Money S3 nám ušetřilo 40 hodin týdně, říká ředitelka organizace Portus Praha

V Portusu Praha ušetří až 40 h týdně díky systému Money S3. Snadno si v něm rozúčtují náklady na jednotlivé projekty, hlídají rozpočty a čerpání dotací.

Pracovníci z neziskové organizace Portus Praha z.ú. už přes 20 let pomáhají lidem s mentálním postižením. Po zavedení účetního softwaru Money S3 si snáz udržují přehled nad financemi, hlídají rozpočty i čerpání dotací. Už nejsou zavalení administrativou a dvojitým přepisováním dat do účetnictví.

Z malého občanského spolku neziskovkou s celostátní působností

Nezisková organizace Portus Praha z.ú. od roku 2000 poskytuje sociální služby dospělým lidem s mentálním postižení. „Naším cílem je pomoci handicapovaným lidem se začleněním do běžného života mimo velké ústavy,” vysvětluje Gabriela Štěpánková, ředitelka neziskové organizace Portus Praha.

V současné době zaměstnává 28 zaměstnanců. Od začátku svého působení se významně rozrostla a rozšířila své aktivity, kterými financuje například opravy budov chráněného bydlení nebo pořízení nového vybavení (nábytku do společenské místnosti či vozů pro odborné asistenty).

V obci Slapy nad Vltavou provozuje Portus Praha z.ú. sociálně terapeutickou dílnu a dvě chráněná bydlení s celoročním provozem. První chráněné bydlení je určeno pro klienty s těžším postižením, kteří vyžadují nonstop péči odborného asistenta, zatímco druhé obývají samostatnější klienti s denní asistencí. Pobyt v chráněných garsoniérách je pro ně jen přechodnou fází a očekává se, že se s podporou terénního asistenta časem osamostatní – najdou si vlastní byt i práci.

Významnou část příjmů neziskové organizace tvoří výtěžky z benefičních akcí – festivalů, koncertů, trhů nebo sbírek. Mezi nejznámější patří každoroční benefiční sbírka AKCE CIHLA, která se z Prahy rozšířila do velkých měst v ČR. I díky více než 40 milionům korun vybraných prostřednictvím této akce dnes mohou lidé s mentálním postižením žít v důstojném a moderním prostředí.


Od roku 2000 se prodalo více než 300 000 cihel pomalovaných balakrylem. Ty nacházejí další využití v neziskových organizacích, školách i skautských oddílech při stavbách sociálních i veřejných objektů.

Snazší kontrola financí díky účetnímu systému Money S3

Rozvoj aktivit v roce 2014 byl hlavním impulsem, proč se o Money S3 začali v neziskové organizaci zajímat. Viděli v něm velký potenciál a spoustu využití do budoucích let.

Že s výběrem systému nešlápli vedle, se potvrdilo hlavně při založení sociálního podniku Dobroty s příběhem v Davli, který má právní formu společnosti s ručením omezeným a je propojený s mateřskou organizací Portus Praha z.ú. Původně v sociálně terapeutické dílně na Slapech začali experimentovat s nakládanými dobrotami a později celou výrobu přesunuli do Davle, kde k dnešnímu dni zaměstnávají 11 zaměstnanců s mentálním postižením.

Potřebovali jsme vyřešit, jak mít kontrolu nad financováním a přístup ke všem datům na jednom místě,” líčí ředitelka Gabriela Štěpánková z neziskové organizace Portus Praha.


Od roku 2000 se prodalo více než 300 000 cihel pomalovaných balakrylem. Ty nacházejí další využití v neziskových organizacích, školách i skautských oddílech při stavbách sociálních i veřejných objektů.

Money teď používáme na vlastním serveru a připojujeme se pomocí vzdálené plochy i z jiných míst než z kanceláře. Díky tomu už nemusíme pendlovat mezi dvěma středisky jen proto, abychom si předali doklady a zadali je podruhé do systému ručně,“ popisuje aktuální stav.

Konec dvojitého přepisování účetních dokladů

Od té doby, co účtujeme v Money S3, jsme finance začali řídit víc cíleně. Předtím jsme výsledky sledovali se zpožděním kvůli prodlevě mezi zaúčtováním. Teď máme v systému vždy aktuální čísla a místo zdlouhavé administrativy konečně více času věnujeme klientům,“ líčí hlavní přínosy.

Před zavedením Money S3 strávil finanční ředitel administrativou až polovinu své pracovní doby. S účetnictvím mu vypomáhala i asistentka. Dnes finanční ředitel pracuje jen na zkrácený úvazek a jeho asistentka se místo přepisování účetních dat věnuje rozvoji dalších aktivit. „Ušetřili jsme tím až 40 hodin týdně,“ kalkuluje ředitelka.

Rychlá zákaznická podpora

Zákaznickou podporu a přístup Money hodnotí pozitivně. „Pokud narazíme na zádrhel, který potřebujeme ihned vyřešit, na telefonu nám vždy rychle a ochotně poradí. Od Money máme velkou podporu jak v oblasti optimalizace a automatizace procesů, tak i při zaškolování a implementaci nových modulů,“ hodnotí ředitelka.

Vždy aktuální výkazy pro sledování rozpočtů

Pro neziskové organizace je typické, že se část jejich provozu financuje z dotací, které podléhají přísnému vykazování. Musejí ukočírovat projektové rozpočty a dohlížet na jejich správné čerpání.

Peníze z dotací jsou pro naše fungování extrémně důležité,” sděluje ředitelka a dodává: „Často pracujeme s výkazy a reporty. Zakázky vyúčtováváme na jednotlivé projekty samostatně, protože u darů, grantů a dotací se bez toho neobejdeme. Rozdělujeme třeba mzdy na jednotlivé projekty, abychom věděli, kolik jsme už vyčerpali a kolik ještě zbývá. V Money je to přehledné a snadné.


Money S3 v Portusu Praha usnadňuje práci při řízení různorodých aktivit a sledování rozpočtů.

„Zpravidla vykazujeme, jak se naší organizaci dařilo za dva až tři roky zpětně. Kromě toho máme transparentní účetnictví a musíme ho mít vždy připravené k náhledu,“ popisuje.

Výhled do budoucna: Cloudová verze a nové funkce Money S3

Jsme moc rádi, že je firma Solitea naším dlouholetým partnerem. Při výběru poskytovatele účetního systému byla naší první volbou a po více než sedmi letech jsme s Money velmi spokojení, protože skvěle reaguje na všechny naše rozvíjející se aktivity,“ hodnotí vývoj spolupráce ředitelka Gabriela Štěpánková.

V Portusu se také už nyní těší na některé připravované funkce Money. „Propojení s CRM systémem Microsoft Dynamics by pro nás do budoucna bylo hodně zajímavé, stejně jako možnost provozovat Money v cloudu, která už se připravuje. Připojení přes vzdálenou plochu je sice funkční řešení, ale ne tak rychlé jako cloudová služba. Prý budeme první, kdo se o nové verzi v cloudu dozví,“ směje se.

Nyní se v Portus Praha plánují vrhnout do žádostí o řádově vyšší dotace a granty než doposud. Peníze z nich použijí na výstavbu dalších chráněných bydlení. Ta současná už totiž mají plné kapacity.

Bez přesného a jednoduchého účetního systému, se kterým umí pracovat všichni zaměstnanci, bychom se při dotačních programech neobešli,“ uzavírá Gabriela Štěpánková.

Portus Praha využívá

Ivana Langerová

DPH událost
roku 2022