Jak vést účetnictví restaurace a hotelu

Vedou restaurace a hotely daňovou evidenci, nebo podvojné účetnictví?

Stejně jako u podnikání v jiných oborech platí, že daňovou evidenci vedou OSVČ, kterým zákon neukládá povinnost vést (podvojné) účetnictví. OSVČ musí účetnictví vést pouze, pokud jejich obrat v předchozím roce přesáhl 25 milionů Kč nebo pokud jim to ukládá zvláštní právní předpis.

Pokud restauraci provozujete jako právnická osoba (tedy jako firma), musíte vždy vést účetnictví.

OSVČ mají kromě vedení daňové evidence možnost uplatňovat daně výdajovým paušálem, nebo využít režim paušální daně. To se ale při podnikání v gastronomii většinou nevyplatí kvůli vysokým nákladům například za nákup surovin nebo mzdy zaměstnanců. Díky daňové evidenci si tyto náklady můžete odečíst a ušetříte na daních.

Tip: V samostatném článku popisujeme obecné podrobnosti o tom, kdy se vyplatí daňová evidence, nebo účetnictví.

Externí, nebo interní zpracování účetnictví

Účetnictví, nebo daňovou evidenci si můžete vést sami, nebo ji svěřit externí účetní. Vedení účetnictví je složitý proces, který vyžaduje odborné znalosti, proto se do něj raději nepouštějte sami a svěřte ho externí účetní. Interní účetní se obvykle vyplatí až větším firmám a restaurace či menší hotely je nezaměstnávají.

Tip: Pokud vás přesto zajímají základy vedení (podvojného) účetnictví, najdete je v samostatném článku. Případně si projděte podrobný článek o tom, zda zvolit interní, nebo externí vedení účetnictví.

Oproti tomu daňovou evidenci si restaurace běžně vedou samy. Typicky tuto agendu zpracovávají majitelé, provozní a v některých případech i obsluha či jiný personál. Externí účetní si pak najímají pouze na dílčí úkoly, jako je tvorba daňového přiznání či kontrolní hlášení DPH.

Restaurace a hotely nejčastěji vedou daňovou evidenci nebo účetnictví v účetním systému, případně v Excelu (avšak za cenu většího množství administrativy).

Tip: Přečtěte si podrobnosti o tom, jak na vedení daňové evidence v účetním programu i v Excelu.

Specifika účtování restaurací

Restaurace, hotely a další gastronomické provozovny se z hlediska účetnictví potýkají s velkým objemem dokladů a plateb, a to přijatých i vydaných. Pokud by provozovny vše účtovaly či evidovaly ručně, stálo by to zaměstnance spoustu času.

Proto si dnes restaurace a hotely usnadňují účetní povinnosti účetními programy a jejich napojením na pokladní terminály. Díky tomu si ušetří hodiny přepisování účtenek a eliminují chyby, které během ručního přepisování vznikají. Například:

• terminál na konci dne automaticky odešle do systému přehled tržeb a účetních operací,
• automaticky vloží vystavené účtenky do účetního systému,
• přichystá výkazy pro externí účetní.

Dalším účetním specifikem restaurací jsou různé sazby DPH. V roce 2024 platí pro restaurace a hotely následující sazby:

• poskytování stravovacích a ubytovacích služeb spadá do 12% snížené sazby,
• podávání nápojů (s výjimkou pitné vody a vybraných nápojů) do základní 21% sazby.

Legislativní a daňové povinnosti

Pokud restauraci nebo hotel provozujete jako OSVČ, týkají se vás následující daňové povinnosti:

• daň z příjmů fyzických osob,
• daň z přidané hodnoty (jste-li plátci DPH),
• spotřební daň (pokud v rámci podnikání vyrábíte nebo dovážíte alkohol).

Jestliže restauraci provozujete jako právnická osoba, pak se vás týká:

• daň z příjmů právnických osob,
• daň z přidané hodnoty (jste-li plátci DPH),
• spotřební daň (pokud v rámci podnikání vyrábíte nebo dovážíte alkohol).

Zásady vedení účetnictví

Každá firma, která vede účetnictví, si musí hlídat jeho zásady. Podle zákona musí být účetnictví vedeno:

• správně – v souladu se zákonem o účetnictví a navazujícími právními předpisy,
• úplně – účtujete všechny operace, které v účetním období nastaly,
• průkazně – pravidelně provádíte inventarizaci, díky které srovnáte skutečný a účetní stav,
• srozumitelně – lze jednoznačně určit obsah účetních operací,
• přehledně – v záznamech se lze snadno zorientovat,
• a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů.

Přestože tyto zásady definuje zákon pro účetnictví, jsou samozřejmostí i pro podnikatele, kteří vedou daňovou evidenci. Usnadní vám to případné kontroly ze strany finančního úřadu.

Další podrobnosti najdete v článcích na téma vedení podvojného účetnictví a zásady účetnictví.

Co by měl mít účetní program pro restaurace a hotely

Účetní systém slouží jako program na daňovou evidenci i jako program na podvojné účetnictví. Jde o systém, který obsahuje všechny funkce, které OSVČ a malé a střední firmy při své práci využijí.

Pro podnikání v pohostinství se vám budou hodit zejména následující funkce:

• modul pro daňovou evidenci nebo účetnictví podle toho, jak své ekonomické aktivity evidujete,
• adresář pro přehlednou evidenci dodavatelů,
• ceníky pro soulad mezi menu a položkami v účetním programu,
• skladové hospodářství pro přehled nad zásobami a jejich expirací,
• modul pro evidenci personálu a tvorbu mezd
• a propojení s pokladním systémem.

Při výběru účetního programu vybírejte z těch, které prokazatelně používají i jiné restaurace a hotely. Zároveň si ověřte, zda systém umožňuje propojení s vaším pokladním systémem. Pokud ještě pokladní systém nemáte, dodavatel účetního programu vám doporučí takový, který s jeho systémem dobře komunikuje.

„Když jsem rozjížděla Dobrej Špajz, hledala jsem ekonomický systém, který bude propojený s pokladnami. Potřebovala jsem všechna data na jednom místě. Poptávala jsem několik softwarů a propojení Money S3 a Prodejny se ukázalo jako nejlepší možnost.“ říká Markéta Vlachová provozovatelka obchodu.

Tip: Vyzkoušejte například účetní program Money S3, který snadno propojíte například s oblíbeným pokladním systém pro restaurace Dotykačka. Money S3 si můžete vyzkoušet zdarma ve verzi Start, která obsahuje všechny funkce.

Napojení na e-shopové platformy

Pokud restaurace či hotel provozuje také e-shop, přes který nabízí například rozvoz jídla nebo dárkové poukazy, může si usnadnit administrativu propojením e-shopové platformy s účetním programem.

Objednávky či faktury budou z e-shopu automaticky proudit do účetního programu, takže je provozní či zaměstnanci nemusí ručně přepisovat.

Tip: Přečtěte si článek o tom, jaké další automatizace účetnictví máte díky účetnímu programu k dispozici.