Interní nebo externí zpracování mezd: co je pro vás lepší?

S kým se lépe komunikuje

Externí mzdová účetní má na starosti více klientů, zatímco interní účetní má klienta vždy jednoho – vaši firmu. Výhodou interní mzdové účetní je proto její fyzická přítomnost ve firmě, což usnadňuje komunikaci. Pokud účetní od zaměstnanců potřebuje například podpis dokumentu, vyřeší to hned a nemusí posílat dopis nebo hledat místo v kalendáři, aby mohla přijet. Plus cokoliv zaměstnanci potřebují od mzdové účetní, mohou vyřídit ihned. Interní mzdová účetní také ve většině případů zpracuje mzdy rychleji než externí.

Komunikace s externími účetními je ale dnes díky moderním technologiím snazší než dříve. Externí účetní můžete klidně přidat do svých komunikační nástrojů (jako např. Slack) nebo si s ní vyměňovat dokumenty elektronicky. Díky tomu do mnoha firem přijede mzdová účetní pouze jednou ročně kvůli daňovým přiznáním, protože vše ostatní vyřeší on-line.

Z hlediska komunikace je klíčové, kolik agendy budete od mzdové účetní vyžadovat. Pokud máte například 100 zaměstnanců a chcete, aby s nimi mzdová účetní rychle konzultovala zálohy na mzdy nebo exekuce, interní účetní se vám bude hodit. Menší firmy se však z hlediska komunikace v pohodě obejdou s externí účetní. V takovém případě se ale dopředu zeptejte, jak vybraná externí účetní s klienty komunikuje, a zhodnoťte, zda vám tento způsob vyhovuje.

Kdo lépe ochrání citlivá firemní data

Některé firmy dávají přednost interním mzdovým účetním kvůli obavě o citlivá data firmy a zaměstnanců. Firmy věří, že když má k příjmům zaměstnanců nebo číslům účtů přístup pouze jedna osoba „uvnitř”, minimalizuje se riziko úniku. Realita ale není tak černobílá.

Externí účetní souhlasí při podpisu smlouvy také s mlčenlivostí a ochranou vašich firemních údajů, stejně jako když podepisujete pracovní smlouvu se zaměstnancem. Externí účetní je zároveň podnikatelem, který si buduje dobré jméno, na němž jeho byznys stojí. Každý únik citlivých dat by tak byl pro účetní agenturu likvidační.

Obecně nelze říct, která ze dvou variant je z hlediska bezpečnosti vašich dat vhodnější. Vždy záleží na konkrétním jedinci. Pokud vybíráte externí účetní, vždy sáhněte po profesionálovi, který má dobré reference, kvalitní web a působí seriózně.

Stejně tak při výběru interní mzdové účetní si pečlivě projděte historii kandidátů. Varovným signálem je například to, že na sociálních sítích zveřejňuje své bydliště nebo své citlivé fotografie – pokud totiž kandidát nedbá na bezpečnost svých citlivých dat, proč by měl dbát na ty vaše?

Kdo se vyplatí podle počtu zaměstnanců

Jedna interní mzdová účetní zvládne zpracovat mzdy zhruba 300 až 500 zaměstnancům měsíčně. Proto v malých firmách, které mají pod 100 zaměstnanců, pravděpodobně nebude pro čistě mzdovou účetní dostatek práce.

Velké firmy kolem 500 zaměstnanců si zase mohou myslet, že si s jednou mzdovou účetní vystačí. Musí ale brát v potaz, že mzdovou účetní nejde ze dne na den nahradit – například pokud onemocní. Firmy proto buď najímají dvě mzdové účetní a rozdělují práci mezi ně, nebo určují náhradníka s alespoň základním přehledem ve mzdách – například kolegyni, která zpracovává doklady.

Velikost firmy je klíčová pro rozhodování, zda zvolit externí, nebo interní mzdovou účetní. Obecně se externí účetní více vyplatí malým firmám s desítkami zaměstnanců a interní účetní větším firmám se stovkami zaměstnanců.

Kdo je větší odborník

V této kategorii obvykle vítězí externí účetní, ale do kamene to tesat nelze. Externí účetní jsou více motivovaní a stále zlepšují svou kvalifikaci – přeci jen mají svůj vlastní byznys. Samozřejmě i na trhu práce jsou kvalitní a zkušení mzdoví účetní, kteří hledají zaměstnání. Podle personalistů je ale mzdových účetních obecně málo a o každého z nich se pere několik firem.

Mzdoví účetní s vysokou odborností jsou ti, kteří

• se neustále vzdělávají,
• sledují trendy v oboru
• a hlídají všechny změny v legislativě.

Malé firmy, které chtějí mzdy řešit interně, často najímají účetní, které vedou účetnictví a zároveň zpracovávají mzdy. To v sobě ale nese rizika, protože takováto „účetní pro všechno” nikdy nemůže být odborníkem na všechny účetní činnosti a musí se věnovat i činnostem mimo svoji odbornost.

Kdo se vyplatí finančně

Obecně lze říci, že velkých firmám se finančně vyplatí interní účetní, zatímco malým firmám externí.

• Externí zpracování mezd pro 100 zaměstnanců vyjde firmu na zhruba 20 až 30 tisíc Kč měsíčně (cca 250 Kč na zaměstnance).
• Průměrná hrubá mzda interních mzdových účetních se pohybuje kolem 31 000 Kč.
• Pokud jedna interní účetní obslouží až 400 zaměstnanců, vyplatí se ji najmout firmám, které mají alespoň 150 zaměstnanců.

Firmy zaměstnávající interní účetní musí ale počítat také s dalšími náklady, jako je hardware, telefon, kancelářská výbava nebo vzdělávání. Plus musí najít náhradu pro případy, kdy účetní onemocní nebo bude mít dovolenou.

Interní účetní se některým menším firmám může vyplatit v případě, že jim bude zpracovávat účetnictví i vést mzdy. Pokud má firma do 1 000 dokladů měsíčně a do 100 zaměstnanců, vyjde ji externí vedení účetnictví na zhruba 3 až 8 tisíc Kč měsíčně. To je s poplatky za zpracování mezd až 40 000 Kč. To jsou náklady, které ve většině případů převyšují náklady na zaměstnání interní účetní. „Účetní pro všechno” v sobě ale nese rizika nižší odbornosti, jak jsme zmiňovali výše.

Finální verdikt

Máte-li malou firmu s jednotkami nebo desítkami zaměstnanců, nemá cenu o interní mzdové účetní uvažovat, protože by mnohonásobně převýšila náklady na externí zpracování mezd. Až při alespoň stovce zaměstnanců se náklady vyrovnají a má cenu o interní mzdové účetní uvažovat.

• Mezi největší výhody interní mzdové účetní patří to, že typicky rychleji komunikuje se zaměstnanci a také rychleji řeší úkoly a zpracovává mzdy.
• Externí mzdová účetní má na druhou stranu obvykle vyšší odbornost a vlastní nástroje, se kterými umí dobře pracovat.

Vést mzdy interně má pro menší firmy cenu pouze v případě, že účetní bude kromě mezd zpracovávat také účetnictví. Pokud tuto možnost zvažujete, vyzkoušejte si zdarma ekonomický systém Money S3, ve kterém přehledně zpracujete účetnictví, mzdy, skladovou agendu i daňová přiznání. Zjistěte, jaké výhody vám přinese vedení mezd v účetním softwaru.