Cestovní příkazy: jak je vyplnit v účetním programu a Excelu + vzor

Žádný zákon zaměstnavatelům nenařizuje, aby cestovní příkazy používali. Pokud na něm zaměstnanec ani zaměstnavatel netrvají, vyplňovat ho nemusí. Zaměstnavatel má ale povinnost vyplatit zaměstnancům za služební cesty stravné a cestovní náhrady a cestovní příkaz to usnadňuje. Zároveň cestovní příkazy pomáhají udržet si přehled v absolvovaných služebních cestách a nákladech s nimi spojených.

Jak vyplnit cestovní příkaz

Před začátkem cesty

Cestovní příkaz se vyplňuje vždy, když pošlete zaměstnance na pracovní cestu – tedy ještě před jejím uskutečněním. Zaměstnance nemůžete na služební cestu vyslat bez jeho souhlasu – ten vám zaměstnanec udělí právě podpisem pracovního příkazu.

Elektronický cestovní příkaz

Pokud používáte účetní program či program na zpracování mezd, cestovní příkazy jsou v něm pravděpodobně obsaženy. Zaměstnanec v programu vyplní, kdy a kam se chystá a nadřízený mu cestu schválí. Není třeba nic ručně podepisovat, veškeré údaje o souhlasech jsou v účetním systému.

Například v programu Money S3 vidíte často vystavované příkazy a jednoduše z nich vytvoříte nový. Případně si přetáhnete cestu z Knihy jízd a program z ní příkaz vygeneruje. Stáhněte si Money S3 zdarma stáhnout, pokud si chcete tuto funkci vyzkoušet.

Fyzický cestovní příkaz + vzor ke stažení

Další variantou je vyplnit papírový cestovní příkaz. Pokud pro něj nemáte formulář, doporučujeme stáhnout šablonu z internetu (například tuto, další vzor najdete níže v článku), případně koupit již vytištěné šablony v kancelářských potřebách. Existuje spousta druhů šablon, které se mírně liší, a některé firmy si také vytváří vlastní podobu formuláře pro cestovní příkaz.

Zaměstnanec před cestou vyplní celou první část cestovního příkazu, především:

• svoje osobní údaje,
• počátek cesty (včetně hodiny),
• místo (cíl) pracovní cesty,
• a účel cesty.

V příkazu musí být uvedený také dopravní prostředek – ten může zaměstnanci do cestovního příkazu dopsat nadřízený. Záleží hlavně na interním nastavení procesů (stačí uvést druh vozidla, a pokud zaměstnanec pojede vlastním, tak i obsah válců). Takto vyplněný cestovní příkaz následně schválí přímý nadřízený podpisem.

Zaměstnanec může na služební cestu dostat zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, či ne, záleží na vašem rozhodnutí. Pokud zaměstnanci zálohu dáte, musíte její výši do cestovního příkazu také vyplnit.

Po skončení cesty

Jakmile se zaměstnanec z pracovní cesty vrátí, vyplní zadní část příkazu o průběhu pracovní cesty. Zde do kolonek vypíše jednotlivé přesuny z místa na místo (čas odjezdu a čas příjezdu). Pokud měl zaměstnanec za jeden den více přesunů, musí je všechny zaznamenat jednotlivě.

K vyplněnému příkazu zaměstnanec předloží také doklady za všechny výdaje spojené s prací – například nocleh, poplatky za vjezd či parkování, účtenky z oběda, zaplacení školení a podobně. Pokud jel zaměstnanec veřejnou dopravu, přiloží také jízdenky. Pokud jel vlastním autem, spočítá spotřebované palivo. Jestliže zaměstnanec výše uvedené doklady během cesty nepořídí či nepředá účetnímu, nemá nárok na náhradu.

Dolní část příkazu jménem Vyúčtování pracovní cesty vyplňuje účetní, který provede vyúčtování pracovní cesty a vyplatí náklady. Pověřená osoba pak zaměstnanci z pokladny vyplatí všechny cestovní náhrady, případně je pošle na účet. Stravné dostane zaměstnanec jako součást mzdy osvobozenou od daní.

Jak vypočítat stravné a cestovní náhrady při cestách po ČR i zahraničí se dozvíte v samostatném článku.

Pokud zaměstnanec k pracovní cestě využil firemní auto, nezapomeňte přidat záznam do knihy jízd. Přečtěte si také, jak na vedení knihy jízd.

Vyúčtování pracovní cesty

Cestovní příkaz nemá žádnou přesnou předepsanou podobu. Nemusíte tedy využívat relativně složitý tiskopis, který jste viděli výše, ale můžete si vytvořit vlastní elektronický formulář.

Pokud se vám zamlouvá tento formulář, můžete ho použít jako vzor vyúčtování pracovní cesty. Odkaz vede na Google Tabulky, odkud si vzor stáhnete do počítače do Excelu. Následně do dokumentu můžete doplnit vlastní data.

Cesta po ČR vs. cesta do zahraničí

Ať už zaměstnanec cestuje po ČR nebo do zahraničí, cestovní příkaz vyplňuje stejným způsobem. V obou případech se používá ten stejný formulář. Jediný rozdíl je, že musí na zadní straně průběhu cesty oddělit překročení hranic. Čas strávený v zahraničí totiž ovlivňuje výši stravného.

V praxi do kolonek napíše například:

• Odjezd Brno 9:00
• Příjezd Mikulov 11:30
• Odjezd Mikulov 11:30
• Příjezd Vídeň 12:30

Pokud zaměstnanec na služební cestu letí, počítá se jako překročení hranic čas odletu.

Když jede na služební cestu více zaměstnanců

Pokud vyráží na služební cestu více zaměstnanců, musí každý vyplnit svůj cestovní příkaz. Jedou-li jedním vozidlem, každý z nich napíše do řádku „spolucestující” jména svých kolegů.

Jedou-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit, kdo je vlastník, aby bylo jasné, komu máte proplatit náhrady za pohonné hmoty. Spolucestující typicky do svého cestovního příkazu napíšou jméno kolegy, kterému auto patřilo.

Cestovní příkazy v Excelu nebo na papíře vs. v účetním programu

Jak už jsme popsali v úvodu článku, elektronický cestovní příkaz v účetním programu šetří spoustu času a papírování. Podívejte se na finální srovnání.

Výpočet cestovních náhrad a vedení knihy jízd může zabrat spoustu času. Chcete-li pomocnou ruku, vyzkoušejte ekonomický systém Money S3, jehož součástí je modul Kniha jízd a cestovní náhrady.