Jednoduché účetnictví vs. daňová evidence: jak se liší a jak je vést + vzor

Co je jednoduché účetnictví

Jednoduché účetnictví výrazně snižuje vaše povinnosti v porovnání s běžným (dříve podvojným) účetnictvím. Stačí vést tyto účetní knihy:

• peněžní deník,
• knihu pohledávek a knihu závazků,
• pomocné knihy o ostatních složkách majetku (například knihu zásob, knihu dlouhodobého majetku nebo mzdovou agendu – záleží na tom, jestli spravujete majetek nebo máte zaměstnance).

S jednoduchým účetnictvím je spojená ještě další povinnost. Do 6 měsíců od skončení účetního roku musíte rejstříkovému soudu poslat přehled o majetku a závazcích. Účetní rok se přitom shoduje s rokem kalendářním.

Přehled pošlete prostřednictvím:

• datové schránky na adresu příslušného rejstříkového soudu,
• e-mailu s elektronickým podpisem na elektronickou adresu soudu,
• online podáním do sbírky listin na webu or.justice.cz,
• nebo pomocí webové aplikace ePodatelna na webu justice.cz.

Kromě přehledu o majetku a závazcích musíte sestavit také přehled o příjmech a výdajích. Nemáte ale povinnost ho zveřejňovat.

Kdo může vést jednoduché účetnictví

V současnosti je jednoduché účetnictví určené pro spolky a pro:

• odborové organizace,
• organizace zaměstnavatelů,
• církve a náboženské spolky
• a pro honební společenstva.

Zároveň musí tyto organizace splnit ještě další podmínky. Konkrétně:

• nejsou plátci DPH,
• jejich příjmy za poslední uzavřené období nepřesáhly 3 000 000 Kč,
• hodnota jejich majetku nepřesahuje 3 000 000 Kč.

A co když spolek teprve zakládáte?

V takovém případě je důležité, jestli můžete důvodně předpokládat, že k rozvahovému dni prvního účetního období uvedené podmínky splníte. Pokud je to nepravděpodobné, jednoduché účetnictví vést nemůžete. Stejně jako když zmíněné podmínky splňovat přestanete.

V praxi se s jednoduchým účetnictvím setkáte zejména v neziskových organizacích. Takovou organizací je například Portus Praha. Poskytuje sociální služby dospělým lidem s mentálním postižením.

„Od té doby, co účtujeme v Money S3, jsme finance začali řídit víc cíleně. Předtím jsme výsledky sledovali se zpožděním kvůli prodlevě mezi zaúčtováním. Teď máme v systému vždy aktuální čísla a místo zdlouhavé administrativy konečně více času věnujeme klientům,“ líčí hlavní přínosy Money S3 Gabriela Štěpánková, ředitelka neziskové organizace Portus Praha.

Přečtěte si celý příběh organizace Portus Praha.

Jak se liší jednoduché účetnictví od daňové evidence a podvojného účetnictví

Pokud podmínky pro vedení jednoduchého účetnictví nesplňujete, máte na výběr ze dvou dalších variant evidence příjmů, výdajů a firemního majetku:

• vedení daňové evidence,
• či podvojné účetnictví.

Při vedení daňové evidence zaznamenáváte:

• příjmy a výdaje,
• obchodní majetek,
• závazky a pohledávky.

Díky tomu máte přehled o svém podnikání a zároveň získáte přesné podklady pro daňové přiznání. Vést ji mohou ale pouze OSVČ, které mají roční obrat do 25 000 000 Kč.

Když tento limit překročíte, musíte vést podvojné účetnictví. Tuto povinnost mají také:

• právnické osoby
• soukromé osoby zapsané v obchodním rejstříku,
• svěřenské a investiční fondy,
• družstva,
• společenství vlastníků bytových jednotek
• nebo organizační složky státu – tedy obce, kraje nebo třeba vysoké školy.

U podvojného účetnictví musíte spravovat dva účty: „má dáti“ a „dal“. Každá položka na jednom účtu je přitom spárovaná s položkou na druhém účtu.

Zároveň musíte zaznamenávat i další údaje – například výsledek hospodaření.

Oproti jednoduchému účetnictví a daňové evidenci musíte u toho podvojného také sestavit a zveřejnit účetní závěrku, která obsahuje také:

• rozvahu,
• výsledovku,
• cash flow
• a další dokumenty.

Jak vést jednoduché účetnictví

Při vedení podvojného účetnictví se neobejdete bez účetního programu pro podvojné účetnictví. A podobná je situace také u daňové evidence. Teoreticky si sice vystačíte i s excelovými tabulkami, program na daňovou evidenci vám ale práci výrazně zrychlí a usnadní.

Řadu úkonů totiž zautomatizuje, a zjednoduší vám tak mimo jiné:

• vedení peněžního deníku,
• evidenci majetku,
• fakturaci
• nebo tvorbu výkazů pro úřady.

Také jednoduché účetnictví můžete vést i v Excelu. Musíte si ale vytvořit několik tabulek pro:

• peněžní deník,
• knihu pohledávek,
• knihu závazků
• a další dokumenty, které potřebujete vést.

Jednotlivé údaje do nich ručně zapisujete. Vždy je přitom musíte důkladně zkontrolovat, abyste se vyhnuli chybám a překlepům.

Mnohem snadnější způsob, jak vést jednoduché účetnictví, je sáhnout po účetním programu s modulem pro daňovou evidenci nebo podvojné účetnictví. V nich můžete vést i účetnictví jednoduché.

Díky automatizaci za vás systém předvyplní například údaje v peněžním deníku. Zároveň zkontroluje, že na dokladech nic nechybí a že jsou v pořádku. Díky tomu vám výrazně usnadní a zrychlí práci.

A navíc se vyhnete papírování, protože veškeré doklady evidujete elektronicky.

Jednoduché účetnictví – vzor

Základem jednoduchého účetnictví je peněžní deník, ve kterém zaznamenáváte jednotlivé transakce. Musí obsahovat sloupce pro:

• datum transakce;
• číslo dokladu;
• popis transakce;
• označení, jestli jde o příjem nebo výdaj;
• a výši transakce.

V praxi vypadá takto:

Podobným způsobem připravíte také knihu pohledávek a závazků. Musíte ale vytvořit jednu tabulku pro knihu pohledávek a další pro knihu závazků.

Kniha pohledávek pak vypadá následovně:

Myslete přitom na to, že musíte zaznamenat nejen dluhy, ale také jejich splacení. Analogicky pak postupujete i u knihy závazků.

Účetní systém přitom dokáže splacení pohledávek a závazků pohlídat za vás – stačí ho spárovat s internetovým bankovnictvím. Jakmile dlužník fakturu uhradí, propíše se to i do účetnictví.

Vyzkoušejte to sami a stáhněte si Money S3 zdarma. Program ve verzi Start můžete používat po neomezeně dlouhou dobu, limitovaní jste pouze počtem vystavených dokladů.