zůstávají uvnitř firmy. Pocitově je příjemnější, když citlivá data z vaší firmy neodchází ven do externí firmy.
• Má větší přehled i přidanou hodnotu. Interní účetní rychle pochopí váš obor podnikání, má přehled ve firmě a může přicházet s novými nápady a podněty na zlepšení efektivity procesů. Také je flexibilní a může se naučit vše, co jako firma potřebujete.

Největší nevýhody interního vedení účetnictví:

• Spousta nákladů a starostí kolem. Interním účetním musíte kromě mzdy koupit notebook nebo počítač, účetní program, platit školení při každé změně legislativy, platit pojištění odpovědnosti, platit dovolené a nemocenské, motivovat je atp.
• Špatná zastupitelnost. Pokud máte jenom jednoho zaměstnance, při dovolené nebo nemoci jste na nějaký čas bez účetní.
• Nebude 100 % času jen účtovat. Musíte platit i hygienický čas v rámci pracovní doby, kdy účetní reálně nepracuje (pauzy na kávu, odpočinek atp.). Počítejte s tím, že při 8h pracovní době účetní reálně odpracuje přibližně 6 hodin.
• Může vám kdykoliv odejít. Zejména v dobách vyšší fluktuace neustále čelíte vysokému riziku, že účetní odejde.

Zhodnocení: průměrný plat účetní je asi 34 000 Kč hrubého, v mzdových nákladech tedy přibližně 45 500 Kč. K tomu si přičtěte náklady na hardware a software, školení a podobně. Interní zaměstnanec na účetnictví se proto začíná vyplácet až od chvíle, kdy účetně zpracováváte nejméně 1 000, spíše ale až 1 500 dokladů měsíčně. Vyplatí se tedy pouze větším firmám.

TIP: Přečtěte si, jaké výhody vám přinese vedení mezd v účetním programu.

Externí vedení účetnictví: výhody a nevýhody

Externí účetní firmu platíte pouze za reálně vykonanou práci a nemusíte se o nic starat. Na druhou stranu při vyšším objemu práce už je firma dražší.

Největší výhody externího vedení účetnictví:

• Máte to bez starostí. Nemusíte řešit hardware, software, školení a vzdělávání, motivaci, pojištění odpovědnosti. Jen se domluvíte na podobě spolupráce a máte hotovo.
• Je levnější pro menší a střední firmy. Průměrná cena je kolem 20 Kč za zpracování dokladu, něco si přičtěte za zpracování závěrek, daňová přiznání, evidenci majetku nebo zastupování na úřadech. Pro většinu firem bude externí účetnictví levnější.
• Platíte jen za skutečně vykonanou práci. Obvykle fixní měsíční paušál nebo podle počtu dokladů. Nic navíc.
• Plná zastupitelnost. V externí firmě pracuje více účetních, takže pokud jeden člověk odjede na dovolenou, jeho práci převezme další.
• Nižší riziko, že o účetní přijdete. Externí firmy si obvykle svých klientů váží a je jen malé riziko, že by s vámi samy od sebe ukončily spolupráci

Největší nevýhody externího vedení účetnictví:

• Pomalejší reakční doba. Firma má více klientů, takže se vám nemůže vždy hned věnovat. Někdy si na odpověď budete muset počkat.
• Dražší při větším objemu spolupráce. Pokud účetní firmu vytěžuje natolik, že se vám věnuje například vysoké desítky hodin měsíčně, bývá již dražší než interní člověk.
• Má fixně stanovené služby. Externí účetní nabízí služby dle ceníku a obvykle není možné, aby pro vás udělal(a) účetní službu, kterou neumí či nenabízí.
• Sdílíte s ní citlivá data. I když jsou externí firmy vázané mlčenlivostí, některým firmám může být nepříjemné, že citlivá data sdílí s třetí stranou a nemají je tak plně pod kontrolou.
• Nevíte přesně, kdo pro vás pracuje. U externích firem pro vás mohou dělat nezkušení brigádníci, aniž byste o tom věděli.

Zhodnocení: externí firma na účetnictví se vyplatí každé menší a střední firmě, která účetně zpracovává řádově stovky účetních dokladů měsíčně. Taková firma obvykle za externí vedení účetnictví zaplatí jen několik tisíc korun a nemusí se o nic dalšího starat.