Účetní software by si měly pořídit především firmy, které si na zpracování účetnictví nenajímají externí agenturu, ale vedou ho interně. Vést účetnictví ručně v tabulkách a sešitech je dnes již pravěk – tato cesta je neefektivní a riskantní. Ani ten nejpečlivěji vedený sešit totiž nezvládne sledovat legislativu, dohledat informace o spolehlivosti klienta nebo za pár vteřin vypsat všechny faktury po splatnosti.
Účetní systém ale v některých případech využijí i firmy, kterým účetnictví zpracovává externí agentura. Mohou totiž využít funkce navíc jako například sklad, mzdy nebo knihu jízd. Účetní systém jim také usnadní předávání faktur externím účetním.
Účetní systém může přijít vhod i fyzickým osobám podnikajícím jako OSVČ, které už nechtějí vést daňovou evidenci v excelových tabulkách. Pro většinu z nich je ale účetní systém zbytečně robustní a vystačí si s levnějším řešením v podobě fakturační aplikace, jako je například iDoklad. Úkolem těchto aplikací je primárně vystavování dokladů a shromažďování podkladů pro daňové přiznání.
Typické situace, ve kterých si OSVČ a firmy pořizují účetní program:
O přízeň firem bojují desítky účetních programů a firmy si musí zvolit, který je pro ně nejlepší. Pokud hledáte účetní systém, který plánujete používat i za několik let, musíte se na výběr dobře připravit. Pokud sáhnete po prvním kandidátovi, možná brzy zjistíte, že:
Na začátku si proto ujasněte:
V posledním bodě si ujasněte nejen požadavky na funkce, ale také na doplňkové služby. Kvalitní účetní software totiž nabízí:
„Money S3 je přehledné a dobře se mi v něm pracuje. Můžu v něm vést agendu svým klientům, aniž bych pro každou další firmu musela dokupovat licence,“ říká Jana Novotná z účetní firmy Cifroid.
Než se pustíte do hledání dodavatelů, sepište si všechny funkce, které od účetního systému vyžadujete. Základ každého programu by měla být:
Podívejte se, jestli účetní program umožňuje vyčítání faktur. Dřív totiž podnikatelé nebo účetní museli přijaté faktury do účetního programu zapisovat ručně, což zabralo dost času a hrozily při tom chyby z nepozornosti. V současnosti tuto činnost některé programy umí automatizovat. Pokud vám dodavatel pošle fakturu například v pdf nebo ve formátu ISDOC, účetní program si data sám „přečte“ a přenese je do příslušných kolonek. Účetní jen potvrdí jejich správnost. Například v účetním programu Money S3 to je možné díky modulu Inbox.
U ostatních funkcí zvažte, zda je skutečně potřebujete. Jde například o:
Účetní programy tyto funkce často nabízí jako samostatné moduly k dokoupení. Pokud máte pocit, že některé funkce nevyužijete, nekupujte je. Až vaše firma vyroste a budete funkce potřebovat, dodatečně si je přikoupíte.
Jakmile máte jasno o svých nárocích, pusťte se do výběru dodavatele, kterým je typicky samotný výrobce programu. Vybírejte pouze ověřené dodavatele, kteří jsou na trhu zavedenou společností. Budete mít jistotu, že dodavatel zná specifika různých odvětví a dobře vám poradí, a navíc se nebudete muset stresovat tím, že dodavatel náhle zanikne a přestane software podporovat.
Nejprve se u dodavatelů zaměřte na reference. Vybírejte dodavatele s referencemi firem z vašeho oboru nebo podobně velkých firem, jako je ta vaše. Jednoduše hledejte takové reference, které se nejvíc blíží vám samotným – získáte tak jistotu, že systém je pro vaše podnikání vhodný.
„Po optimalizaci interních procesů a propojení Money S3 s několika moduly jsme dokázali ve firmě zrychlit expedici balíků a výrazně snížit chybovost,” říká Gabriela Štěpánková, ředitelka sociálního podniku Dobroty s příběhem.
Zjistěte si také, jak dodavatel se svými klienty komunikuje. Pořízením programu totiž vzájemná spolupráce nekončí. S konzultanty, obchodníky či zákaznickou podporou budete komunikovat vždy, když budete potřebovat poradit nebo přidat nové funkce.
Správný dodavatel vám nabídne komunikaci telefonem, e-mailem, zákaznickou sekcí na webu i přes sociální sítě. Podívejte se také, zda dodavatel pravidelně publikuje návody či informace o aktualizacích a legislativních novinkách.
Návody jsou důležité, ale někdy se jimi prostě nechcete probírat. Pro řadu lidí je mnohem jednodušší přijít na školení, tam si nechat vše ukázat a doptat se lektora. Proto se zajímejte, jestli dodavatel účetního programu tuto možnost nabízí.
Využijete ji třeba na zaškolení nových zaměstnanců. Díky tomu jim nemusíte práci v softwaru vysvětlovat a máte čas na důležitější činnosti.
Nakonec si z programů, které vyhovují vašim podmínkám vyberte dva až tři nejlepší. Finální rozhodování vám usnadní tři faktory:
Od finálních dodavatelů si vyžádejte demoverzi programu. Vyzkoušejte především, jak dobře se vám v programu pracuje, zda je dostatečně rychlý a že účetnictví obsahuje vše, co potřebujete. Zkušební verze je zpravidla omezená počtem dní nebo počtem záznamů. Pokud si dodavatele vyberete, rovnou z demoverze přejdete na ostrou verzi.
Cena by sice neměla být požadavkem číslo jedna, ale minimálně si pro účetní software určete cenový strop. Dejte také pozor, že nabízená cena programu není pouze za základní verzí, ale také za rozšiřující moduly, které na začátku pořídíte. Zjistěte si také:
Pokud si programy vyzkoušíte, spočítáte cenu, ale přesto jste na vážkách, přišel čas na žebříček priorit. Jednoduše si sestavte své klíčové požadavky na účetní systém, mohou vypadat například následovně:
U každého programu si napište, do jaké míry tyto požadavky splňuje a přidělte mu příslušný počet bodů. Potom body sečtěte a zjistíte, který program pro vás bude nejlepší.
Náš tip: Zařaďte do svého seznamu kandidátů také Money S3. Jeden z nejoblíbenějších účetních systémů na trhu nabízí demoverzi zdarma a je uživatelsky tak přívětivý, že se v něm rychle zorientujete. Stáhněte si demoverzi Money S3 Start a vyzkoušejte si ho zdarma.
Dodavatele se také zeptejte na implementaci účetního programu. Půjdou do něj snadno importovat vaše stará data? Většina programů umožňuje bezproblémové nahrání dat v souboru xls (Excel) nebo v souboru xml.
Nasazení standardního účetního programu je snadné. Zvládnete to i sami díky tutoriálu od výrobce za jedno odpoledne. V případě potřeby si můžete objednat konzultanta, který vám přijedete účetní systém nasadit – tento úkon ale platíte navíc.
TIP: Přečtěte si více o tom, co vše má umět firemní software.
Vymezení dluhových cenných papírů Dluhový cenný papír představuje úvěrový vztah, v němž se dlužník (emitent) zavazuje…
Výhodou je, že účetním se můžete stát kdykoliv. Existuje totiž řada kurzů, které vám s…
Co je jednoduché účetnictví Jednoduché účetnictví výrazně snižuje vaše povinnosti v porovnání s běžným (dříve…
Na úvod upozorňujeme, že verze 24.950 je poslední aktualizace, kterou si mohou stáhnout uživatelé s…
Money Možnosti a nastavení Money S3 je možné propojit s libovolným poštovním serverem přes SMTP protokol…
Zodpovězené dotazy z 31.10. Dobrý den, prosím o radu, jak lze v účetním deníku řadit…
Užíváme cookies, abychom vám zajistili co možná nejjednodušší použití našich webových stránek. Pokud budete nadále prohlížet naše stránky předpokládáme, že s použitím cookies souhlasíte.
Cookie policy