Auto pro soukromé i služební účely v podnikání: co dát do nákladů

Vyberte si ze třech způsobů pro uplatnění výdajů na dopravu a podívejte se, jak náklady dělit. Vezměte v úvahu jak často jezdíte a zdali je auto součástí obchodního majetku vaší firmy.

Zjednodušení díky paušálu na dopravu

Tento způsob použijete jedině, pokud vedete daňovou evidenci a uplatňujete skutečné výdaje podle dokladů. Nevyužíváte tedy paušální daň ani paušální výdaje. Paušální výdaje na dopravu se řídí ustanovením § 24 odst. 2 písm. zt) zákona o daních z příjmů. 

Výhodou je, že nemusíte náklady nijak rozdělovat, skladovat účtenky za benzín a parkování (pokud jste neplátci DPH) nebo počítat ujeté kilometry. Uplatníte místo toho paušální částku. Pokud auto využíváte pouze pro své podnikání a nepůjčujete ho nikomu jinému, vyjma spolupracovníka či zaměstnance, použijete sazbu 5 000 Kč za měsíc (níže si vysvětlíme, jak se paušál snižuje, když auto využíváte i k soukromým účelům).

Jak paušál přesně funguje:

• Musíte být vlastníkem nebo spoluvlastníkem vozidla, případně máte vozidlo v nájmu.
• Může se jednat o osobní auto či nákladní auto a další vozidla z kategorie L, naopak nemůžete paušál uplatnit na zemědělské a lesnické traktory či pracovní stroje.
• Pokud auto pořídíte nebo prodáte v průběhu měsíce, uplatníte jen poměrnou část paušálu.
• Paušál uplatníte maximálně na tři vozidla, ať už jsou, nebo nejsou zahrnuta v obchodním majetku.
• U auta ve společném jmění manželů nebo ve spoluvlastnictví musíte mezi sebe částku 5 000 Kč rozpočítat.

U vozidla zařazeného v obchodním majetku či v nájmu, můžete k paušálu navíc uplatnit výdaje související s provozem vozidla, jako jsou opravy a údržba vozidla, nájemné, daňové odpisy, pojistné, silniční daň nebo dálniční poplatky (ale už ne pohonné hmoty a parkovné – ty zahrnuje paušál).

Pokud kromě podnikání používáte služební auto i k soukromým účelům, paušál krátíte a uplatníte pouze 80 % ze základní částky, tedy 4 000 Kč.

• Krátit výdajový paušál můžete pouze v měsících, kdy jste auto soukromě použili, odpisy však krátíte po celý rok.
• Sazbou 80 % krátíte i výdaje související s provozem, vyjma silniční daně, která je vždy uznatelná v plné výši.
• Pokud máte více aut, na která uplatňujete paušál, krátit smíte pouze u jednoho (tj. z max. tří aut, na která můžete uplatňovat paušál, můžete jen jedno používat k soukromým účelům). 

Ačkoliv se zdá, že nemusíte jízdy evidovat, podívejte se raději blíž na situace, kdy je knihu jízd potřeba vést bez ohledu na využívání paušálu na dopravu.

Uplatnění výdajů na základě dokladů

Druhý způsob uplatnění výdajů je uplatnění reálných nákladů na benzín, parkovné a další položky související se servisem a provozem auta (např. povinné ručení, STK, přezutí pneumatik, dálniční známka). V tomto případě potřebujete doložit všechny související účtenky a také musíte evidovat jízdy. Abyste si usnadnili práci, zvolte vhodnou formu pro vedení knihy jízd, využít můžete třeba účetní program.

I tady uplatníte odpisy v případě auta zařazeného do obchodního majetku nebo nájemné za auto v případě auta na leasing. Tuto variantu využívají obvykle podnikatelé, kteří jezdí autem často a mají vyšší výdaje, než je paušál. 

V případě užívání auta i pro soukromé účely, krátíte výdaje, odpisy i nájemné podle toho, jak často jste autem jezdili mimo práci. V knize jízd proto evidujete každou jízdu podle účelu a doplníte všechny podrobnosti předepsané v knize.

Z hlediska daně z příjmů fyzických osob uplatníte za zdaňovací období poměrnou část výdajů do daňových výdajů a zbytek do nedaňových. Jako OSVČ uplatníte podle poměru soukromých a pracovních jízd i nárok na odpočet DPH.

Náhrada za auto a ujeté kilometry u soukromého vozidla

Pokud pro služební cesty používáte soukromé auto, které jste nevložili do majetku firmy, využijete tzv. náhradu za auto a pohonné hmoty. 

Samotnou náhradu za pohonné hmoty (bez náhrady za auto) využijete, když si třeba půjčíte auto bezplatně od kamaráda nebo pojedete autem, které je na leasing.

Pro výpočet použijete sazbu základní náhrady za použití osobního vozidla za 1 km, kterou udává aktuální vyhláška. Náhrada za spotřebované hmoty se odvíjí od vyhlášených průměrných cen a spotřeby vozu Ministerstvem financí. Tady použijete údaj z technického průkazu o průměrné spotřebě pro kombinovaný provoz a vynásobíte ho průměrnou cenou pohonných hmot. 

Program na Knihu jízd obsahují všechny komplety účetního systému Money S3. Pokud hledáte propracovaný program, který obsahuje i mapy a knihu jízd vytvoří automaticky, vyzkoušejte modul Kniha jízd a cestovní náhrady.

TIP: Přečtěte si, na co nezapomenout v kupní smlouvě na auto.

Poskytnutí služebního auta zaměstnancům pro soukromé účely

S využíváním služebního auta souvisí také takzvané přidanění. Pokud totiž jako zaměstnavatel umožníte zaměstnancům používat služební vozidlo pro soukromé účely, vznikne jim tím nepeněžní příjem.

Od roku 2024 platí, že pro výpočet částky příjmu využijete jednu z následujících tří sazeb. Všechny se počítají ze vstupní ceny vozidla včetně DPH.

• 0,25 % – u bezemisních vozidel,
• 0,5 % – u nízkoemisních vozidel,
• 1 % – u ostatních vozidel.

Pokud tedy pořídíte bezemisní auto v hodnotě 1 000 000 Kč, zaměstnanci se do daňového základu každý měsíc započítá 2 500 Kč nepeněžního příjmu.

Specifická situace nastává, pokud zaměstnanec v jednom měsíci použije k soukromým účelům více firemních vozidel. V takovém případě jsou dvě varianty, jak je započítat do daňového základu:

1. Když je používá postupně (například kvůli poruše jednoho z nich), nepeněžní příjem počítáte pouze z hodnoty nejdražšího z nich.
2. Když používá více vozidel souběžně, musíte sečíst částky nepeněžních příjmů za všechna použitá vozidla.

V případě, že zaměstnanci dobrovolně hradíte i pohonné hmoty, které spotřebuje při svých soukromých cestách, musíte jejich cenu přičíst k jeho nepeněžním příjmům.