Jak vybrat mzdový a personální systém

Mzdový a personální systém, nebo jenom modul v účetním programu?

V první řadě si položte otázku, zda vůbec plnohodnotný mzdový a personální systém potřebujete, a zda si náhodou nevystačíte s modulem ve vašem účetním programu nebo ERP systému. Stejně jako při výběru jiného pracovního nástroje je totiž zbytečné platit za funkce, které vaše firma nevyužije.

Například zpracování mezd pohodlně vyřídíte v účetním systému. Plnohodnotný personální systém využijete až v případě, že vyžadujete pokročilejší funkce jako:

• zpracování souběžných pracovněprávních vztahů u jednoho zaměstnance,
• automatický výpočet srážek ze mzdy včetně insolvencí a exekucí,
• vystavování převodních příkazů,
• elektronickou komunikaci s ČSSZ a zdravotními pojišťovnami,
• rozvrhy pracovní doby,
• rozúčtování mzdových nákladů na pracoviště,
• evidenci údajů o zaměstnancích,
• plánování náborů, školení a lékařských prohlídek.

Obecně platí, že mzdový a personální systém využijí až firmy s minimálně 50 zaměstnanci, které mají samostatné HR oddělení. Tento systém totiž používají především mzdoví účetní a personalisté.

Které funkce potřebujete

Abyste zjistili, jak mohutný systém potřebujete, sepište si všechny funkce, které od mzdového systému vyžadujete. Poté si na internetu prohlédněte nabídku mzdových a personálních systémů a zhodnoťte, zda jsou pro vás dostačující, či zda nemají příliš mnoho funkcí navíc.

Prohlédněte si také nabídku mzdových a personálních modulů pro účetní programy. Pokud zjistíte, že v nich všechny požadované funkce najdete, je zbytečné pořizovat robustnější nástroj.

Jakmile najdete nástroje, které vaše požadavky na funkce splňují, zjistěte si, jak se u nich za funkce platí. Některé systémy jsou totiž hotová „krabicová” řešení, kde zaplatíte jednotnou částku za balík modulů. Jiné systémy mají pouze nezbytný základ funkcí a zbytek si dokoupíte jako samostatné moduly. Doporučujeme spíše druhou variantu protože v té první často platíte za funkce, které v praxi nepoužíváte.

Kdo bude v systému pracovat

Dopředu se také rozhodněte, kolik účetních, personalistů a dalších zaměstnanců u vás bude systém využívat. To pro případ, že narazíte na program, za který se platí podle počtu licencí. Připravte se také na to, že vaše firma časem poroste, a zjistěte si, jak se licence dokupují. Ideální je, když můžete licence navyšovat co nejrychleji a vaši noví kolegové nemusí několik dní čekat na přístup.

Jak se v programu pracuje

Mzdový a personální systém bude pro vaše personalisty a účetní hlavním pracovním nástrojem. Proto je důležité, aby měl program přehledné uživatelské prostředí, ve kterém se vaši zaměstnanci nebudou ztrácet.

Základem je intuitivní ovládání – účetní se musí ze záložky konkrétního zaměstnance jednoduše prokliknout k jeho odpracovaným hodinám nebo výplatním páskám.

Než se pro konkrétního dodavatele rozhodnete, vždy si vyžádejte demoverzi programu a nechte své zaměstnance, ať si ji vyzkouší. Rychle zjistíte, jak se jim v prostředí programu pracuje.

Možnosti propojení

Pořídíte-li si samostatný personální a mzdový program, budete ho muset propojit s dalšími firemními nástroji, jako je ERP, účetní systém nebo například CRM. Proto si vždy dopředu zjistěte, zda to dodavatel umožňuje.

Většinu současných systémů dnes bez problému propojíte téměř se kterýmkoliv známějším nástrojem. Pokud by to dodavatelé neumožňovali, zbytečně by přicházeli o zakázky. Zjistěte si ale také, jak propojení probíhá a zda vám s ním dodavatel pomůže, případně zda to zvládne váš firemní IT technik.

Podpora a servis

Nákupem systému vaše spolupráce s dodavatelem nekončí, ale začíná. I zkušení uživatelé občas potřebují s něčím poradit nebo vysvětlit novou funkci. Dopředu si proto ověřte, že výrobce nabízí vzdálenou zákaznickou podporu po telefonu, chatu nebo přes vzdálenou plochu a také servis přímo u vás v kanceláři.

Standardem je, že dodavatel nabízí základní podporu zdarma a že platíte až za přednostní řešení problémů nebo složitější servisní úkony.

Součástí podpory a servisu by měly být také pravidelné aktualizace, ve kterých výrobci přidávají nové funkce na základě zpětné vazby uživatelů a zapracovávají legislativní změny. To je u mzdového systému obzvlášť důležité – například když dojde ke změně minimální mzdy, od které se odvíjí další výpočty.

Relevantní reference

Reference jsou jedním z nejdůležitějších pomocníků při výběru mzdového systému. Důležité jsou pro vás ty reference, které jsou od firem podobné velikosti a podobného oboru, jako je ten váš. Dodavatelé také často publikují případové studie, ve kterých se dočtete, jak se podobným firmám v systému pracuje.

Potenciálního dodavatele můžete také požádat, ať vám dá kontakty na podobné firmy, jako jste vy, které jeho nástroj používají. Můžete se také poptat firem ve svém okolí. Zeptejte se jich:

• jak se jim v systému pracuje,
• v čem jim nástroj nejvíc pomáhá,
• jaké jsou jeho nedostatky
• a jaké mají zkušenosti se zákaznickou podporou nebo servisem.

Kolik za systém zaplatíte

Před pořízením systému si zjistěte nejen to, kolik stojí základní komplet, ale také kolik stojí:

• dodatečné funkce a moduly (včetně těch, které budete potenciálně potřebovat v budoucnu),
• roční platby za podporu a aktualizace
• a rozšíření počtu licencí.

Teprve když všechny tyto náklady spočítáte, získáte skutečnou cenu systému. Dejte si na to pozor, protože na první pohled levný systém může být po přičtení těchto položek dvojnásobně dražší než jiný.

Pokud hledáte komplexní mzdový a personální systém, doporučujeme vám program Vema. A pokud si vystačíte pouze v modulu pro účetní program, vyzkoušejte modul Mzdy a Personalistika pro účetní systém Money S3.