Mzdová evidence ve mzdovém a účetním programu

Odpovězte si na naše 4 otázky a udělejte si jasno v tom, která varianta je pro vás výhodnější. Ušetříte si tak dost času s výběrem a hned napoprvé vyberete správně.

1. Stačí vám mzdy, nebo potřebujete i pokročilou personalistiku?

Jestliže máte účetní systém s mzdovým modulem, hladce v něm zpracujete mzdy a vytvoříte potřebné dokumenty pro úřady. Toto řešení je vhodné pro menší firmy, kde mzdová účetní zná osobně všechny zaměstnance a potřebné informace tak udrží „v hlavě“, nebo ve složkách v počítači.

Velké firmy řádově se stovkami zaměstnanců často požadují i pokročilou personální agendu. Mzdová účetní už nezná každého a informace je potřeba mít na jednom místě. Kromě povinných výkazů pro úřady chtějí tyto firmy také pokročilé funkce pro personalisty.

Ve specializovaném mzdovém systému můžete například vytvořit organizační schéma podniku a ke každé pozici definovat potřebné vzdělání, délku praxe nebo dosažené zkoušky. Když pak některý zaměstnanec odejde, v systému si vyfiltrujete, jestli kritériím dané pozice neodpovídá jiný pracovník, který by mohl přejít na jeho místo.

Dále v něm vytvoříte například rozvrhy pracovní doby jednotlivých zaměstnanců a program vás upozorní na různé personální události jako na končící platnost lékařských prohlídek, pracovní výročí nebo narozeniny. Ve specializovaném mzdovém systému také vytvoříte třeba plán vzdělávání, evidujete náklady na školení a vyhodnocujete výsledky.

V menší firmě takové pokročilé funkce nejsou potřeba, ve větší společnosti se hodí.

2. Kolik lidí s programem pracuje?

Dalším kritériem je počet uživatelů systémů. V některých účetních programech s mzdovým modulem totiž nenastavíte uživatelská práva. V takovém případě by všichni uživatelé účetního programu viděli do mezd.

Pokud účetní program používá pouze majitel firmy a účetní, tak to nevadí. Jestliže ale v  systému pracuje více lidí, je to problematické. Proto si ověřte, jestli zvolený účetní program nastavení přístupových práv umožňuje.

Jestliže ne, některé firmy raději volí zpracování mezd ve specializovaném softwaru, do kterého má přístup jen mzdová účetní a personalisté.

3. Kolik máte zaměstnanců?

Jedním z pomocných kritérií je počet zaměstnanců. Neexistuje nicméně žádné univerzální číslo, od kterého byste měli přemýšlet o samostatném mzdovém programu.

Pro představu ale platí, že v účetním programu s mzdovým modulem dobře zpracujete mzdy řádově desítkám zaměstnanců.

Pokud už jde počet vašich zaměstnanců do stovek, pravděpodobně oceníte i pokročilé funkce, které vám účetní program nenabídne.

4. Kolik chcete do mzdového programu investovat?

Důležitou položkou je cena. Pokud se rozhodnete pro samostatný mzdový systém, připravte se, že zaplatíte kolem padesáti tisíc korun. V závislosti na tom, jaký komplet si vyberete.

Pokud už máte účetní program a pouze si k němu přikoupíte mzdový modul, zaplatíte výrazně méně. Ceny se pohybují v řádech tisíců korun. Dost účetních programů navíc mzdy obsahuje v základní verzi, takže si ani nepřiplácíte. Za jednu cenu získáte fakturaci, účetnictví i mzdy.

Kterou variantu mzdového programu zvolit

Menším firmám vyhovuje zpracování mezd v účetním programu. Je to levnější a účetní nemusí pracovat se dvěma softwary.

Těmto podnikům totiž stačí zpracování mezd a povinné výkazy. Pokročilé funkce jako organizační schéma, evidenci vzdělávání nebo rozvrhy pracovní doby by stejně nevyužily.

Po specializovaném mzdovém programu menší firmy sáhnou obvykle jen tehdy, pokud jejich účetní systém používá více lidí a zároveň nejde omezit přístup k údajům o mzdách.

Pro firmy se stovkami zaměstnanců je obvykle vhodnější mzdový systém, který zvládne i pokročilou personální agendu. Při jeho výběru si pohlídejte, jestli ho propojíte s vaším účetním programem a také cenu tohoto propojení. Jestliže to softwary neumožňují, čeká vás ruční přepisování dat.

Jaký účetní program s mzdovým modulem vybrat

Pokud zatím účetní program nemáte a rovnou chcete vybrat takový, který zvládne i mzdy, do výběru zařaďte Money S3.

V tomto účetním systému zpracujete mzdy a rovnou je zaúčtujete. Nemusíte tedy ručně přepisovat data z mzdového programu do účetního programu a ušetříte dost času. Navíc si nastavíte přístupová práva a výši mezd uvidí jen vybraní lidé.

V Money S3 také připravíte zákonné dokumenty a sestavy, které potřebuje každá firma. Například dokumenty pro pojišťovny a správu sociálního zabezpečení, potvrzení o zdanitelných příjmech, zápočtový list a spoustu dalších.

V Money S3 zvládnete vést i souběžné pracovní poměry a velkou výhodou je modul zaměřený na exekuce. Pokud máte ve firmě zaměstnance s exekucí, velmi vám usnadní výpočet srážky ze mzdy.

Může se také stát, že váš zaměstnanec se chce oddlužit, a proto na sebe podá insolvenční návrh. Vy jako zaměstnavatel máte povinnost jeho mzdu takzvaně deponovat. Exekuční srážku tedy nebudete posílat věřitelům, ale pozdržíte ji do doby, než soud o insolvenci rozhodne.

V takovém případě vám Money S3 hodně pomůže, protože z neuhrazených závazkových dokladů snadno vyčtete celkovou výši deponované mzdy.

Navíc si celý software Money S3 zdarma vyzkoušíte. V bezplatné verzi vystavíte až 15 mezd.