Daňově uznatelné a neuznatelné náklady: jak legálně snížit základ daně?

Čím vyšší náklady máte, tím nižší je vaše daňová zátěž. Proto se podnikatelé snaží do účetnictví před podáním daňového přiznání zahrnout co nejvíce nákladů.

Jak určit základ daně u právnických a fyzických osob

Základ daně u právnických osob

Základ daně u právnických osob, které vedou účetnictví, spočítáte následovně.

základ daně PO = výnosy – náklady

Výnosy představují peněžní částky, které podnik získal z veškerých svých činností za určité období bez ohledu na to, zda došlo k jejich úhradě. Příklad: tržba za prodané služby.

Náklady vyjadřují spotřebu práce a prostředků v penězích. Obvykle jsou náklady spojené se současným nebo budoucím úbytkem peněz. Příklad: oprava automobilu na fakturu.

Základ daně u fyzických osob

U fyzických osob (OSVČ) je to obdobné, ale místo pojmů náklady a výnosy se používají výdaje a příjmy.

základ daně FO = příjmy – výdaje

Příjmy jsou přírůstky peněz v hotovosti nebo na účtech. Příklad: odběratel zaplatí fyzické osobě za nákup zboží v hotovosti.

Výdaje představují úbytek peněz v hotovosti nebo z bankovního účtu. Příklad: nákup stroje v hotovosti.

Pravidla pro daňovou uznatelnost nákladů jsou pro firmy a OSVČ velmi podobná. Z toho důvodu v článku pro zjednodušení používáme označení náklady.

Daňové versus nedaňové náklady

Ne všechny náklady si můžete automaticky odečíst z daní. Daňově uznatelné výdaje musí splnit všechny následující podmínky:

1. souvislost s ekonomickou činností (náklady přímo souvisejí s chodem firmy za účelem dosažení nebo udržení příjmů),
2. prokazatelnost (musíte být schopni prokázat komu a za co jste zaplatili na základě faktury, smlouvy či účtu),
3. evidence (výdaj máte zachycený v účetnictví či daňové evidenci).

Rovněž se nesmí jednat o náklady, které zákon výslovně označuje jako daňově neuznatelné náklady, přestože jinak splňuje všechny podmínky. Sem spadají např. náklady na reprezentaci (pohoštění partnerů), níže v článku se o nich dozvíte víc.

Typické daňově uznatelné náklady

Do této skupiny spadají zejména běžné provozní výdaje, jako jsou:

• nákup materiálu na výrobu,
• nákup zboží,
• nákup kancelářských a hygienických potřeb,
• mzdy,
• pronájem prostor k podnikání,
• spotřeba energie,
• náklady na pracovní cestu (doprava, ubytování),
• účetní, daňové a právnické služby.

Obecně platí, že byste si do účetnictví či daňové evidenci měli zahrnout jen ty náklady, které si obhájíte před správcem daně – tzn. prokážete jejich souvislost s ekonomickou činností.

Příklad: Pokud prodáváte přírodní kosmetiku na internetu, těžko si do svého účetnictví zařadíte třeba traktor, ledaže byste si kosmetiku rovnou sami vyráběli a traktor používali ke sklízení ingrediencí (např. bylinek) do kosmetických přípravků.

Další daňově (ne)uznatelné náklady

Následující náklady jsou uznatelné pouze při splnění stanovených podmínek. Některé z nich můžete uplatnit jako výdaje v plné výši a jiné pouze částečně.

Reklamní a propagační předměty

Propisky, tužky, hrníčky, kalkulačky, kalendáře, trička, deštníky a podobné reklamní předměty. Do výdajů si je můžete dát v případě, že:

• jejich hodnota nepřesáhne 500 Kč bez DPH/kus,
• obsahují logo společnost, ze kterého je patrné, že se jedná o reklamní a propagační předmět.

Příklad: Pokud si necháte vyhotovit tričko, které bude stát 720 Kč bez DPH, částku si ze základu daně odečíst nemůžete, a to ani částečně.

Předměty spotřební daně (například alkohol nebo tabák) se za reklamní a propagační předměty nepovažují.

Ale pozor, výjimku tvoří tichá (nikoliv šumivá) vína s obsahem alkoholu do 15 %. Od roku 2024 se však tato výjimka na tzv. tichá vína již nevztahuje a nelze proto tichá vína považovat za reklamní předmět (ani při splnění cenového limitu a náležitosti loga poskytovatele). Pokud cena za lahev s logem společnosti nepřekročí hranici 500 Kč bez DPH/kus, splňuje daňovou uznatelnost nákladů.

Nealkoholické nápoje na pracovišti

Zajištění pitného režimu zaměstnanců na pracovišti v podobě obyčejné neperlivé pitné vody (např. v pet lahvích) se považuje za plně daňově uznatelný výdaj.

Ostatní nápoje jako perlivá voda, čaj, káva, džus či limonády jsou podle zákona daňově neúčinné.

Pracovní oděvy a ochranné pomůcky

Za uplatnitelné náklady se považují pracovní oděvy, které slouží výhradně pro pracovní účely. Obecně sem spadají kuchařské rondony, pláště a montérky.

Problém by mohl však nastat u společenských oděvů, které se dají využít i mimo práci. Podobně jako u reklamačních předmětů zde platí, že za daňově uznatelné výdaje se považují jen takové oděvy, které jsou viditelně označeny osobním logem nebo logem společnosti.

Ochranné prostředky jsou taktéž daňově uznatelným nákladem. Jejich poskytnutí a používání záleží na povaze obchodní činnosti.

Příklad: Ve svářečské výrobě zaměstnanci využijí svářecí kuklu, v hlučném prostředí ochranná sluchátka atp. V souvislosti s onemocněním covid-19 se jedná např. o zajištění roušek a respirátorů na pracovišti, dezinfekce a dalších ochranných pomůcek.

Nesmíme zapomenout ani na pravidelnou údržbu a čištění oděvů – obojí je daňově uznatelným nákladem. Při případné kontrole z finančního úřadu uděláte nejlépe, když si pomocí vnitřního předpisu definujete intervaly pro údržbu a čištění oděvů či ochranných pomůcek.

Manka a škody

Pokud zjistíte, že máte v pokladně nebo na skladě manko a předepíšete ho k náhradě zodpovědnému zaměstnanci, jedná se o daňově uznatelný náklad do výše předepsané náhrady.

Za daňově uznatelné položky se považují:

• škody vzniklé v důsledku živelních pohrom (takových, které nejsou způsobené lidským faktorem),
• škody způsobené neznámým pachatelem (v tomto případě potřebujete získat potvrzení od policie, která případ prošetří).

Zaplacené pojistné a daně

Abyste si pojistné na sociální a zdravotní pojištění mohli uplatnit jako daňově uznatelný náklad, musíte ho uhradit nejpozději do konce následujícího měsíce po uplynutí zdaňovacího období. Podobně je to u daně z nemovitých věcí.

Pokuty, penále a úroky z prodlení

Pro správné posouzení daňové uznatelnosti nejprve odlište, zda se jedná o sankce plynoucí z dodavatelsko-odběratelských faktur, nebo od veřejných institucí.

Pokud meškáte s platbou faktury od dodavatele a nedodržíte tím podmínky stanovené ve smlouvě, vzniklé sankce se řadí mezi daňově uznatelné výdaje.

Sankce, které vám vyměří finanční úřad, správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovna nebo policie, jsou za každých okolností daňově neuznatelnými výdaji. V účetnictví se zachycují na účtu 545 – Ostatní pokuty a penále.

Které náklady jsou daňově neuznatelné

Zákon o daních z příjmů vymezuje daňově neuznatelné náklady v § 25.

Výdaje na reprezentaci

Jak už jsme zmiňovali – patří sem veškeré pohoštění obchodních partnerů. Ať už se jedná o snídaně, oběd, večeři, sklenku vína pro obchodní partnery nebo zajištění občerstvení pro zaměstnance, jsou tyto výdaje vždy daňově neúčinné v plné výši.

Podnikatelé často řeší, jak je to s daňovou uznatelností vánočních večírků nebo teambuildingových firemních akcí. Jestliže je součástí dané akce i pracovní část, která zahrnuje například školení zaměstnanců, pak je většina nákladů spojených s událostí daňově uznatelná. Jde například o:

• pronájem prostor ke školení či byznys schůzce,
• cestovní náklady na dopravu a ubytování zaměstnanců na tuto akci,
• odměna lektorovi (u školení či přednášky).

TIP: Přečtěte si, jak je to s daňovou uznatelností u jazykových kurzů zaměstnanců. Zásadní je odlišit, jestli pracovník znalost jazyka potřebuje k výkonu práce, nebo se kurzů účastní dobrovolně.

Poskytnutí daru

Za daňově účinné výdaje se dary na účtu 543 sice nepovažují, ale přesto si díky nim můžete snížit základ daně. Jedná se totiž o odčitatelnou položku od základu daně, kterou uplatníte až při stanovení výsledné daňové povinnosti. Darovací smlouvu si proto uchovejte – při sestavování daňového přiznání vám přijde vhod.

Dar (bezúplatné plnění) musíte poskytnout na účely stanovené zákonem o daních z příjmů (např. na kulturu, sport, vědu a vzdělávání, zdravotnické, sociální, charitativní a humanitární účely).

Zároveň mějte na paměti, že abyste si dar mohli odečíst z daní, musí se jeho hodnota vejít do minimální a maximální částky stanovené zákonem.

Právnická osoba si může v daňovém přiznání uplatnit dar, jehož hodnota převyšuje částku 2 000 Kč. V úhrnu může podnik odečíst od základu daně maximálně dary v hodnotě 10 % ze základu daně (sníženého např. o daňovou ztrátu minulých let), ale pro zdaňovací období končící od 1. 3. 2020 do 29. 2. 2024 si lze odečíst až 30 % sníženého základu daně. Poté se hranice opět sníží na 10 %.

TIP: Zjistěte, jak na danění vánočních dárků, které poskytnete zaměstnancům.

Fyzická osoba (OSVČ) si může dar od základu daně v daňovém přiznání odečíst, pokud hodnota darů v součtu přesáhne minimálně:

• 2 % základu daně
• nebo výši 1 000 Kč za zdaňovací období.

Za kalendářní období 2020, 2021, 2022 a 2023 se zvyšuje maximální hranice pro uplatnění daru na 30 % základu daně, poté vejde v platnost původní limit v maximální výši 15 % základu daně.

Náklady na pořízení hmotného a nehmotného majetku

Pořízený majetek nevstupuje jednorázově do daňově uznatelných výdajů, ale promítá se do nich postupně prostřednictvím odpisů.

Výjimkou je drobný majetek, který podnikatel využívá déle než jeden rok, ale jeho cena nepřevyšuje částku 80 000 Kč. Daňovým nákladem jsou v tomto případě:

• účetní odpisy majetku,
• nebo jednorázové náklady při zaúčtování majetku rovnou do spotřeby.

Pokud jde o technické zhodnocení majetku, které v součtu za zdaňovací období u jednotlivého majetku nepřekročí limit 80 000 Kč, lze ho uplatnit jednorázově jako daňově účinný náklad.

Pomůcka při účtování – účty daňově neuznatelných nákladů

Na závěr vám přinášíme seznam účtů, které z daňového základu můžete u sestavování daňového přiznání vždy vyloučit, protože se jedná o daňově neuznatelné náklady:

• 513 – Náklady na reprezentaci
• 528 – Ostatní sociální náklady
• 543 – Dary
• 545 – Ostatní pokuty a penále
• 554 – Tvorba a zúčtování ostatních rezerv
• 559 – Tvorba a zúčtování opravných položek v provozní činnosti
• 574 – Tvorba a zúčtování finančních rezerv

Blíží se termín pro podání daně z příjmů

Podívejte se, jaké novinky přinesl rok 2021 v oblasti daní z příjmů právnických osob.

U fyzických osob došlo ke změně formuláře – nový tiskopis najdete na portále Moje daně. Daňová poradkyně detailně popsala, jak se s ním pracuje a k jakým změnám došlo v elektronickém formuláři přiznání k dani z příjmů fyzických osob.