Jak funguje automatizace účetnictví, se kterou ušetříte desítky hodin měsíčně

Zjednodušte si čištění salda a ušetřete až tři pracovní dny měsíčně

Jednou z opakujících se účetních operací je čištění salda. Účetní kontroluje, zda je rozdíl dvou účtů v rovnováze, nebo jestli zbývá nedoplatek či přeplatek.

Čištění salda zabírá až tři pracovní dny měsíčně. Tato činnost jde naštěstí zjednodušit a zrychlit pomocí účetního programu. V Money S3 to například zvládnete pomocí modulu Účetní analýzy. V něm si spárujete doklady a v exportu si vyjedete aktuální saldo. Pro přehlednost si pak seřadíte doklady podle čísla účtu, IČ nebo párovacího symbolu.

Je to výrazně rychlejší než si tisknout jednotlivé doklady a ručně je procházet.

Výměna dat mezi účetním a fakturačním software

Pokud společně s účetním programem využíváte ještě fakturační aplikaci (například iDoklad), pomocí modulu S3 Automatic je propojíte a usnadníte si tak práci.

Programy si díky tomuto řešení automaticky vyměňují data. Vy pak můžete průběžně zpracovávat účetnictví firmy, pracovat s fakturami, dobropisy, prodejkami, adresními kartami i ceníkovými položkami nebo pravidelně čistit saldo.

Už se nestane, že by někdo zapomněl předat účetní podklady či zaslal report nutný pro dokončení účetních výkazů. Výměna dat probíhá automatizovaně.

Posíláte každý měsíc stejné faktury? Software to udělá za vás

Častou rutinní činností je vystavování stejných faktur každý měsíc – například za pronájem, energie či paušální služby. Účetní program to přitom může dělat za vás.

V Money S3 si prostřednictvím modulu Periodická a hromadná fakturace vytvoříte vzor například podle dříve vystavené faktury. Do vzoru se překopíruje částka, variabilní symbol, číslo účtu, adresa příjemce a vy si nastavíte, který den v měsíci se má nová faktura automaticky vytvořit.

Program pak za vás při každém spuštění zkontroluje, zdali se ten den mají vygenerovat faktury. Pokud ano, zobrazí se vám upozornění, vy ho jen potvrdíte a faktura se připraví k odeslání.

Automatizovaný e-shop a vždy aktuální data o skladových zásobách

Pomocí E-shop konektoru propojíte účetní program s většinou e-commerce řešení jako například Shoptet, Shopify, Shopsys či Magento. Díky propojení se vám do účetního programu automaticky stahují data o objednávkách a všechny faktury.

Pomocí modulu S3 Automatic e-shop propojíte také se skladovou databází. Díky tomu budete mít na webu vždy aktuální skladové zásoby. Jakmile se prodá nějaká položka, hned se to projeví na e-shopu. Nestane se tak, že by si zákazník koupil zboží, které už není skladem.

Podobné funkce použijete i pro kamenný obchod či kombinaci kamenné pobočky a e-shopu. Stačí k tomu modul Money S3 Kasa nebo Pokladny Euro. Jakmile zákazník nakoupí na prodejně, data o transakci se automaticky odešlou do účetního programu a ve správě skladu se automaticky odečtou prodané kusy zboží. Zboží doplníte a do pokladního systému se vám pošle aktuální stav zásob.

Pomocí S3 Automatic můžete předejít také tomu, aby se vám vyprodalo zboží. Jakmile se zásoby ztenčí, program vás na to upozorní a vy můžete dokoupit další zboží. Sami si nastavíte limit, při kterém vás program upozorní.

Automatizujte účetnictví pomocí Money S3

Veškeré automatizace si můžete bezplatně vyzkoušet v účetním programu Money S3 Start. Zkušební období není časově omezeno. Součástí kompletu S3 Start jsou i zmíněné moduly S3 Automatic, Periodické a hromadné fakturace a Účetní analýzy pro efektivní čištění salda. Přečtěte si, jaké účetní operace lze automatizovat.

Pokud vás zajímají další detaily, zavolejte nám na bezplatnou linku 549 522 511 nebo napište na obchod@money.cz.