Nejprve ujasnění: v praxi se často zaměňují účetní a daňové doklady. 

• Účetní doklady jsou všechny doklady, které uplatníte v účetnictví.
• Ve chvíli, kdy jste plátci DPH, všechny tyto doklady (např. faktury, paragony) jsou zároveň daňovými doklady. A vy v nich musíte oproti neplátcům DPH uvádět navíc informace o výši nebo sazbě daně.

Kdo má povinnost vystavit daňový doklad?

Tuto povinnost mají všichni plátci DPH. Jejich náležitosti upravuje zákon o dani z přidané hodnoty (č. 235/2004 Sb.). Plátcem DPH se stáváte buď dobrovolně nebo nejčastěji automaticky po překročení obratu 2 miliony korun.

Kdy musím vystavit daňový doklad?

Ve chvíli, kdy jste plátcem DPH, musíte vystavit daňový doklad, když:

• dodáváte zboží nebo poskytujete služby plátci DPH,
• posíláte zboží v rámci ČR,
• dodáváte zboží do jiného státu v rámci EU,
• nebo přijmete platbu.

Typy daňových dokladů

Nejčastěji používané typy daňových dokladů jsou:

1. Zjednodušený daňový doklad, známý jako paragon: vystavuje se při platbě do 10 000 Kč.
2. Běžný daňový doklad – vystavuje se ve všech ostatních případech.
3. Souhrnný daňový doklad – vystavuje se v případě jednoho nebo více zdanitelných plnění, které plátce uskutečňuje pro stejnou osobu v rámci kalendářního měsíce.

Náležitosti daňového dokladu

Daňový doklad musí ze zákona obsahovat tyto údaje:

• označení kupujícího: název firmy nebo jméno fyzické osoby, popř. dodatek ke jménu (např. ..a synové, ..truhlářství) a sídlo,
• označení prodávajícího: název firmy nebo jméno fyzické osoby, popř. dodatek ke jménu a sídlo,
• DIČ prodávajícího, pokud je plátcem DPH,
• evidenční číslo daňového dokladu,
• datum vystavení faktury,
• v případě, že se liší od data vystavení, uvádějte i datum uskutečnění zdanitelného plnění – tj. většinou datum dodání zboží, služby nebo přijetí platby,
• rozsah (pokud je znám) a předmět plnění – tj. název zboží nebo služby,
• cenu za jednotku bez DPH,
• základ daně,
• sazbu daně,
• výši daně.

Daňový doklad může mít listinnou (např. vytisknutá účtenka) i elektronickou podobu. Za správnost údajů na daňovém dokladu je vždy zodpovědná osoba, která doklad vystavila.

Razítko ani podpis daňový doklad obsahovat nemusí. 

Zjednodušený daňový doklad

Se zjednodušeným daňovým dokladem se nejčastěji setkáte pod názvem paragon. Musí obsahovat tyto náležitosti:

• označení prodávajícího: název firmy nebo jméno fyzické osoby, popř. dodatek ke jménu a sídlo,
• DIČ prodávajícího,
• evidenční číslo dokladu,
• rozsah (pokud je znám) a předmět plnění – tj. název zboží nebo služby,
• datum vystavení faktury,
• v případě, že se liší od data vystavení, uvádějte i datum uskutečnění zdanitelného plnění – tj. většinou datum dodání zboží, služby nebo přijetí platby,
• cena celkem (vč. DPH),
• sazbu daně.

TIP: Předání dokladů účetní firmě za pár vteřin – to zvládne účetní program Money S3. Podívejte se na jeho moduly Účetní centrála a účetní klient. Vyhnete se ručnímu přepisování dokumentů a zbytečným chybám v účetnictví.

Jak je to s archivací u daňových dokladů

Archivace účetních dokladů má svá pravidla stanovená zákonem. Daňové doklady musíte dle zákona o DPH skladovat 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. V případě, že máte sídlo nebo provozovnu v České republice, musíte doklady skladovat také zde – pokud k nim ovšem nemáte nepřetržitý dálkový přístup.

Elektronickou archivaci dokladů vám usnadní modul Inbox. Funguje jako centrální e-mailová schránka určená pro sběr všech přijatých dokumentů. Všechny doklady tak máte na jednom místě, na pár kliků dohledáte, co potřebujete a nemusíte nic skladovat v šanonech.