Zpracování mezd je povinností každého zaměstnavatele a zahrnuje celou řadu administrativních a legislativních kroků. Než je výplata zaměstnanci odeslána na účet, musí být správně vypočtena, zdaněna a doložena odpovídajícími výkazy. Každý krok mzdové agendy musí odpovídat platným zákonům, jinak hrozí pokuty, právní komplikace a nespokojenost zaměstnanců.
Tento článek vás provede celým procesem krok za krokem – od registrace zaměstnavatele, přes výpočet mezd až po jejich výplatu a možnosti automatizace mzdové agendy.
Pro koho je článek určen?
- Podnikatelé, kteří zaměstnávají první pracovníky.
- Firmy, které přebírají mzdovou agendu do vlastní režie.
- Účetní kanceláře, které chtějí získat přehled o nejlepších postupech.
Ing. Monika Vítková je jednatelkou brněnské účetní kanceláře Movitax s více než 20letou praxí v oblasti účetnictví a mzdové agendy.
Movitax poskytuje komplexní účetní služby malým a středním podnikům, neziskovým organizacím i dalším typům společností. Dnes spravuje účetnictví pro přibližně 120 klientů. Individuální přístup ke klientům, důraz na legislativní správnost a hledání efektivních řešení jsou hodnoty, na kterých Movitax staví svůj úspěch.
Co se v článku dozvíte?
Začínáme se zpracováním mezd
Prvním krokem je registrace zaměstnavatele
Každý podnikatel nebo firma, která se rozhodne přijmout zaměstnance, musí nejprve projít několika administrativními kroky, které zajistí správné odvody daní a pojištění.
- Registrace u zdravotních pojišťoven – Zaměstnavatel se musí přihlásit u každé zdravotní pojišťovny, ve které jsou jeho zaměstnanci pojištěni.
- Registrace u ČSSZ – Povinnost přihlásit se jako zaměstnavatel na příslušné pobočce České správy sociálního zabezpečení dle sídla firmy.
- Povinné pojištění zaměstnavatele – Pojištění odpovědnosti za škodu při pracovních úrazech a nemocech z povolání.
- Registrace na finančním úřadě – Zaměstnavatel musí být evidován pro odvody zálohové a srážkové daně ze mzdy zaměstnanců.
Podle Moniky Vítkové z účetní kanceláře Movitax by si měl každý zaměstnavatel zkontrolovat, zda má všechny registrace v pořádku: „Přestože se jedná o základní povinnost, při přebírání mzdové agendy vždy prověřujeme, zda jsou všechny registrace správně provedené. Stává se, že zaměstnavatelé na některé z nich zapomenou nebo je nesplní správně. Chyby v registraci pak mohou vést ke zpoždění odvodů a finančním sankcím.“
3 povinnosti, na které nezapomenout při nástupu zaměstnance
Před nástupem zaměstnance je nezbytné zajistit správné vypracování dokumentace, která je klíčová pro správné zpracování mezd.
1. Pracovní smlouva a mzdový výměr
Druh pracovní smlouvy určuje způsob zpracování mezd zejména z hlediska odvodů a daní. Mzdový výměr jako samostatně podepsaná příloha smlouvy umožňuje flexibilní změny mzdy bez nutnosti úpravy hlavní pracovní smlouvy.
2. Osobní údaje zaměstnance
Mezi klíčové informace, které je nutné získat od zaměstnance, patří číslo bankovního účtu pro výplatu mzdy, zdravotní pojišťovna, u které je zaměstnanec pojištěn, informace o případných exekucích nebo uplatnění daňových slev.
Návod: Jak na správnou evidenci dat zaměstnanců
3. Přihlášení zaměstnance na úřady
Každého zaměstnance je třeba přihlásit do zdravotní pojišťovny a České správy sociálního zabezpečení (ČSSZ) do 8 dnů od jeho nástupu.
Monika Vítková popisuje, jak zajišťuje správnou evidenci zaměstnanců ve své praxi:
„Všechny údaje o zaměstnanci ukládám do Karty zaměstnance v Money S3, kde mám přehledně uložené důležité informace a mohu je kdykoliv editovat při potřebě změn. Pokud získám všechny potřebné informace správně hned na začátku, nevzniknou při dalším zpracování mezd komplikace, jako je špatný výpočet kvůli chybnému uplatnění daňové slevy.“
Na základě zkušeností proto účetní kancelář Movitax svým klientům zasílá předem připravený formulář s přesným seznamem požadovaných údajů. Karta zaměstnance by měla obsahovat:
- Typ pracovního poměru (hlavní, dohoda, částečný úvazek).
- Platové podmínky včetně benefitů a příplatků.
- Zákonné povinnosti spojené se zaměstnancem (např. odvody, exekuce, daňové úlevy).
Chcete mít všechny důležité údaje o zaměstnanci na jednom místě a předejít chybám při zpracování mezd? Stáhněte si formulář pro evidenci zaměstnance, který vám pomůže získat kompletní podklady pro přihlášení zaměstnance na úřady, nastavení správných daňových úlev a výpočet mzdy bez komplikací.
Jaké podklady potřebujeme pro výpočet mzdy
Aby bylo možné mzdu vypočítat správně a v souladu s legislativou, je nutné získat o zaměstnanci kompletní údaje.
1. Docházka a pracovní doba
Správné vykázání odpracovaných hodin je základním předpokladem pro výpočet mzdy. Zaměstnavatel musí evidovat:
- Celkový počet odpracovaných hodin – včetně případných přesčasů.
- Neodpracovanou dobu – dovolená, pracovní neschopnost (PN), ošetřování člena rodiny (OČR), sick days.
- Druh směn – denní, noční, víkendové.
2. Příplatky ke mzdě
Ne všichni zaměstnanci pobírají pouze základní mzdu. Mnozí mají nárok na různé příplatky, které je nutné správně vypočítat:
- přesčasy,
- příplatky za práci o víkendu nebo ve svátek,
- noční směny,
- individuální benefity.
3. Stravné a zaměstnanecké benefity
Kromě mzdy zaměstnavatelé často poskytují i další výhody, které je nutné zahrnout do mzdového výpočtu:
- Stravné – příspěvky na obědy nebo stravenky.
- Firemní benefity – například příspěvky na sport, kulturu nebo vzdělávání.
- Služební vozidlo pro soukromé účely – pokud zaměstnanec používá firemní auto i pro osobní potřeby, je nutné tuto výhodu zdanit (typicky 1 % z ceny vozidla).
4. Exekuce a další srážky ze mzdy
Pokud má zaměstnanec exekuci nebo jiné srážky, je zaměstnavatel povinen je zohlednit a pravidelně odvádět příslušným institucím. Mezi nejčastější srážky patří:
- Exekuční srážky – například výživné nebo dluhy na daních.
- Příspěvky na důchodové spoření – dobrovolné příspěvky na penzijní připojištění.
- Srážky za firemní služby využité pro soukromé účely – například zaměstnanecké půjčky nebo využívání firemních benefitů nad rámec stanovených limitů.
„Exekuce a další srážky ze mzdy patří mezi nejčastější oblasti, kde dochází k chybám. Pro nás jako účetní kancelář je klíčové, aby nám zaměstnavatel poskytl veškeré potřebné informace včas. Ani při interním zpracování mezd však nemusí být tento proces jednoduchý – je nezbytné mít kompletní a správně doložené podklady, aby nedošlo k opomenutí povinných srážek nebo chybám v jejich výpočtu,“ říká Monika Vítková.
Exekuční srážky, příspěvky na spoření nebo jiné odpočty musí být správně zaevidovány už při nástupu zaměstnance. Právě tato prvotní evidence je krok nula, který musí zvládnout jak zaměstnavatelé, tak účetní kanceláře, aby se vyhnuli chybám a následným opravám. Stáhněte si náš formulář pro evidenci zaměstnance, který vám pomůže získat všechny potřebné informace předem a zajistit tak bezchybné zpracování mezd.
Jak na výplatu mezd, povinné odvody a výplatní pásky
Výpočtem mezd proces nekončí, následuje odesílání povinných plateb i distribuce výplatních pásek. Tyto úkony mohou při manuálním zpracování zabrat účetním spoustu času, avšak je možné je automatizovat pomocí účetního programu, jako je například Money S3.
Jaké platby musíte odvést?
Po zpracování mezd je nutné včas uhradit:
- čisté mzdy zaměstnancům,
- odvody na sociální pojištění,
- odvody na zdravotní pojištění,
- zálohy na daň z příjmu.
Důležité termíny, které je třeba dodržet
- Do 20. dne následujícího měsíce – splatnost odvodů na sociální a zdravotní pojištění a záloh na daň z příjmů.
- Výplatní termín – mzdy musí být vyplaceny podle dohody v pracovní smlouvě, pokud termín připadne na víkend nebo svátek, je nutné je odeslat předem.
Monika Vítková upozorňuje, že opožděné odvody mohou způsobit vážné problémy:
„Pokud zaměstnavatel neodvede odvody včas, může čelit sankcím ze strany sociální správy i zdravotních pojišťoven. V praxi se setkáváme s tím, že firmy zapomínají na odvody za sezónní pracovníky nebo brigádníky, což vede k nepříjemným pokutám.“
Proto je vhodné nastavit si v mzdovém programu automatické připomínky na podání hlášení a úhradu odvodů. V Money S3 lze využít funkci automatických výkazů, která minimalizuje riziko opomenutí důležitých termínů.
Automatizujte platební příkazy
Ruční zadávání mezd do bankovních systémů je nejen zdlouhavé, ale i náchylné k chybám. Automatizované platby zajistí, že mzdy budou odeslány včas a správně.
Například účetní software Money S3 nabízí možnost generování hromadných platebních příkazů:
- Přímé napojení na banky (KB, Raiffeisen, Fio banka a další).
- Možnost naplánování plateb předem podle výplatního termínu.
- Možnost personalizovaného nastavení identifikačních údajů platby.
„Platební příkazy můžeme našim klientům přímo hromadně odeslat do jejich bankovnictví, kde je zkontrolují a autorizují. Některým firmám posíláme vygenerované PDF s QR kódy a platby si do bankovnictví zadávají sami. V každém případě to šetří spoustu času nám i firmám, nemluvě o tom, že se takto vyhneme chybám,“ říká Monika Vítková.
TIP: Co ještě umožňuje automatizace rutinních úkolů v Money S3?
Připravte výplatní pásky digitálně
Každý zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnancům výplatní pásku. Manuální tisk a distribuce však mohou být časově náročné a neekologické. Digitální výplatní lístek nabízejí moderní alternativu, která přináší více komfortu pro účetní i zaměstnance.
Digitální výplatní lístky je možné připravit i v systému Money S3:
- Okamžité doručení zaměstnancům bez nutnosti tisku.
- Bezpečné uložení a snadný přístup k historickým údajům.
- Obsahují všechny zákonně povinné údaje i možnost personalizace.
- Ochranu osobních údajů pomocí šifrování a zabezpečeného přístupu přes unikátní heslo každého zaměstnance.
S modulem Mzdy a Personalistiky PLUS můžete hromadně generovat nejen výplatnice, ale také mzdy nebo zadávat nepřítomnosti, odměny i srážky.
Co si pohlídat na konci roku?
Konec roku přináší zaměstnavatelům řadu administrativních povinností, které přímo ovlivňují výpočet mezd v následujícím roce. Nesprávně nastavené daňové úlevy, neaktuální údaje zaměstnanců nebo chyby v evidenci mohou vést k chybným výpočtům mezd, neoprávněnému čerpání daňových bonusů nebo zpožděným platbám.
„Každoročně se setkáváme s tím, že firmy tyto úkony neřeší systematicky. Výsledkem jsou opravy výplat, chyby v daňových přiznáních a zdlouhavé korekce odvodů,“ upozorňuje Monika Vítková.
Na začátku nového účetního roku se zaměstnavatelé zaměřují na:
- Žádosti o roční zúčtování daně za předchozí rok – zaměstnanci mohou požádat do poloviny února.
- Prohlášení k dani z příjmů (tzv. Růžový formulář) – zaměstnanci jej musí podepsat do ledna, pokud chtějí uplatňovat nezdanitelné části základu daně a daňové bonusy.
- Kontrolu aktuálnosti údajů o zaměstnancích – je nutné ověřit změnu zdravotní pojišťovny, rodinný stav a nezaopatřené děti (ovlivňuje daňové úlevy), nové exekuční srážky.
„Jedním z častých problémů je, že zaměstnanci zapomenou oznámit, že jejich dítě dosáhlo věku 26 let. Stále si uplatňují daňový bonus, na který už nemají nárok, a následně musí rozdíl zpětně doplácet. Pro účetní to znamená složité zpětné přepočty,“ vysvětluje Monika Vítková.
„Další typickou situací je, že zaměstnanci, zejména dohodáři či brigádníci, podepíší prohlášení k dani z příjmů u více zaměstnavatelů. Doporučuji, aby si to mzdoví účetní zkontrolovali u ČSSZ hned na začátku roku,“ dodává účetní s 25letou praxí.
Všechny tyto administrativní kroky lze v Money S3 jednoduše zpracovat digitálně. Žádosti o roční zúčtování daně i prohlášení k dani můžete evidovat a vyplnit přímo v účetním systému, odkud je následně elektronicky odešlete na příslušné úřady.
Tyto dokumenty se zároveň automaticky propisují do výpočtů mezd a slouží jako podklady pro správné zpracování daňového přiznání. Díky tomu odpadá ruční kontrola, minimalizují se chyby a celý proces ročního uzávěrkového období je rychlejší a přehlednější.
Nejčastější chyby při zpracování mezd a jak jim předejít s Money S3
Chyby v mzdové agendě mohou způsobit nesprávné výpočty, pokuty od úřadů nebo zpožděné výplaty zaměstnancům. Nejčastěji vznikají při registraci zaměstnanců, měsíčním výpočtu mezd a odvodech.
Moderní mzdové softwary, třeba Money S3, dokáží tyto problémy eliminovat díky automatizovaným kontrolám a systémovým upozorněním.
1. Chyby při přihlašování zaměstnanců
„Mezi nejčastější chyby patří opožděná registrace zaměstnavatele, pozdní přihlášení zaměstnance, které má lhůtu 8 dnů od nástupu, nebo zadání chybných údajů, což se později projeví v chybách ve mzdě,“ upozorňuje Monika Vítková a dodává příklad z praxe:
„Setkali jsme se s případem, kdy firma omylem přihlásila dohodáře jako zaměstnance v hlavním pracovním poměru. Následné opravy a přepočítání mezd jsou i s tím nejjednodušším mzdovým programem složité a zdlouhavé.“
Jak pomáhá Money S3?
- Automatizovaná evidence zaměstnanců – všechny potřebné údaje se ukládají do Karty zaměstnance, kde je lze snadno ověřit a aktualizovat.
- Automatické generování přihlášek a odhlášek – systém vytvoří správné dokumenty pro pojišťovny a finanční úřad.
- Kontrola duplicit a chybějících údajů – software upozorní na neúplné nebo nesprávné údaje ještě před jejich odesláním.
Chyby v registračních údajích nebo opožděné přihlášení mohou vést k problémům s odvody a následným opravám mezd. Abychom zaměstnavatelům i účetním kancelářím usnadnili tento proces, připravili jsme praktický formulář pro evidenci zaměstnance. Díky němu získáte všechny potřebné informace hned na začátku a zajistíte si správné vyplnění přihlášek na úřady i přesný výpočet mezd bez zbytečných korekcí.
2. Chyby při měsíčním výpočtu mezd
„Chyby nastávají především tehdy, pokud jsou nesprávně nastaveny vstupní faktory, nebo zaměstnavatel nedodá správné podklady. To pak vede ke špatně nastaveným daňovým úlevám, nezapočítaným příplatkům či nesprávným srážkám ze mzdy,“ vysvětluje jednatelka účetní kanceláře Movitax.
Aby účetní kanceláře i firmy získaly od zaměstnanců všechny důležité informace hned na začátku, připravili jsme praktický formulář pro evidenci zaměstnance ke stažení zdarma. Pomůže vám shromáždit kompletní podklady pro výpočet mzdy, daňové úlevy i srážky bez rizika chyb a následných oprav.
„Pokud máme správné podklady, s Money S3 se o správnost výpočtů bát nemusím. Mám ale jednu zásadu, a tou je, že mzdy nikdy nezačínáme zpracovávat, dokud klient nedodá všechny potřebné podklady. Kdyby zaměstnanec nastoupil na OČR poslední den v měsíci, mohlo by se stát, že to zpětně zapomeneme zachytit,“ říká Monika Vítková a doplňuje další tip pro účetní kanceláře:
„Na co si také dávám pozor, je, aby všechny podklady byly v e-mailu. Nikdy je nepřijímám telefonicky. Vyhnete se tak dohadům s klientem, protože máte vše černé na bílém a v případě chyb si to můžete ověřit.“
Jak pomáhá Money S3?
- Automatický výpočet příplatků a daňových úlev – systém automaticky započítává všechny příplatky, daňové úlevy a bonusy podle platné legislativy.
- Kontrola a evidence exekučních srážek – Money S3 sleduje exekuce a automaticky provádí srážky v souladu se zákonem.
- Výpočet mzdy na základě docházky – napojení na docházkový systém umožňuje přesný přepočet pracovního času a přesčasů.
Rychlý přehled: Jak na účtování mezd v praxi?
3. Chyby při odvodech a výplatách
Nejčastějšími problémy při výpočtech odvodů a výplatě mezd jsou opožděné odeslání odvodů, nesprávně vypočítané pojistné nebo pozdě odeslaná výplata.
„Kromě hrozících pokut ze strany státních orgánů mohou zaměstnavatelé poškodit i své zaměstnance. Ti skutečně potřebují mít výplaty na účtu včas, například kvůli hypotékám. S Money S3 je zpracování mezd velmi rychlé a přímé napojení na banky zajistí, že firmy odesílají výplaty skutečně včas,“ konstatuje Monika Vítková z brněnského Movitaxu.
Jak pomáhá Money S3?
- Automatické generování výkazů – systém připraví výkazy pro pojišťovny a finanční správu a umožní jejich elektronické odeslání.
- Hromadné platební příkazy – mzdy je možné jedním kliknutím odeslat do banky ke zpracování.
- Připomínky termínů – software upozorní na blížící se splatnosti odvodů a výplat.
Ukážeme vám, jak to můžete dělat v Money S3
Chcete předejít chybám a zpracovávat mzdy jednoduše a přesně?
Správné nastavení mzdové agendy je klíčové pro bezproblémový chod firmy. Automatizace procesů, kontrolní mechanismy a včasné výpočty eliminují chyby a šetří čas.
Vyzkoušejte Money S3 Start – bezplatnou verzi mzdového a účetního softwaru, která vám usnadní zpracování mezd a pomůže předejít administrativním chybám.
Byly informace v článku užitečné?
Hodnocení pouze pro uživatele našeho blogu.
Ano
Ne
