Jak na inventarizaci a účtování inventarizačních rozdílů

Rozsah inventarizace

Účetní jednotky musí u veškerého majetku a závazků pomoci inventarizace ověřit, zda skutečný stav odpovídá stavu vedeném v účetnictví. Kontroluje se:

• samotná existence majetku a závazků,
• zda je majetek a závazky zachycen v účetnictví ve správně hodnotě.

V úvahu je nutné brát

• trvalé i dočasné snížení hodnoty majetku (např. v důsledku poškození, zastarání atd.),
• předvídatelná rizika a možné ztráty (přitom není rozhodující, zda byly známy už k rozvahovému dni, zohlednit je potřeba i rizika a ztráty, o kterých se účetní jednotka dozvěděla kdykoliv do okamžiku sestavení účetní závěrky).

Periodická nebo průběžná inventarizace

Rozlišujeme periodickou a průběžnou inventarizaci.

Periodická inventarizace

Periodická inventarizace se provádí k datu řádné nebo mimořádné závěrky. Neznamená to však, že skutečné stavy je nutné zjišťovat přímo v den účetní závěrky. Účetní jednotky mohou stanovit tzv. rozhodný den, ke kterému skutečný stav zjišťují, a který předchází rozvahovému dni. Skutečný stav k rozvahovému dni, pak mohou dopočítat na základě přírůstků majetku a závazků, které nastaly mezi rozhodným dnem a rozvahovým dnem.

Účetní jednotky mohou zahájit inventuru nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem a ukončit nejpozději dva měsíce po rozvahovém dni.

Praktický příklad periodické inventarizace

Účetní jednotka provádí inventarizaci k datu řádné účetní závěrky. Účetní období je shodné s kalendářním rokem. V roce 2020 účetní jednotka stanovila rozhodný den pro fyzickou inventuru veškerého majetku na 27.12.2020. Skutečný stav k 31.12.200 byl vypočítán na základě přírůstků/úbytků majetku v období od 27.12.2020 do 31.12.2020.

Průběžná inventarizace

Průběžná inventarizace se provádí v průběhu účetního období. Termín této inventarizace si stanoví účetní jednotka sama. Průběžnou inventarizaci mohou účetní jednotky provádět pouze u zásob, u kterých účtují podle druhů nebo podle míst jejich uložení nebo hmotně odpovědných osob. Dále u dlouhodobého hmotného majetku, který je vzhledem ke své funkci v pohybu a nemá stálé místo (např. vagony na železnici). Každý druh zásob a uvedeného hmotného majetku musí být inventarizován alespoň jednou za účetní období.

Fyzická a dokladová inventura

Skutečný stav majetku a závazku se zjišťuje:

• fyzickou inventurou u majetku, u kterého je možné pohledem zjistit jeho existenci,
• dokladovou inventurou u závazků a majetku, u kterého není možné pohledem zjistit jeho existenci (nezapomeňte, že dokladová inventura se provádí i u jiných aktiv, jiných pasiv a skutečností uvedených v podrozvaze).

Při fyzické inventuře mohou účetní jednotky zjistit skutečný stav majetku:

• počítáním,
• měřením,
• vážením,
• dalšími obdobnými způsoby, případně mohou využívat účetní záznamy, které prokazují jeho existenci.

Při dokladové inventuře zjišťují účetní jednotky skutečný stav na základě různých podpůrných dokladů, jako jsou např. bankovní výpisy, smlouvy, potvrzení třetích stran atd. Velmi často se můžeme setkat s tzv. konfirmační dopisy, ve kterých si obchodní partneři potvrzují výši pohledávek nebo závazků.

Dokumentace k inventarizaci

Skutečné stavy zjištěné při inventuře se zapisují do inventurních soupisů, které musí obsahovat

• skutečný stav majetku a závazků,
• způsob zjišťování skutečných stavů,
• ocenění majetku a závazků při periodické inventarizaci k rozvahovému dni nebo i k rozhodnému dni, pokud jej účetní jednotka stanovila,
• ocenění majetku při průběžné inventarizaci ke dni ukončení inventury nebo i k rozhodnému dni, pokud jej účetní jednotka stanovila,
• podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění skutečného stavu a podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventury,
• okamžik, ke kterému se sestavuje účetní závěrka
• rozhodný den, pokud jej účetní jednotka stanovila,
• okamžik zahájení a okamžik ukončení inventury.

Účetní jednotky musí prokázat provedení inventarizace po dobu 5 let po jejím provedení.

Účtování inventarizačních rozdílů

Na základě porovnání skutečného stavu se stavem vykázaným v účetnictví mohou vzniknout tyto inventarizační rozdíly:

• přebytek, je-li skutečný stav vyšší než stav v účetnictví,
• manko (případně schodek u peněžních hotovostí a cenin), je-li skutečný stav nižší než stav v účetnictví. Mankem nejsou tzv. ztráty v rámci norem přirozených úbytků zásob, které vznikají v důsledku specifického charakteru zásob, např. vyschnutím nebo rozprachem.

Inventarizační rozdíly se proúčtují do účetního období, za které se ověřuje stav majetku a závazků.

Obvykle účtujeme tímto způsobem:

• manko do provozních nákladů,
• schodek do finančních nákladů,
• přebytek do provozních nebo finančních nákladů v závislosti na charakteru aktiva.

Ve specifických situacích účtujeme:

• Dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek
  • přebytek odpisovaného dlouhodobého nehmotného majetku
    MD 01x /D 07x
  • přebytek odpisovaného dlouhodobého hmotného majetku
    MD 02x/D 08x
  • manko odpisovaného dlouhodobého nehmotného majetku
    zůstatková hodnota majetku se odepíše MD 54x/D 07x, následně se majetek vyřadí MD 07x/D 01x
  • manko odpisovaného dlouhodobého hmotného majetku
    zůstatková hodnota majetku MD 54x/D 08x, následně se majetek vyřadí MD 08x/D 02x
  • přebytek neodpisovaného dlouhodobého hmotného majetku
    MD 03x /D 41x
  • manko neodpisovaného dlouhodobého hmotného majetku
    MD 54x/D 03x
• Zásoby
  • ztráty v rámci norem přirozených úbytků nakoupených zásob
    MD 50x/1xx
  • ztráty v rámci norem přirozených úbytků zásob vlastní činnosti
    MD 58x/12x
  • přebytek nakoupených zásob, pokud k němu došlo chybným účtováním při jejich vyskladnění
    MD 1xx/D 50x
  • přebytek zásob vlastní činnosti
    MD 12x/D 58x
• Ostatní
  • chybějících cenné papíry jsou vedeny na odděleném analytickém účtu „Cenné papíry v umořovacím řízení“ (pokud ze zvláštního právního předpisu vyplývá, že je nutno zahájit umořovací řízení),
  • pohledávka za odpovědnou osobou z titulu náhrady manka v provozní oblasti
    MD 33x/D 64x
  • pohledávka za odpovědnou osobou z titulu náhrady schodku ve finanční oblasti
    MD 33x/D 66x

Praktický příklad účtování inventarizačních rozdílů

Při fyzické inventuře skladu zásob k 31.12.2020 účetní jednotka zjistila níže uvedené rozdíly oproti účetnímu stavu. Vyhodnocení inventury proběhlo 5.1.2021.

1. Ve skladu materiálu chybělo 5 ks hliníkových trubek za cenu 100 Kč/kus.
2. Ve skladu materiálu chyběl 1 m3 písku za cenu 400 Kč/m3 (jedná se o rozdíl v rámci normy přirozených úbytků).
3. Ve skladu zboží přebývalo 8 ks kleští za cenu 70 Kč/ks (účetní jednotka dospěla k závěru, že v balení jich bylo omylem doručeno více).
4. Ve skladu zboží přebývaly 2 ks šroubováků za cenu 50 Kč/ks (účetní jednotka dospěla k závěru, že byla chybně vystavena výdejka).

Vzájemná kompenzace mank a přebytků

Manka a přebytky zásob lze vzájemně započítat pouze tehdy, jsou-li splněny obě níže uvedené podmínky

• rozdíly vznikly ve stejném inventarizačním období,
• rozdíly vznikly prokazatelně neúmyslnou záměnou zásob, u kterých je tato záměna možná vzhledem k jejich charakteru.

Převyšuje-li po vzájemném započtení částka manka částku přebytku, je třeba rozdíl posuzovat jako výsledné manko. Převyšuje-li částka přebytku částku manka, posuzuje se rozdíl jako výsledný přebytek.

Praktický příklad kompenzace manka a přebytku

Inventarizací zboží k 31.12.2020 byly zjištěny tyto rozdíly:

• přebytek 10 ks šroubováků A za cenu 45 Kč/ks a
• manko 10 ks šroubováků B za cenu 50 Kč/ks.

Účetní jednotka vyhodnotila, že v roce 2020 došlo u šroubováků k neúmyslné záměně, a proto proúčtuje pouze výsledný rozdíl 50 Kč, MD 549/D 132.

Zdroje informací k inventarizaci

Podrobné informace k inventarizace najdete v §§ 29 a 30 zákona o účetnictví a v ČÚS č. 007. Inventarizaci je věnována také interpretace Národní účetní rady I-39, je však nutné pamatovat na to, že interpretace nejsou oficiálním zdrojem informací z dílny Ministerstva financí, jedná se o názory odborníků.

Závěr

Inventarizace je proces, kterým ověřujeme skutečný stav majetku a závazků. Inventarizaci je nutné provést minimálně jednou za účetní období. Většina účetních jednotek provádí inventarizaci k datu účetní závěrky, zákon však v určitých případech připouští možnost provést inventarizace v průběhu účetního období. Účetní jednotky jsou povinny prokázat provedení inventarizace po dobu 5 let po jejím provedení.