Návod pro e-shopy: Jak na efektivní skladové hospodářství a oběh dokladů

Základem je propojení e-shopu a účetního systému

Aby automatizace skladových procesů a oběhu dokladů mohla fungovat, musíte svůj e-shop a účetní program propojit (typicky pomocí API).

Propojení umožňuje, aby si oba nástroje:

• automaticky vyměňovaly data (například doklady, stavy zásob, kontakty nebo produkty),
• vzájemně synchronizovaly data (co je v jednom systému, je automaticky i druhém).

Příklad: Účetní program Money S3 umožňuje napojení na řadu oblíbených e-shopových platforem, ať už krabicových (například Shoptet) nebo open-source (například WooCommerce). Nejprve k účetnímu programu pořídite modul API a poté systém s e-shopem propojíte pomocí návodu v katalogu doplňků. Proces je jednoduchý a zvládnete ho i bez programátora.

Role skladové evidence v e-shopu

Základem skladového hospodářství je skladová evidence. V té zaznamenáváte zásoby, jejich počáteční a konečné stavy, ale také skladové pohyby (například přírůstky, úbytky, nákupy nebo prodeje).

Díky skladové evidenci máte rychlý a aktuální přehled o veškerém zboží, materiálu a výrobcích na skladě, se kterými obchodujete. Zboží a další skladové položky evidujete na skladových kartách, které obsahují údaje o zboží a přehled pohybů (příjem a výdej).

Kromě přehledu slouží skladová evidence i k dalším účelům:

• je podkladem k prokázání stavu zásob při kontrole ze strany správce daně (vedení skladové evidence je povinné pro všechny, kdo vedou účetnictví a daňovou evidenci),
• upozorní na expiraci zboží podléhající zkáze
• a v neposlední řadě usnadní inventury majetku (které jsou také povinné).

Skladovou evidenci můžete vést v e-shopu i v účetním programu podle toho, který systém je váš výchozí program – tedy místo, na kterém shromažďujete veškerá data o svém podnikání.

Pro většinu podnikatelů v e-commerce je ale výhodnější evidence v účetním programu, protože:

• skladovou evidenci najdete na stejném místě jako všechny své doklady,
• na skladových kartách můžete evidovat více informací než na e-shopu (například expiraci, šarži, výrobní čísla apod.),
• skladové doklady (např. výdejky) se párují s účetními doklady (např. fakturami).
• dostáváte upozornění na docházející zásoby,
• nastavíte přednostní vyskladnění zboží podle data expirace,
• máte podrobná analytická data, například obraty zboží podle skladů, zásob nebo odběratelů.

Automatizace skladového hospodářství e-shopu

E-shopaři automatizují své skladové procesy proto, aby:

• měli na e-shopu vždy aktuální informace o skladových zásobách
• a nemuseli data mezi systémy ručně přepisovat.

Bez automatizace byste museli samostatně zakládat produkty v e-shopu a skladové karty v účetním programu. Takový systém není dlouhodobě udržitelný, protože s růstem e-shopu vyžaduje stále víc pracovní síly a vznikají chyby způsobené nepozorností. Po propojení obou nástrojů vám stačí vytvořit skladové karty. 

Ve skladových kartách vyplníte mimo jiné:

• název zboží,
• měrné jednotky,
• minimální a maximální objem zásob,
• údaje pro zákazníky jako popisek, parametry a fotky,
• varianty (například barvy a velikosti),
• cenové hladiny,
• počet kusů na skladě.

Tip: Podrobnosti o skladových kartách popisujeme v samostatném článku.

Pokud máte účetní systém propojený s e-shopem, tak po vytvoření skladových karet kliknete na jedno tlačítko a skladové karty se v podobě produktů přenesou na e-shop – včetně všech údajů, které evidence v e-shopu umožňuje. Případně si můžete nastavit pravidelný interval, ve kterém bude účetní program odesílat údaje o skladových kartách na e-shop automaticky.

Samozřejmostí je automatická aktualizace skladových zásob poté, co zákazník nakoupí. Jakmile v e-shopu dokončí objednávku, stav zásob v účetním programu se automaticky poníží o nakoupené zboží. Pokud máte kromě e-shopu také prodejnu, zboží se po dokončení objednávky automaticky rezervuje, aby se v mezičase nevyprodalo na prodejně.

Výsledkem těchto automatických procesů je mimo jiné to, že dostupnost zboží, kterou vidí zákazník na e-shopu, vždy odpovídá reálnému stavu zásob na skladě.

Oběh dokladů v e-commerce

Proces zpracování účetních dokladů (oběh dokladů) má nejen u e-shopů několik fází:

• začíná vyhotovením (u vydaných), nebo obdržením (u přijatých) dokladů,
• a končí zaevidováním dokladů do daňové evidence (v případě OSVČ), nebo zaúčtováním (u e-shopů, které vedou účetnictví).

Nejčastějším dokladem, který si e-shopy se zákazníky a dodavateli vyměňují, jsou faktury.

Tip: Přečtěte si, které údaje musíte uvést na fakturách, ať už jste plátci, nebo neplátci DPH.

Automatizace oběhu dokladů v e-shopu

Jestliže provozujete malý e-shop, který obdrží jednotky objednávek měsíčně, pravděpodobně se bez automatizace zpracování faktur obejdete. Jakmile se ale rozrostete na desítky nebo stovky objednávek, bez automatického oběhu dokladů vás čeká spousta stresu a hodiny zbytečné práce.

Díky automatizaci oběhu dokladů totiž:

• nemusíte faktury ručně vystavovat a posílat zákazníkům,
• v dokladech nevznikají chyby kvůli nepozornosti a vždy splňují aktuální legislativu,
• zákazníci nemusí na doklady čekat, ale obdrží je hned po objednávce nebo platbě,
• doklady nepřepisujete do účetního systému,
• doklady od dodavatelů rychleji zpracujete a neohrozíte dobré vztahy.

Automatické zpracování vydaných faktur

Základní automatizaci pro vystavování faktur najdete ve všech kvalitních krabicových a open-source e-shopech. Většina fakturačních modulů umožňuje:

• automatické vystavování faktur ke každé objednávce,
• automatické párování variabilních symbolů a čísel objednávky
• a vytvoření jednoduché šablony dokladů.

V každodenní praxi fakturace funguje tak, že jakmile zákazník dokončí a zaplatí objednávku, e-shop zkontroluje platbu, automaticky vystaví fakturu a odešle ji e-mailem zákazníkovi.

Nevýhody fakturace v e-shopové platformě jsou ty, že:

• vytvořené doklady musíte sami přepsat do účetního programu (respektive do daňové evidence),
• přiznání k DPH, souhrnná hlášení, daňové přiznání a další dokumenty si vytváříte sami,
• faktury se nespárují s dalšími doklady, jako jsou objednávky, dodací listy, výpisy nebo výdejky,
• přijaté doklady musíte zpracovat sami ručně.

Pokud za vás ale automatickou fakturaci řídí účetní program, funguje následovně:

• e-shop odešle do účetního programu objednávku,
• díky spárování s platební bránou a bankou si účetní program ověří platbu, vystaví zákazníkovi fakturu a spáruje ji s výpisem a objednávkou,
• fakturu odešle zákazníkovi e-mailem,
• vytvoří výdejku zásob ze skladu,
• fakturu zaeviduje do daňové evidence nebo připraví k zaúčtování.

Výhodou je, že pokud tímto způsobem zpracováváte všechny faktury, účetní program vám na pár kliknutí vygeneruje daňová přiznání a další dokumenty pro úřady.

Automatické zpracování přijatých faktur

Moderní účetní programy umožňují zpracování vydaných faktur pro zákazníky, ale také přijatých faktur od vašich dodavatelů.

Například účetní program Money S3 obsahuje pro tyto účely modul Inbox. Ten má podobu centrální e-mailové schránky, na kterou vám posílají doklady všichni vaši dodavatelé. Jednak jsou doklady v Inboxu přehledně a bezpečně archivované, ale zároveň je modul automaticky zpracuje.

Inbox obsahuje technologii, která z dokladů automaticky vyčte údaje, a následně je na pár kliknutí přenesete do účetnictví nebo daňové evidence. Údaje vyčte ze všech formátů, ve kterých dodavatelé běžně posílají faktury, například:

• ISDOC,
• PDF,
• XLS,
• JPEG a PNG
• a také ze všech dokladů ve formě QR kódu.

Vy jen zkontrolujete, jestli jsou vyčtené údaje v pořádku, a nic nepřepisujete. Tím získáte měsíčně další hodiny k dobru.

Ukážeme vám, jak to funguje v praxi

Pokud chcete na vlastní oči vidět, jak propojení účetního programu s e-shopem funguje, a případně se doptat na podrobnosti, rezervujte si u nás bezplatnou ukázku. Za 30 minut vám propojení Money S3 s e-shopem ukážeme a budete mít jasno.