Evidence a řízení zásob v účetním programu pro malé a střední firmy

Skladovou evidenci můžete vést i v papírové podobě nebo například v Excelu. Obě varianty jsou ale poměrně nepraktické.

Při ručním přepisování údajů na papíře či v počítači totiž roste riziko, že uděláte chybu. A čím víc dokladů takto připravujete, tím je toto nebezpečí vyšší.

Účetní systém přitom dokáže řadu úkonů zautomatizovat. Díky tomu klesá i riziko chyb.

Přečtěte si, kdy přejít na elektronické skladové hospodářství.

Jaké zásoby můžete vést ve skladové evidenci

Abyste dokázali skladovou evidenci vést opravdu správně, musíte vědět, co všechno smíte mezi zásoby počítat. Podle vyhlášky č. 500/2002 Sb. mezi ně patří:

• materiál,
• zboží,
• nedokončená výroba,
• polotovary vlastní výroby,
• výrobky,
• mladá a ostatní zvířata a jejich skupiny,
• poskytnuté zálohy a závdavky na zásoby.

Zásoby potřebujete zároveň ocenit, a to vstupní cenou při jejich pořízení. Můžete využít:

• pořizovací cenu,
• ocenění prostřednictvím vlastních nákladů
• nebo reprodukční pořizovací cenu.

Oceňování zásob musíte provést také při vyskladnění. Opět máte na výběr z několika postupů.

Konkrétně je to ocenění:

• historickou vstupní cenou,
• metodou FIFO,
• váženým aritmetickým průměrem proměnlivým nebo periodickým
• či pevnou skladovou cenou.

Co řeší skladová evidence

Skladová evidence vám pomůže, abyste měli vždy přehled o stavu svých zásob. Najdete v ní informace o:

• počátečním a konečném stavu,
• přírůstcích a úbytcích,
• nákupech a prodejích.

Zásoby jsou přitom zapsané jak v příslušných měrných jednotkách, tak pomocí ceny.

Kromě toho vám skladová evidence:

• usnadní inventarizaci majetku,
• upozorní vás na expiraci zboží
• a pomůže při kontrole ze strany finančního úřadu – využijete ji totiž jako podklad k prokázání stavu zásob.

Co je řízení zásob

S vedením skladové evidence úzce souvisí řízení zásob. Je to komplexní proces, který vám pomáhá v praxi využít údaje, které vám dává evidence.

Cílem řízení je efektivní spravování zásob ve firmě. Tak, abyste jich měli vždy dostatek a zároveň se vyhnuli příliš vysokým nákladům na jejich skladování.

Díky historickému pohledu na vývoj poptávky a stavu zásob dokážete lépe předvídat budoucí zájem o své služby či produkty. A dostatečně se zásobit materiálem či zbožím.

Kromě toho vám řízení zásob pomůže také s:

• organizací skladu,
• sledováním pohybu zboží
• nebo správou dodavatelského řetězce – od výroby či nákupu surovin až po dodání zákazníkovi.

Kdo musí vést skladovou evidenci

Skladovou evidenci zásob musí mít ze zákona:

• firmy a podnikatelé, kteří vedou účetnictví;
• OSVČ, kteří vedou daňovou evidenci a zároveň pořizují zásoby.

Pokud jako OSVČ ke své činnosti zásoby nepotřebujete, skladovou evidenci vést nemusíte. Týká se to například fotografů, masérů a podobných služeb.

V praxi to znamená, že skladovou evidenci zásob musí mít jak drobní živnostníci, tak malé, střední a velké firmy. Zatímco u právnických osob je to povinnost vždy (právnické osoby totiž musí vést účetnictví, a tím pádem také skladovou evidenci), u fyzických osob hraje významnou roli obor podnikání.

Obory, které potřebují skladovou evidenci

Z předchozí pasáže vyplývá, že skladovou evidenci potřebují prakticky všichni podnikatelé, kteří pracují se zásobami. Výjimkou jsou pouze OSVČ, kteří využívají výdajový paušál nebo paušální daň.

Bez skladové evidence se tedy neobejdou:

• kamenné obchody a e-shopy – musí evidovat zboží, které následně prodávají;
• truhláři – potřebují evidovat materiál, který skladují a využívají ke své práci – platí to i pro další řemeslníky, kteří skladují materiál, polotovary, nedokončené či hotové výrobky;
• výrobní firmy – podobně jako živnostníci musí evidovat materiál, polotovary i nedokončené a hotové výrobky;
• farmy a zemědělské podniky – mají povinnost evidovat zvířata,
• logistické společnosti – potřebují mít přehled o doručovaném zboží,
• restaurace, kavárny, cukrárny a podobné podniky – evidují suroviny, které používají;
• lékárny – musejí evidovat zboží i suroviny, které využívají k výrobě léčiv;
• a další podniky, které skladují materiál, suroviny, zboží a další zásoby.

Pokud patříte do kterékoliv ze zmíněných skupin, rozhodně na skladovou evidenci nezapomínejte. Jinak vám hrozí pokuta od finančního úřadu.

Jak vést skladovou evidenci

Jak už jsme zmínili v úvodu, skladovou evidenci můžete vést i v papírové podobě nebo vše řešit pomocí Excelu a podobných programů. Nejpraktičtější je však zvolit účetní program obsahující skladovou evidenci. Zrychlí vám totiž práci, a navíc sníží riziko chyb.

Do skladových karet totiž potřebujete zadat různé údaje. Typicky je to:

• číslo dokladu,
• označení zásoby (její název),
• výrobní číslo,
• datum naskladnění či vyskladnění,
• způsob naskladnění a důvod vyskladnění zásob,
• počet kusů,
• měrná jednotka,
• cena
• či fotografie.

Účetní software přitom do navazujících dokladů řadu informací doplní automaticky.

Navíc máte k dispozici i účetní a skladové programy, které nabízejí bezplatnou verzi – jako například Money S3. Nemusíte se tak bát příliš vysokých nákladů.

Jak vést skladovou evidenci v Money S3

V účetním programu Money S3 vám se skladovou evidencí pomůže modul Skladové hospodářství a objednávky. Díky 5 typům skladových dokladů pokryje potřeby malého e-shopu i středně velkého skladu.

Mimo jiné umí:

• přiřadit ke každé skladové kartě až 10 cenových hladin a zohlednit tak slevy pro jednotlivé klienty,
• automaticky upřednostňovat vydávání zboží s blížící se expirací,
• srovnat výsledky inventury s evidencí zásob a automaticky vyhodnotit rozdíly,
• připravit přehledné reporty a analýzy,
• nebo propojit sklad s e-shopem a zajistit tak, že budou v e-shopu vždy správné informace o stavu zásob.

Díky účetnímu programu Money S3 si se skladovou evidencí snadno poradíte a ušetříte si spoustu práce i času. Navíc si ho vyzkoušíte zdarma. Program ve verzi Start můžete používat po neomezeně dlouhou dobu, limitováni jste pouze počtem vystavených dokladů.