Skartace účetních dokladů – dejte si pozor na zákonné lhůty

Nejprve archivujte, pak vyřazujte

Dle Zákona o archivnictví a spisové službě se skartací rozumí vyřazení nepotřebných dokumentů. A takto vyřazené dokumenty mohou být archivem určeny ke zničení, případně i k předání a trvalému uložení do archivu. Veškeré podrobnosti k postupu skartace najdete ve Vyhlášce o podrobnostech spisové služby.

Samotnému skartování dokumentů vždy předchází archivační lhůta nebo také tzv. skartační lhůta. Tou se řídí všechny účetní jednotky a musí proto archivovat (a v případě kontroly ukázat úřadům) mnoho různých dokumentů – od účetních dokladů po závěrky. Teprve pak mohou přistoupit ke skartaci. Obvykle má každá firma svůj interní skartační postup, který stanovuje, jakým způsobem nakládat s různými typy účetních dokumentů.

Skartace se nevztahuje jen na tištěné dokumenty, ale na všechny písemné, zvukové, obrazové či jiné dokumenty, které vzniknou čiností vaší organizace.

Ostatně dle zákona můžete účetní doklady vést v tištěné, elektronické nebo smíšené formě – není nutné je tisknout za každou cenu. 

Lhůty pro archivaci účetních záznamů

Podnikatelé, kteří jsou neplátci DPH a nevedou účetnictví, musí archivovat pouze doklady potřebné k případné daňové kontrole, a to po dobu 3 let.

Pro ostatní podnikatele jsou pravidla složitější. Dobu archivace pro účetní doklady stanovuje Zákon o účetnictví. Je to:

• 5 let: pro účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh.
• 10 let: pro účetní závěrku, výroční zprávu.

Doba archivace se nicméně liší v závislosti na dalších právních předpisech, které se na doklad vztahují. Delší doba archivace se například vztahuje na účetní doklady, které se týkají finančního leasingu. Proto vždy nejprve vyhodnoťte vazbu konkrétního dokladu na veškeré právní předpisy pomocí tzv. metody sjednocení. V praxi to znamená, že doklad skladujete dle nejdelší lhůty ze všech a teprve pak jej skartujete.

Kdy začíná běžet lhůta archivace? Lhůta archivace začíná běžet 1. ledna následujícího roku od vyhotovení dokumentu nebo spouštěcí události (např. podepsání spisu nebo uzavření smlouvy).

Projděte si základní pravidla archivace pro různé druhy účetních dokladů

Skartace dokumentů krok za krokem

1. Označení dokumentů: Skladované dokumenty byste měli mít dobře označené a roztříděné, aby bylo . jasné, jak se s nimi po uplynutí skartační lhůty naloží.

Dokumenty se obvykle označují těmito písmeny:
A (archiv): dokument s tímto znakem je po uplynutí skartační lhůty předán do archivu
V (výběr): dokument s tímto označením se ve skartačním řízení posoudí a navrhne k předání do archivu nebo ke zničení
S (stoupa): dokument bez trvalé hodnoty, po skončení skartační lhůty se zničí

Za skartační znak se píše také číslice udávající počet roků do skartační lhůty. Například dokument s označením S10 (typicky třeba u faktur) znamená dát do skartu za 10 let.

2. Skartační řízení: Po uplynutí skartační lhůty musíte rozhodnout, které dokumenty vyřadíte z evidence. Toto řízení jste povinni provést v kalendářním roce po uplynutí skartační (archivační) lhůty.

Za provedení skartačního řízení je zodpovědný původce dokumentů (nebo jeho právní nástupce) – tedy každý, za jehož činnosti dokument vznikl nebo mu byl doručen. 

3. Dokumenty trvalé hodnoty: Některé záznamy či dokumenty nemůžete svévolně skartovat, ale musíte je nabídnout k trvalému uchování v rámci veřejného zájmu. Tato povinnost se týká třeba notářů, politických hnutí nebo obchodních společností. Jejich dokumenty, jako jsou třeba výroční zprávy nebo účetní závěrky, posuzuje oblastní archiv, který má právo z nich případně udělat tzv. archiválie.

4. Skartační návrh: Výsledkem skartačního řízení je skartační návrh – soupis dokumentů, které byly vybrány za archiválie a které lze zničit. Dokumenty, které byly vybrány jako archiválie, musí původce předat příslušnému archivu.

5. Skartace dokumentů: Po vypršení skartačních lhůt můžete dokumenty určené ke skartaci zlikvidovat. Nejlepší je použít klasickou skartovačku, případně si na skartaci objednejte skartační firmu. Ta krom skartování papíru zlikviduje i CD, harddisky nebo třeba šanony včetně kovu. A po skartování vám dá protokol o bezpečné skartaci, který využijete v případě soudních sporů.

Elektronická archivace

Pokud jste zvyklí vést účetnictví elektronicky, nemusíte kvůli archivaci a skartaci dokumenty tisknout. Pro správnou archivaci elektronických dokumentů musíte dodržet tři základní pravidla:

• Věrohodnost původu – zaručíte ji tak, že dokument opatříte elektronickým podpisem.
• Neporušitelnost obsahu – tuto podmínku splníte díky označení dokumentu elektronickým razítkem (které má platnost 5 let).
• Čitelnost – ukládejte soubory nejlépe pod celosvětově uznávaným formátem PDF/A.

Doporučujeme také data pravidelně zálohovat na více místech, abyste o ně v případě poškození programu či jiné nenadálé události nepřišli.

Archivaci i skartaci elektronických dokumentů vám usnadní účetní systém, například Money S3. Ten umožňuje provádět tzv. datovou uzávěru. Uživatel si vybere, pro které roky ji chce provést, a data za příslušné období se promažou na nejnutnější minimum. Před datovou uzávěrou systém všechna data za příslušné období zálohuje. A pokud si uživatel smaže i tuto zálohu, jsou data nenávratně odstraněna, tzn. skartována.

Novinkou je také modul Inbox, který slouží jako elektronický archiv příchozích dokumentů. Zákazníci tak mají tyto dokumenty dostupné přímo z Money, mohou si v nich filtrovat a dohledávat si je dle potřeby.