Jak řídit e-shop poté, co ho propojíte s účetním systémem

Proč e-shopy používají účetní programy

Krabicové i open-source e-shopy dnes obsahují velké množství funkcí, díky kterým v nich vyřešíte mimo jiné:

• skladovou evidenci,
• evidenci objednávek,
• fakturaci,
• nebo automatickou komunikaci se zákazníky.

Malé a začínající e-shopy tak mají většinu potřebných funkcí k běžnému chodu podnikání přímo v administraci e-shopu. Přesto narazí na limity, kvůli kterým si většina e-shopařů dřív nebo později pořizuje účetní program.

Účetní systém si k e-shopu podnikatelé pořizují, protože:

• potřebují vést daňovou evidenci, nebo účetnictví – v administraci e-shopu sice faktury dohledají, ale daňovou evidenci si bez účetního programu musí vést ručně, což je časově náročné – pokud navíc musí vést účetnictví, bez účetního programu se neobejdou,
• chtějí mít rychle a v pořádku dokumenty pro finanční úřad – v účetním programu vygenerují daňové přiznání, přiznání k DPH, souhrnná hlášení a další dokumenty pro úřady a mají jistotu, že jsou legislativně v pořádku,
• chtějí mít přehled v příjmech a nákladech – z e-shopu zjistí maximálně výnosy, zatímco v účetním systému mají o svých výsledcích podrobnější přehled a mohou snadněji činit strategická rozhodnutí,
• chtějí pokročilé skladové funkce – v účetním systému evidují u zboží více parametrů jako například expiraci a zároveň rychleji provedou inventury nebo nastaví různé cenové hladiny,
• mají zaměstnance – v účetním systému vedou evidenci zaměstnanců a automaticky zpracují mzdy.

Propojení nástrojů a volba výchozího systému

Jestliže pracujete v e-shopové administraci a zároveň v účetním systému, nástroje si co nejdříve propojte (například pomocí API, návod najdete u dodavatele).

Díky tomu si systémy budou data předávat automaticky a vy nebudete muset ručně přenášet údaje z jednoho systému do druhého. Pokud vám například do e-shopu přijde objednávka, automaticky se objeví v účetním systému, který ověří dostupnost zboží, zkontroluje platbu, vystaví fakturu, předá objednávku k vychystání a tak dále.

Tip: Pokud kromě e-shopu a účetního systému využíváte další nástroje (například fakturační aplikaci, skladový systém nebo CRM), propojte je také s účetním systémema vytvořte si ekosystém firemních nástrojů. Data se vám synchronizují napříč systémy a nebudete je muset přepisovat.

Jakmile e-shop s účetním systémem propojíte, musíte se rozhodnout, který z těchto programů se stane vaším výchozím systémem – tedy tím, ze kterého budete byznys primárně řídit a ve kterém budete sdružovat data. Obě varianty mají své výhody, které si nyní rozebereme a ukážeme na příkladu propojení e-shopu s účetním systémem Money S3.

Účetní program jako výchozí systém

V tomto případě řídíte svůj byznys z účetního systému Money S3 a evidujete v něm veškerá data a doklady, které pro své podnikání potřebujete. Do e-shopové platformy se přihlašujete jen výjimečně. V tomto případě účetní program funguje jako mozek, který vše řídí, a e-shop jako obličej, který prezentujete svým zákazníkům.

Produkty a skladové karty vkládáte přímo do Money S3, odkud se přenesou do e-shopu. V Money S3 tím pádem vyplníte údaje pro zákazníka, jako je:

• popisek,
• fotka,
• parametry,
• varianty (např. barvy, velikosti),
• cenové hladiny
• nebo počet dostupných kusů.

Zároveň vyplníte údaje, které evidujete pro vlastní potřeby jako například expiraci nebo šarži. Vždy po přidání nového produktu do Money S3 ho jedním tlačítkem zveřejníte na e-shopu.

Díky synchronizaci dat zákazník na e-shopu vidí, zda je zboží skladem a přesný počet kusů. Poté klasicky vytvoří objednávku, zvolí typ přepravy, platby a doplní kontaktní údaje. E-shop vytvořenou objednávku odešle do Money S3, kde ji systém zaeviduje, ale také: 

• zkontroluje skladovou dostupnost zboží,
• zkontroluje platbu,
• vytvoří fakturu a odešle ji zákazníkovi
• a objednávku předá na vyřízení do skladu.

Money S3 propojíte také s platebními bránami a bankami, ze kterých si systém stáhne výpisy o platbách a spáruje je s vytvořenými doklady. Takže pokud zákazník platí při převzetí, systém pošle objednávku rovnou na vyřízení. Jestliže zákazník platí kartou online nebo převodem, počká systém na spárování výpisu s objednávkou a až poté vám ji předá k vyřízení.

Jediné, o co se od vytvoření objednávky staráte vy, je fyzická příprava zboží na expedici podle pokynů z objednávky, kterou uvidíte v účetním programu. Jakmile objednávku přichystáte, změníte v účetním systému stav a program odešle informaci přepravní společnosti.

Během celého tohoto procesu vychystávání zboží Money S3 synchronizuje stav objednávky s e-shopem. Takže pokud je zákazník u vás registrovaný, vidí v e-shopu aktuální stav objednávky, aniž byste ho v e-shopu ručně měnili. Pokud to e-shopová platforma umožňuje, vloží účetní systém do e-shopu také fakturu, odkud si ji zákazník kdykoliv stáhne.

Z hlediska účetnictví a daňové evidence systém automaticky zaeviduje nebo zaúčtuje doklady, které během objednávek vznikají.

Hlavní výhody účetního programu jako výchozího systému:

• všechna data o svém byznysu najdete na jednom místě v účetním systému – objednávky, faktury, bankovní výpisy, skladové zásoby, produkty i obchodní výsledky,
• s výjimkou fyzické expedice probíhá celý proces vyřízení objednávky automaticky,
• systém automaticky synchronizuje data s e-shopem, takže má zákazník přehled o dostupnosti zboží i stavu objednávky.

Money S3 je účetní program, který se z velké části skládá z volitelných modulů. Ty představují funkce, které si zákazníci dokupují dle potřeby, aby měli v systému pouze ty funkce, které využijí. Pro výše popsané fungování jsou potřebné následující moduly:

• API – umožňuje propojení obou systémů,
• S3 Automatic – stará se o automatickou výměnu dat a dalších procesů, jako je například kontrola dostupnosti zboží,
• a E-shop konektor – umožňuje přenést mezi oběma nástroji více druhů dat jako například produktové obrázky, popisky nebo stavy objednávek.

E-shop jako výchozí systém

V tomto případě obsluhujete většinu procesů přímo z e-shopové platformy a do účetního systému se přihlašujete pouze kvůli daňové evidenci (nebo účetnictví) a případně skladovému hospodářství.

E-shopová platforma v tomto případě:

• eviduje příchozí objednávky,
• kontroluje dostupnost zboží,
• páruje platby,
• předává objednávky na vyřízení,
• vytváří a odesílá faktury zákazníkům,
• posílá zákazníkům notifikace o změně stavu objednávky,
• předává přichystané objednávky k expedici.

Konkrétní procesy se liší dle jednotlivých e-shopových platforem. Některé platformy tyto procesy odbaví automaticky, jiné vyžadují ruční zapojení.

Díky připojení ale stále platí, že e-shop automaticky odesílá faktury do účetního systému k zaevidování nebo zaúčtování (takže je nemusíte přepisovat ani exportovat a importovat). Poté si v účetním programu vygenerujete z dokladů účetní dokumenty jako například kontrolní hlášení nebo daňová přiznání.

Slabinou e-shopu je v tomto případě skladové hospodářství. Přestože e-shopové platformy základní skladové funkce mají, účetní program nabízí pokročilejší skladové funkce. Proto část e-shopů, která byznys spravuje v e-shopové administraci, stále vede sklad v účetním programu. Účetní programy například oproti e-shopům umožňují:

• evidovat více údajů na skladových kartách,
• evidenci více stavů zásob,
• vést více skladů.

Pokud většinu byznysu řídíte v e-shopové administraci a v Money S3 vedete jen účetnictví a skladové zásoby, tak integrace při vyřizování objednávek funguje následovně:

• z e-shopu se do Money S3 v pravidelných intervalech stahují faktury,
• na základě těch se vytvoří výdejky zásob ze skladu
• a poté se zásoby v Money S3 a e-shopu se synchronizují.

Hlavní výhody e-shopu jako výchozího systému:

• vaše účetní má v Money S3 k dispozici všechny podklady pro tvorbu účetnictví a vy se můžete soustředit primárně na obsluhu e-shopu,
• pokud využíváte specializovaný e-shop s pokročilými funkcemi, můžete v něm pracovat bez překlikávání mezi dvěma systémy.

Ukážeme vám, jak to funguje v praxi

Pokud chcete na vlastní oči vidět, jak propojení účetního programu s e-shopem funguje, a případně se doptat na podrobnosti, rezervujte si u nás bezplatnou ukázku. Za 30 minut vám propojení Money S3 s e-shopem ukážeme a budete mít jasno.