Jak správně účtovat o krátkodobém finančním majetku?

Krátkodobý finanční majetek tvoří důležitou součást aktiv podnikatelského subjektu, který jej využívá pro zabezpečení své běžné činnosti. V duchu respektování a splnění základních zásad účetnictví a výkaznictví je nutné účtovat o nich v souladu s českými účetními předpisy. Pojďme se na tuto skutečnost podívat v následujícím článku.

Účtování nákupů a prodejů v hotovosti

Již víme, že účetními doklady o pohybech peněžních prostředků v hotovosti jsou příjmové a výdajové pokladní doklady. Na základě příjmového pokladního dokladu účtujeme na vrub aktivního účtu pokladny, na základě výdajového pokladního dokladu účtujeme ve prospěch tohoto účtu. Protiúčtem při přijetí nebo vydání peněžních prostředků v hotovosti je účet takové účtové skupiny, který pro danou transakci vychází z Českých účetních standardů, resp. účet stanovený v účtovém rozvrhu podnikatelského subjektu, v souladu s českými účetními předpisy.

Zatímco pro stav peněžních prostředků v hotovosti není definován právními předpisy žádný limit (tento limit si však může nastavit firma ve svém vnitropodnikovém předpisu), je zákonem č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti, ve znění pozdějších předpisů, stanoven maximální limit pro hotovostní platby ve výši 270.000,- Kč. Platba v cizí měně se pro účely tohoto zákona přepočte na české koruny směnným kurzem devizového trhu vyhlášeným Českou národní bankou a platným ke dni provedení platby. Do limitu se započítávají všechny platby v české i cizí měně, které jsou provedeny týmž poskytovatelem platby témuž příjemci platby v průběhu jednoho kalendářního dne.

Nezapomínejme na skutečnost, že neznalost zákona neomlouvá! Povinnost provést platbu bezhotovostně se vztahuje na platby prováděné:

• navzájem mezi osobami s místem trvalého pobytu, místem pobytu nebo sídlem na území České republiky, pobočkami nebo organizačními složkami zahraničních osob zřízenými na území České republiky, nebo
• osobami s místem trvalého pobytu, místem pobytu nebo sídlem na území České republiky, pobočkami nebo organizačními složkami zahraničních osob zřízenými na území České republiky ve prospěch osob s místem pobytu nebo sídlem v zahraničí, přesahuje-li výše těchto plateb částku stanovenou zákonem č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti, ve znění pozdějších předpisů.

Dle tohoto zákona jsou definovány i případy, na které se uvedený limit 270.000,- Kč nevztahuje:

• platby daní, poplatků a jiných obdobných peněžitých plnění uskutečňovaných podle daňového řádu nebo podle celního zákona, pokud tyto zákony nestanoví jinak,
• povinné platby vyplývající z pracovněprávních vztahů,
• platby důchodů z důchodového pojištění, včetně jednorázových doplatků a výplat dávek z penzijních fondů a účastnických fondů obhospodařovaných penzijní společností,
• platby prováděné v době krizového stavu vyhlášeného podle zvláštního právního předpisu,
• platby pojistného a výplat pojistného plnění ze soukromého pojištění,
• platby prováděné Českou národní bankou při prodeji pamětních mincí,
• platby přijaté soudním exekutorem, soudem nebo správním orgánem při exekuci nebo výkonu rozhodnutí.

Účtování převodů mezi finančními účty

V čem se v praxi často chybuje, je skutečnost, kdy si příslušný člověk při účtování neuvědomí povinnost účtování dle účetního dokladu. Tedy skutečnost, že pro každý jeden účetní doklad existuje jeden účetní případ. Pokud tedy daný pohyb položek představuje vyhotovení dvou účetních dokladů, musí být účtováno dvěma účetními případy. V reálném životě se jedná nejčastěji o tyto situace:

• pohyb peněžních prostředků v hotovosti mezi dvěma pokladnami (existuje jeden příjmový a jeden výdajový pokladní doklad),
• bezhotovostní pohyb peněžních prostředků mezi dvěma bankovními účty (existují dva výpisy z bankovního účtu),
• bezhotovostní pohyb peněžních prostředků mezi bankovním účtem a bankovním úvěrem (existuje jeden výpis z bankovního účtu a jeden výpis s úvěrového účtu),
• pohyb peněžních prostředků mezi pokladnou a bankovním účtem (existuje jeden pokladní doklad a jeden výpis z bankovního účtu),
• pohyb mezi hotovostními peněžními prostředky a ceninami (jeden pokladní doklad a jeden zvláštní pokladní doklad pro ceniny).

Ve výše uvedených případech je tedy nutné použít účet Peníze na cestě, nejčastěji v praxi účet 261.

Další chybou, které se často účetní dopouštějí, je účtování o mylných platbách pomocí účtu 261 – Peníze na cestě. Jak si ukážeme níže, účtování mylných plateb, ať přijatých nebo vydaných, se účtuje jiným způsobem.

Rovněž nezapomeňme, že účet 261 – Peníze na cestě může dle charakteru transakce vykazovat aktivní nebo pasivní zůstatek a dle toho je i vykázán v rozvaze firmy.

Účtování na bankovních účtech

Pro zachycení pohybů na bankovních účtech se dle českých účetních předpisů používají účty účtové skupiny 22 – Peněžní prostředky na účtech, zpravidla účet 221 – Bankovní účty (pokud se jedná o bankovní účet s výpovědní lhůtou do 12 měsíců) nebo účtové skupiny 06 – Dlouhodobý finanční majetek, zpravidla účet 069 – Ostatní dlouhodobý finanční majetek (pokud se jedná o bankovní účet s výpovědní lhůtou nad 12 měsíců).

Již víme, že účetním dokladem je výpis z bankovního účtu, na základě kterého účtujeme o bezhotovostním pohybu peněžních prostředků. Pokud hradíme „cenu bankovních služeb“, jedná se nejčastěji úroky z úvěrů (zpravidla účet 562 – Úroky) nebo poplatky za vedení bankovního účtu (zpravidla 568 – Ostatní finanční náklady). V případě úroků z vkladů účtujeme zpravidla ve prospěch účtu 662 – Úroky. Samozřejmě respektujeme během účtování, kromě jiných zásad, i zásadu časového rozlišení (akruální princip).

Účtování o mylných platbách

Jak jsme si již ukázali výše, často se v praxi chybuje při účtování mylných plateb, které jsou chybně odepsány z bankovního účtu, nebo jsou naopak chybně připsány k dobru bankovnímu účtu. Ujasněme si, že chybou je používání účtu 261 – Peníze na cestě. Správné je účtování s využitím účtů účtové skupiny 37 – Jiné pohledávky a závazky, v praxi nejčastěji účet 378 – Jiné pohledávky (v případě chybného odepsaní peněžních prostředků z bankovního účtu) a účet 379 – Jiné závazky (v případě chybného připsání peněžních prostředků na bankovní účet).

Účtování o ceninách

Při účtování cenin používáme dle českých účetních předpisů účet účtové skupiny 21 – Peněžní prostředky v pokladně, v realitě nejčastěji účet 213 – Ceniny. Pokud bychom pořizovali tyto položky za účelem přímé spotřeby, nemusíme účet 213 využívat. Účet 213 – Ceniny aplikujeme, pokud nakupujeme tyto položky do zásoby. V případě jejich využití, pokud by spotřeba cenin nepředstavovala vedlejší pořizovací náklad nabývaného majetku, účtujeme dle důvodu spotřeby, v praxi nejčastěji na tyto účty:

• kolky: 538 – Ostatní daně a poplatky,
• poštovní známky: 518 – Ostatní služby,
• dálniční známky: 538 – Ostatní daně a poplatky,
• jízdenky: 512 – Cestovné,
• telefonní karty: 518 – Ostatní služby,
• stravenky: 527 – Zákonné sociální náklady, 528 – Ostatní sociální náklady, 335 – Ostatní pohledávky vůči zaměstnancům (v závislosti na konkrétní situaci).

Pokud by však byla konkrétní složka cenin spotřebována jakožto vedlejší pořizovací náklad pro nabývaný majetek (například kolky a poštovní známky v souvislosti s žádostmi o vydání příslušných rozhodnutí pro výstavbu budovy apod.), neúčtovali bychom spotřebu dané ceniny na vrub nákladů účtové třídy 5, nýbrž na vrub účtů pořízení příslušné majetkové složky (v případě dlouhodobého majetku účtová třída 04 – Pořízení dlouhodobého majetku).

V případě, že by došlo ke krádeži, inventarizačnímu manku nebo škodě, odúčtovali bychom jednotlivé položky cenin na vrub nákladů, zpravidla účet 569 – Manka a škody z finanční činnosti.

Účtování o platbách realizovaných platebními kartami

Zatímco při účtování mylných plateb je českými účetními předpisy jasně definovaný postup (využití účtů účtové skupiny 37 – Jiné pohledávky a závazky), pro účtování o platbách realizovaných platebními kartami je možné využít dvě možnosti:

• účtování pomocí účtu 261 – Peníze na cestě nebo
• účtování pomocí účtů účtové skupiny 31 – Pohledávky (zpravidla účet 315 – Ostatní pohledávky) v případě prodeje a 32 – Závazky (zpravidla účet 325 – Ostatní závazky) v případě koupě.

Účtování inventarizačních rozdílů

Uvědomme si základní pravidlo, že pokud dochází ke spotřebě „provozní veličiny“ a vzniká-li dle českých účetních předpisů náklad, jedná se zpravidla o náklad provozní (účtová skupina 50 až 55 a 58). Jestliže dochází ke spotřebě „finanční veličiny“ a účtujeme-li v souladu s českými účetními předpisy na vrub nákladů, jedná se zpravidla o náklad finanční (účtová skupina 56 a 57). Podle tohoto pravidla tedy inventarizační manka, škody a krádeže účtujeme u výše uvedených položek krátkodobého finančního majetku v praxi zpravidla na vrub účtu 569 – Manka a škody ve finanční činnosti. V případě inventarizačních přebytků účtujeme v praxi zpravidla analogicky ve prospěch účtu 668 – Ostatní provozní výnosy.

Podívejte se na přehled celé účtové osnovy.

Závěr

Účtování na účtech krátkodobého finančního majetku patří mezi jednodušší oblasti účetnictví. Avšak nenechejme se tímto zmást. Nezapomeňme, že na straně jedné hrají roli odborné znalosti, avšak na straně druhé zaujímá důležité místo smysl pro pečlivost a preciznost. Právě ta zde plní důležitou funkci, neboť množství transakcí s krátkodobým finančním majetkem je v praxi zpravidla obrovské.