Evidence docházky v účetním programu

Vést evidenci pracovní doby zaměstnavatelům nakazuje § 96 zákoníku práce. Říká, že musíte evidovat údaje o:

• odpracované směně,
• odpracované práci přesčas,
• odpracované noční práci,
• odpracované době v době pracovní pohotovosti,
• pracovní pohotovosti, kterou zaměstnanec držel.

Jak dlouho archivovat evidenci pracovní doby

Evidenci pracovní doby musíte také archivovat. Názory na to, jaká je minimální doba archivace těchto dokladů, se však rozcházejí – a to i mezi právníky. V různých zdrojích se proto setkáte s termíny:

• 3 roky,
• 10 let,
• 30 let,
• 45 let.

Poslední zmíněná lhůta vychází z § 35a zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, který výslovně uvádí záznamy o evidenci pracovní doby. Proto doporučujeme držet se raději tohoto termínu.

Co je evidence docházky

Evidence pracovní doby ale zaznamenává pouze celkový počet odpracovaných hodin a přesčasy. Nezjistíte z ní například:

• kolik času zaměstnanec strávil na home office,
• kdy je reálně ve firmě,
• kdy je na obědě,
• kdy byl na dovolené
• nebo jak dlouho byl na služební cestě.

Evidence docházky vám takové informace dá. Zaznamenává totiž konkrétní časy, kdy je zaměstnanec na pracovišti, u lékaře nebo například pracuje z domu.

Pomůže vám tak odhalit pracovní návyky zaměstnanců nebo případné problémy s docházkou.

Údaje využijete například ke zefektivnění práce nebo jako podklad pro výpočet mezd.

Jak se liší evidence docházky od evidence pracovní doby?

Zatímco evidence pracovní doby je povinná, evidenci docházky zaměstnanců vést nemusíte. Přesto se vám to vyplatí. Poskytne vám totiž informace, které využijete při:

• řízení firmy,
• plánování kapacit,
• automatickém výpočtu mezd,
• stanovení pevné pracovní doby
• nebo při rozhodování o omezení či rozšíření práce na home office.

Umožní vám tak zefektivnit řadu firemních procesů.

Jak vypadá evidence docházky zaměstnanců v praxi

Jakým způsobem evidenci docházky povedete, je jen na vás. Přesně stanovená podoba neexistuje.

Můžete tedy zvolit:

• ruční zapisování docházky do sešitu – takový postup je ale hodně nepraktický, zdlouhavý a hrozí, že ho řada zaměstnanců nebude zcela dodržovat.
• evidenci docházky v Excelu – oproti předchozí variantě je to sice modernější řešení, přesto je ruční vyplňování políček v Excelu stále zbytečně komplikované a neumožňuje například automatické přenášení dat do účetního programu;
• evidenci pomocí čipů a karet – „moderní píchačky“, které umožňují zaměstnancům sledovat čas strávený ve firmě a mimo ni tím, že přiloží čip ke čtečce (případně doplní další potřebné údaje) – nedokáže ale plně zohlednit například práci na home office;
• software pro evidenci docházky online – dá vám nejpřesnější údaje o docházce zaměstnanců, a navíc je uživatelsky přívětivý – stačí pár kliknutí myší a software získá přesné údaje.

Proč se vyplatí evidence docházky online

Je pravda, že pro zaměstnance bývá nejjednodušší přiložit čip ke čtečce a dál se o nic nestarat. Jenže při práci na home office nebo při pracovních cestách takovou možnost nemáte.

Proto je pro řadu firem výhodnější využít software, který umožňuje evidenci docházky online.

S jeho pomocí se zaměstnanci ke svému účtu přihlásí odkudkoliv. A pak už jen u svého jména nastaví odpovídající aktivitu. Kdykoliv ji přitom mohou změnit tak, aby záznamy odpovídaly skutečnosti.

Programy pro evidenci docházky se dokážou přizpůsobit různým firmám a jejich potřebám. A navíc je propojíte i s účetním softwarem – například s Money S3.

Jak evidovat docházku v účetním programu

Právě propojení evidence docházky zaměstnanců a účetního softwaru vám výrazně zefektivní práci. Účetní program totiž dokáže přebírat údaje z docházky a podle nich sledovat odpracovanou dobu nebo například sestavit mzdy.

V Money S3 stačí mít aktivní modul Mzdy a personalistika a přes obecné XML rozhraní napojit libovolný docházkový systém. Toto propojení umožní oběma programům off-line komunikaci a přenášení dat do Money S3.

Takto naimportujete údaje o:

• nepřítomnosti,
• fondu pracovní doby,
• odpracované době
• a počtu odpracovaných hodin mzdových příplatků.

Program při importu danému zaměstnanci založí novou mzdu, doplní údaje z docházkového systému, přepočte závislé hodnoty a mzdu uloží. A to všechno automaticky, rychle a bez rizika chyb.

Účetní program Money S3 tak mzdovým účetním usnadní práci a ušetří spoustu času, který můžou věnovat jiné agendě. Navíc ho vyzkoušíte zdarma. Program ve verzi Start můžete používat po neomezeně dlouhou dobu, limitováni jste pouze počtem vystavených dokladů.