Co je to peněžní deník a jak ho vyplnit

Do peněžního deníku zaznamenáte příjmy a výdaje

Peněžnímu deníku se někdy říká „evidence příjmů a výdajů“. Je jednou z knih daňové evidence. Do peněžního deníku se zapisují veškeré finanční pohyby související s podnikatelskou činností.

TIP: Přečtěte si, jak vést evidenci příjmů a výdajů.

Jedná se o bankovní i hotovostní transakce, mezi něž patří:

• příjmové doklady z pokladny,
• přijaté a vydané faktury,
• interní doklady
• nebo výpisy z bankovního účtu.

Deník vedete po účetních obdobích. Je důležité, abyste v něm rozlišovali položky, které ovlivňují základ daně. Ty se někdy nazývají jako „příjmy a výdaje daňově účinné“. Na ně potřebujete patřičný doklad (například vystavenou fakturu).

Tyto doklady musíte archivovat. Pokud nejste plátce DPH, tak 3 roky, plátci DPH 10 let.

Kdy stačí peněžní deník a kdy musíte vést účetnictví

Peněžní deník je součástí povinné daňové evidence, které se dříve se říkalo „jednoduché účetnictví“. Týká se především OSVČ s ročním obratem pod 25 milionů Kč. Pokud máte vyšší obrat, jste registrováni v obchodním rejstříku, případně máte s.r.o. nebo a.s., musíte podle zákona vést účetnictví.

Pokud si jako OSVČ vedete výdaje paušálem, tak si je do evidence zaznamenávat nemusíte. V takovém případě stačí přehled o příjmech, které ovlivňují výpočet daně.

Co vyplníte do peněžního deníku

Peněžní deník se skládá ze záznamů o jednotlivých transakcích. Každý záznam by měl mít:

• datum,
• číslo dokladu,
• popis transakce (nákup zboží, vklad tržby na účet, úhrada faktury atp.),
• označení, zdali jde o příjem či výdaj,
• označení, jestli jde o daňový nebo nedaňový příjem/výdaj,
• a výši dané transakce.

Pokud jste plátce DPH, uveďte také záznam o přijaté a zaplacené DPH.

Jednotlivé záznamy můžete dále upřesnit a rozdělit detailněji pomocí zkratek. V praxi se používá například:

• PPD – příjmový pokladní doklad,
• VPD – výdajový pokladní doklad,
• FP – přijatá faktura,
• FV – vydaná faktura,
• ID – interní doklady

Jakou má mít peněžní deník formu

Zákon nepředepisuje, jakou má mít daňová evidence formu. Peněžní deník tak můžete vést v papírové formě, pokud máte opravdu malé množství příjmů a výdajů. Když máte více záznamů, doporučujeme použít tabulkový procesor (Excel, Calc nebo Google Sheets) nebo účetní software.

Peněžní deník pro neplátce DPH

Jako neplátci zapisujete příjmy či výdaje do peněžního deníku s tím datem, kdy k nim reálně došlo. Pokud vystavíte fakturu 1. září a klient ji uhradí 14. září, do peněžního deníku uděláte zápis s datem 14. září.

Pokud jste plátci DPH, detailnější informace najdete v článku o vedení daňové evidence.

Peněžní deník si snadno vyplníte i v účetním softwaru

Daňovou evidenci včetně peněžního deníku, knihy pohledávek a závazků a evidence majetku lze pohodlně vést i v účetním softwaru. Největší výhodou je, že program za vás kontroluje správnost údajů a vygeneruje vám podklady k daňovému přiznání.

Účetní programy jako Money S3 navíc dokáží pokrýt další firemní administrativu:

• software pro skladové hospodářství,
• knihu jízd,
• software na mzdy a personalistiku,
• software na evidenci kontaktů – adresář,
• program na evidenci majetku,
• a mnoho dalších funkcí.

Vše máte pohodlně na jednom místě v jedné aplikaci.

Peněžní deník: vzor

Výše v článku jste už viděli příklad, jak může vypadat peněžní deník v Excelu. Takto vypadá vzor peněžního deníku z účetního programu, konkrétně z Money S3.

Peněžní deník pro vedení jednoduchého účetnictví

V tomto případě je důležité stanovit, co přesně myslíte jednoduchým účetnictvím. Tento pojem je od roku 2003 zrušený a nahradil ho termín daňová evidence. Pokud vedete právě daňovou evidenci (dříve jednoduché účetnictví), platí pro vás všechny informace z článku.

Zároveň je důležité upozornit, že pojem jednoduché účetnictví má od roku 2021 novou náplň. Označuje formu evidence, kterou využívají:

• spolky,
• odborové organizace,
• organizace zaměstnavatelů,
• církve,
• honební společenstva atd.

Peněžní deník: Excel vs. účetní program

V tabulce najdete srovnání mezi Excelem a účetním programem, který umožňuje vedení peněžního deníku.

Vedení peněžního deníku v Excelu je vhodné pro ty, kteří s ním zvládnou pracovat na pokročilejší úrovni a zároveň se vyznají v daňové evidenci. Tvorba peněžního deníku v účetním programu tolik znalostí nevyžaduje, protože vyplňujete předpřipravené šablony.