Skrýt menu
Skrýt formulář
  • Domů » Daně » Daně » Návod: jak zdarma a jednoduše vést daňovou evidenci v Excelu

Návod: jak zdarma a jednoduše vést daňovou evidenci v Excelu

Solitea, a.s. | 22. 10. 2020

Podnikatelé, kteří nemají povinnost vést podvojné účetnictví a neuplatňují výdajové paušály, musí vést daňovou evidenci. Poradíme vám, jaké jsou náležitosti daňové evidence a jak ji můžete zdarma a jednoduše vést pomocí tabulky v Excelu.

Obsah

    Co je to daňová evidence

    Daňová evidence slouží podnikatelům k evidování majetku, závazků, příjmů a výdajů. Jejím prostřednictvím dokládají úřadům svou ekonomickou situaci a také díky ní spočítají, kolik zaplatí na dani z příjmu.

    Do roku 2004 se pro daňovou evidenci používal termín jednoduché účetnictví. Dnes už se ale oficiálně používá pouze termín daňová evidence. Jednoduché účetnictví nyní označuje už jen zjednodušenou formu výkaznictví, kterou využívají například spolky a neziskové organizace.

    Kdo musí vést daňovou evidenci

    Daňovou evidenci vedou OSVČ, kterým zákon neukládá povinnost vést (podvojné) účetnictví a kteří zároveň neuplatňují výdaje paušálem. OSVČ musí účetnictví vést pouze, pokud jejich obrat v předchozím roce přesáhl 25 milionů Kč nebo pokud jim to ukládá zvláštní právní předpis.

    OSVČ se také mohou pro vedení účetnictví dobrovolně rozhodnout. Zda se vám vyplatí daňová evidence, nebo účetnictví, se dočtete v samostatném článku.

    Zákon neříká, v jakém nástroji máte daňovou evidenci vést. Začínající podnikatelé typicky volí Microsoft Excel, který je dostupný a jsou v něm zvyklí pracovat.

    Jaké jsou náležitosti daňové evidence

    1. Deník příjmů a výdajů

    Základem daňové evidence je deník příjmů a výdajů (peněžní deník). Do něj průběžně zapisujete příjmy a výdaje ze svého podnikání.

    Deník příjmů a výdajů musí obsahovat tyto náležitosti (kolonky):

    • datum,
    • číslo dokladu,
    • označení transakce (formou slovního popisu),
    • označení, zda jde o příjem, nebo výdaj,
    • výši přijatého či zaplaceného DPH (jste-li plátci DPH)
    • a označení, zda jde o daňový, nebo nedaňový příjem/výdaj.

    Pro své interní účely můžete do daňové evidence přidat i další kolonky. Máte-li například kapitálové příjmy či příjmy z pronájmu, můžete jim v tabulce vytvořit samostatný sloupec.

    Pokud nejste plátci DPH, zapisujete do evidence údaje s datem, kdy jste peníze reálně přijali či vydali. Takže pokud jste vystavili fakturu 1. září, ale zákazník ji zaplatil 20. září, do evidence si příjem zapíšete pod datem 20. září. Pokud se k vyplnění evidence dostanete později než v daný den, nevadí to. Položky nemusí být řazené chronologicky, jen si pohlídejte správné datum. 

    Jste-li plátci DPH, do data napíšete datum uskutečnění zdanitelného plnění uvedené na dokladu. Jako plátci DPH navíc musíte spolu s daňovou evidencí vést ještě pomocnou evidenci k DPH. 

    Spolu s vedením daňové evidence si průběžně archivujte své doklady. Neplátci DPH musí doklady archivovat alespoň 3 roky, plátci DPH 10 let. Ideálně co nejpřehledněji, protože kontrolor z finančního úřadu po vás může chtít doložit kterýkoliv doklad. 

    2. Evidence majetku a závazků

    Kromě příjmů a výdajů uvádíte do daňové evidence také soupis majetku a závazků souvisejících s podnikáním.

    Stačí, když do samostatné tabulky sepíšete:

    • svůj dlouhodobý, oběžný a drobný majetek,
    • své závazky (co komu dlužíte),
    • pohledávky (co ostatní dluží vám).

    K 31. prosinci pak musíte provést inventarizaci a zjistit skutečný stav:

    • zásob,
    • hmotného majetku,
    • pohledávek
    • a závazků.

    Výsledek inventarizace sepíšete a archivujete pro případnou kontrolu.

    Jak vést daňovou evidenci v Excelu

    Neplátci DPH si pro účely evidence příjmů a výdajů vystačí s jednoduchou Excelovou tabulkou, která může vypadat například takto. 

    Datum

    Doklad

    Popis

    Příjmy

    Výdaje

    Daňové

    Nedaňové

    Daňové

    Nedaňové

    1. 3. 2020

    BU1

    Úhrada faktury vystavené

    2 500 Kč

    15. 3. 2020

    BU2

    Vklad na účet

    25 000 Kč

    1. 4. 2020

    BU3

    Poplatky bance

    150 Kč

    12. 4. 2020

    FP1

    Kancelářská výbava

    400 Kč

    14. 4. 2020

    BU4

    Platba kartou, osobní spotřeba

    500 Kč

    Celkem

    2 500 Kč

    25 000 Kč

    550 Kč

    500 kč

    Daňový základ

    1 950 Kč

    Při vedení daňové evidence v Excelu se řiďte těmito radami:

    • každou transakci pište na nový řádek,
    • pro každý účetní rok si založte samostatný soubor,
    • pište vždy na jeden list,
    • pro výpočet celkových příjmů a výdajů si nastavte vzorec, který sečte všechny položky v sloupci,
    • pro výpočet daňového základu si nastavte vzorec, který odečte kolonku celkové výdaje od kolonky celkové příjmy.

    Jste-li plátci DPH, doplňte do tabulky sloupce pro přijaté a placené DPH. Tabulka pak bude vypadat následovně:

    Datum

    Doklad

    Popis

    Příjmy

    Přijaté DPH

    Výdaje

    Placené DPH

    Daňové

    Nedaňové

    Daňové

    Nedaňové

     
     
     
     
     

    Celkem

    Daňový základ

    Pro účely evidence majetku a závazků si samostatný soubor, případně přidejte k deníku příjmů a výdajů 2 nové listy. Evidence pak může vypadat následovně:

    Firma

    Doklad

    Datum nákupu

    Datum prodeje

    Splatnost

    Částka v Kč

    Úhrady

    XYZ

    FP 5423

    9. 3.

    30. 3.

    4 700

    29. 3. 

    QWE

    FP 1347

    7. 4

    30. 4.

    8 200

    29. 4.

    Číslo položky

    Název

    Pořizovací cena v Kč

    Datum zařazení

    Datum vyřazení

    XY0001

    Notebook

    16 800

    4. 8. 2020

    XY0002

    Tiskárna

    7 000

    7. 8. 2020

    Další způsoby vedení daňové evidence

    Kromě obyčejné excelové tabulky můžete daňovou evidenci vést ve specializovaném účetním programu. Jeho výhoda spočívá v tom, že například kontroluje správnost údajů nebo jednoduše vygeneruje podklady k daňovému přiznání.

    Účetní software navíc kromě daňové evidence obsahuje další užitečné funkce jako například skladové hospodářství, adresář nebo knihu jízd. Vyzkoušejte si ekonomický systém Money S3 pro živnostníky a malé firmy, který všechny zmíněné funkce obsahuje.

    • Byly tyto informace užitečné?
    • AnoNe

    Štítky článku

    Daně, Daňová evidence

    Vyzkoušejte si účetní program Money S3

    Zdarma a se všemi funkcemi

    Ivana Langerová

    DPH událost
    roku 2021