Jak převzít účetnictví od externí účetní zpět do firmy

Mnoho účetních firem účtuje podle počtu zpracovaných dokladů. Jestliže už máte tisíce dokladů, může být interní účetní levnější.

Také možná pocítíte některé nevýhody externí spolupráce:

• účetní se vám nemůže ihned věnovat, protože řeší agendu jiných klientů,
• s účetní nemůžete vy a vaši zaměstnanci konzultovat osobně, kdykoliv je potřeba.

Právě proto si některé firmy raději najmou interní účetní.

Jak načasovat převzetí účetnictví

Nejdřív se podívejte na smlouvu, kterou jste uzavřeli s vaší externí účetní nebo účetní kanceláří, a zjistěte, jakou máte výpovědní dobu. Obvykle to jsou dva měsíce.

Převzít si účetnictví zpět do firmy můžete kdykoliv během roku, ale nejpohodlnější je počkat na začátek nového účetního roku. Takže externí účetní například dokončí rok 2021 a vy začnete interně účtovat od roku 2022.

Z toho důvodu je nejlepší vypovědět smlouvu tak, aby dvouměsíční výpovědní lhůta začala běžet od listopadu. V lednu totiž účetní zpracuje doklady za prosinec, udělá účetní uzávěrku a dokončí tak celý rok. Pokud se váš hospodářský rok neshoduje s kalendářním rokem, přechod ideálně načasujte na začátek nového hospodářského roku.

Výslovně se s končící účetní domluvte, aby vám ještě zpracovala:

• přiznání k dani z příjmů, silniční dani, dani z přidané hodnoty za prosinec nebo za poslední kvartál (podle toho zda jste měsíční nebo kvartální plátce)
• a účetní závěrku.

Předání účetnictví

Abyste mohli interně pokračovat v účetnictví, potřebujete si převzít všechny potřebné dokumenty. Konkrétně to jsou:

• hlavní kniha,
• účetní deníky,
• účetní rozvahy (tj. rozvahy a výkaz zisků a ztrát),
• účetní směrnice a účtový rozvrh,
• inventarizace rozvahových a podrozvahových účtů,
• zůstatky účtů za uplynulé účetní období,
• kniha pohledávek a kniha závazků,
• obraty výsledkových účtů.

Pokud nečekáte na konec roku a účetnictví přebíráte v průběhu zdaňovacího období, budete potřebovat i účetní doklady z rozpracovaného období.

Také si vyžádejte minulá přiznání k dani z příjmu, dani z přidané hodnoty, k silniční dani atd.

Předání mzdové agendy

Jestliže vám externí účetní kancelář zpracovávala i personální a mzdovou agendu, vyžádejte si pracovní smlouvy, platové výměry a případné dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti.

Také budete potřebovat:

• prohlášení poplatníka (tzv. růžové prohlášení) + případná potvrzení o studiu či statutu ZTP,
• kopie rodných listů dětí,
• smlouvy o úvěru na bydlení a smlouvy o životních pojistkách,
• zůstatky dovolených, průměry pro náhrady dovolené zaměstnanců,
• potvrzení o zdanitelných příjmech z předchozího roku,
• mzdové listy,
• a další potřebné podklady (nezapomeňte i na podklady zaměstnanců, kteří jsou zrovna na mateřské či rodičovské dovolené).

Co dalšího si pohlídat

Nechte účetní vypracovat předávací protokol, ve kterém bude seznam předávaných dokumentů, a zkontrolujte, jestli jste od ní opravdu vše obdrželi. Poté předávací protokol obě strany podepíší.

Po podání všech přiznání a předání účetnictví, nezapomeňte externí účetní zrušit přístup do datové schránky a také ukončit její plnou moc.