[Návod] Jak vést účetnictví spolku

Co je spolek a jak funguje?

Spolek je podle české legislativy zvláštní forma právnické osoby určená pro dobrovolné sdružení osob, které spojují společné zájmy. V českých zákonech existují spolky od roku 2014, dříve se nazývaly občanskými sdruženími.

Nabízí se otázka, proč by měli lidé kvůli svým zájmovými aktivitám zakládat spolek a přidávat si kvůli tomu administrativní povinnosti. Nejčastější důvody jsou ty, že:

• spolky mohou získat granty, sponzorství a příspěvky od soukromých a veřejných institucí,
• oficiálně založené spolky snadněji přilákají nové členy se stejnými zájmy,
• spolky nemusí odvádět daně z darů na činnost spolku, členských příspěvků nebo dotací od veřejných institucí,
• spolky lidé často zakládají za účelem zlepšování dílčí oblasti společnosti, jako je ochrana životního prostředí, podpora zdraví nebo vzdělávání.

Spolek může vykonávat hlavní a vedlejší činnost:

• Hlavní činnost slouží čistě k uspokojování zájmů, kvůli kterým byl spolek založen. Nesmí to ale být podnikatelská činnost. Takže to může být například pořádání vzdělávacích seminářů o ochraně přírody.
• Vedlejší činnost naopak podnikatelská být může a měla by sloužit čistě k financování hlavní činnosti spolku. To je například prodávání triček s logem spolku. Spolek tak obecně funguje jako nezisková právnická osoba.

Jaké účetnictví musí vést spolek?

Jako každá právnická osoba musí spolek vést účetnictví. Výhodou je, že oproti firmám může vést jednoduché účetnictví. A to za předpokladu, že:

• není plátcem DPH,
• jeho příjmy za poslední účetní období nepřesahují 3 000 000 Kč,
• jeho celkový majetek nepřesahuje hodnotu 3 000 000 Kč.

V rámci jednoduchého účetnictví mají spolky povinnost vést následující účetní knihy:

• peněžní deník – zde zaznamenáváte příjmy a výdaje,
• knihu pohledávek a závazků – zde zapisujete kdo vám kolik dluží či kolik vy dlužíte druhým,
• a pomocné knihy o ostatních složkách majetku – ty využijete podle potřeby, patří sem například kniha zásob nebo kniha cenin.

Spolky uzavírají účetní knihy vždy za kalendářní rok. Nejpozději šest měsíců po skončení účetního období pak spolky sestavují účetní závěrku, která v jejich případě zahrnuje přehled o majetku a závazcích a přehled o příjmech a výdajích.

V peněžním deníku spolky evidují:

• veškeré peněžní prostředky v hotovosti a na účtech,
• skutečně přijaté a zaplacené příjmy a výdaje
• a pohyby peněžních prostředků, které nejsou konečným příjmem nebo výdajem z předchozího bodu.

Důležitý rozdíl mezi běžným účetnictvím a jednoduchým účetnictvím je, že v peněžním deníku nemusíte evidovat výnosy a náklady ve sloupcích dal a má dáti. Stačí vám jen evidence příjmů a výdajů stejně jako v daňové evidenci.

TIP: Zajímají-li vás obecné zásady účetnictví hlouběji, najdete je v samostatném článku.

Co musí zveřejnit spolek?

Všechny právnické osoby mají povinnost zveřejňovat ve sbírce listin účetní závěrku. Ta má v případě spolků s jednoduchým účetnictvím podobu Přehledu o majetku a závazcích. Spolky po skončení účetního období sestavují také Přehled o příjmech a výdajích, ale ten zveřejňovat nemusí.

Spolky s jednoduchým účetnictvím mají tudíž méně dokumentů ke zveřejnění. Běžné právnické osoby musí v rámci vedení podvojného účetnictví sestavit a zveřejnit účetní závěrku, která obsahuje také rozvahu, výsledovku, cash flow a další dokumenty.

Přehled o majetku a závazcích spolku zveřejníte zasláním svému obvodnímu rejstříkovému soudu v PDF formátu. Přehled můžete odeslat přes:

• datovou schránku na adresu příslušného rejstříkového soudu,
• na elektronickou adresu soudu (e-mailem s elektronickým podpisem),
• prostřednictvím online podání do sbírky listin na webu or.justice.cz,
• webovou aplikací ePodatelna na webu justice.cz.

TIP: Chystáte-li se podnikat, přečtěte si, zda je pro vás výhodnější daňová evidence nebo účetnictví.

Jak na vedení účetnictví v účetním programu Money S3

S vedením jednoduchého účetnictví vám pomůže účetní program nebo program na daňovou evidenci, který zpřehledňuje a zjednodušuje například:

• vedení peněžního deníku,
• evidenci majetku,
• fakturaci,
• tvorbu výkazů pro úřady
• a další automatizace účetnictví.

Účetní program zrychluje administrativu tím, že například v peněžním deníku předvyplní údaje za vás a zkontroluje, že máte všechny údaje v pořádku. Navíc se vyhnete papírování, protože veškeré doklady evidujete elektronicky.

Oblíbeným řešením pro jednoduché účetnictví spolku je náš účetní program Money S3, ve kterém pracuje přes 20 000 živnostníků a malých firem. Vyzkoušejte si ho zdarma ve verzi Start, která obsahuje všechny funkce – zdarma v ní můžete pracovat do vyčerpání limitů (např. 500 záznamů v peněžním deníku). Následně vám dá program možnost přejít na placenou verzi.

Pokud si na vedení jednoduchého účetnictví sami netroufáte, přijměte kvalifikovanou účetní, nebo zvažte spolupráci s externí účetní firmou.

TIP: Přečte si, jaké má výhody a nevýhody interní a externí vedení účetnictví.