Sestavili jsme pro vás 10 nejdůležitějších kritérií, která byste měli zvážit při výběru mzdového programu:
Zpracování mezd patří mezi nejnáročnější části účetnictví. Každá chyba může vést k vážným následkům – od nesprávně vypočtených odvodů až po pokuty od úřadů. Proto, ať už s mzdovým účetnictvím teprve začínáte, nebo zvažujete přechod na nový software, výběr mzdového systému je klíčové rozhodnutí.
Spolehlivý mzdový systém vám zajistí:
Možností na trhu je mnoho, ale zohlednit musíte situaci a potřeby vaší účetní kanceláře či menší firmy. „Každá firma má jiné potřeby. Je důležité přesně vědět, co od systému očekáváte,“ zdůrazňuje Monika Vítková, jednatelka účetní kanceláře Movitax.
Ing. Monika Vítková je jednatelkou brněnské účetní kanceláře Movitax s více než 20letou praxí v oblasti účetnictví a mzdové agendy.
Movitax poskytuje komplexní účetní služby malým a středním podnikům, neziskovým organizacím i dalším typům společností. Dnes spravuje účetnictví pro přibližně 120 klientů. Individuální přístup ke klientům, důraz na legislativní správnost a hledání efektivních řešení jsou hodnoty, na kterých Movitax staví svůj úspěch.
Sestavili jsme pro vás 10 nejdůležitějších kritérií, která byste měli zvážit při výběru mzdového programu:
Jednou z nejzásadnějších vlastností mzdového systému je jeho schopnost automaticky se přizpůsobit aktuálním legislativním změnám. Systém by měl pružně reagovat na úpravy v daňové legislativě, mzdových zákonech a pravidlech pro výpočet sociálního a zdravotního pojištění.
Pravidelné legislativní aktualizace dnes považuji za naprostý standard. Účetní už prostě očekávají, že systém legislativu sleduje. Problém nastává až ve chvíli, kdy aktualizace chybí nebo dorazí pozdě, což může vést k chybám a následným sankcím. Proto je pro mě klíčové mít jistotu, že mzdový systém reaguje na legislativní změny opravdu včas,“ upozorňuje Monika Vítková.
Na co se zaměřit?
Vybíráte nový mzdový systém, ale nevíte, na co se dodavatele zeptat? Sepsali jsme pro vás podrobný seznam otázek, které vám pomohou zjistit, jestli je daný dodavatel opravdu schopen splnit vaše požadavky. Stáhněte si seznam zdarma a připravte se na jednání bez zbytečných rizik.
Mzdový a účetní systém je nástroj, se kterým účetní pracují denně. Proto by měl být maximálně přehledný, intuitivní a umožňovat snadnou orientaci i novým uživatelům.
„Je důležité, aby byl software přehledný a aby se v něm dokázal rychle zorientovat i nový zaměstnanec. My pracujeme v Money S3, které považuji v tomto ohledu za velmi intuitivní – mnoho věcí je přednastavených tak, že se s ním dá pracovat hned od začátku,“ říká Monika Vítková.
Před nákupem licence si vyzkoušejte demoverzi programu. Ověříte si tak, zda systém vyhovuje vašim potřebám a zda jeho rozhraní odpovídá vašim očekáváním.
Účetní pracují s citlivými osobními údaji, jejichž ochrana je klíčová. Používaný mzdový, personální či účetní systém by měl splňovat standardy GDPR a veškeré předpisy o ochraně osobních údajů.
Ve firmách je běžné, že s mzdovým softwarem pracuje více uživatelů. Ne všichni ale potřebují přístup ke všem datům. „Doporučuji vybrat systém, který umožňuje nastavit různá přístupová oprávnění tak, aby nedošlo k úniku citlivých informací,“ upozorňuje Monika Vítková.
Účetní program Money S3 chrání data uživatelů díky pokročilému šifrování a možnosti lokálního zálohování, které lze pro větší pohodlí nastavit i automaticky.
V mzdovém účetnictví platí, že čím více úkolů dokáže software zvládnout automaticky, tím méně prostoru zůstává pro chyby a zbytečná zdržení. To je obzvlášť důležité při zpracování velkého objemu údajů pro více klientů a zaměstnanců.
„Při velkém množství klientů a zaměstnanců je nezbytné, aby účetní systém co nejvíce úkolů vykonával automaticky. Například evidenci pracovního času či výpočty příplatků je ideální nechat na software, protože ruční zpracování je zdlouhavé a náchylné k chybám,“ vysvětluje Monika Vítková.
Které procesy dokáže software automatizovat?
Automatizace v programu Money S3 umožňuje automatické generování výplatních pásek, výpočet odvodů či přímé elektronické podání hlášení do pojišťoven. Navíc s využitím modulu S3 Automatic můžete nastavit vlastní automatizační procesy, které výrazně usnadní každodenní práci. Díky přehledným reportům a analýzám získáte rychlý přehled o mzdových nákladech a dalších klíčových údajích.
Vyberte si termín a během 30 minut vám představíme účetní program Money S3 včetně jeho integrací.
Firmy dnes běžně pracují s více nástroji a programy současně, což ovlivňuje i práci účetních. Proto je důležité, aby i mzdový program umožňoval snadné propojení s dalšími aplikacemi a eliminoval tak nutnost ručního přepisování údajů.
Jaká propojení jsou užitečná?
Účetní program Money S3 patří mezi otevřené systémy, které lze napojit na různá řešení. Využívá také oblíbené napojení přes API, díky němuž dokáže flexibilně reagovat na požadavky uživatelů. Navíc Money S3 obsahuje vestavěný modul pro zpracování Mezd a personalistiky a přímé napojení na banky.
Napojení na externí systémy patří mezi klíčové funkce každého účetního softwaru. Ale víte, na co se v tomto ohledu dodavatele ptát? Možná jde o složité technologické řešení, které může ovlivnit vaši každodenní práci. Usnadněte si rozhodování s naším seznamem otázek pro dodavatele – stáhněte si ho teď zdarma.
Ani ten nejlépe navržený software nepřinese očekávané výsledky, pokud uživatelé neumí využít jeho plný potenciál. Proto je kvalitní technická podpora a dostupná školení nedílnou součástí každého dobrého mzdového systému.
„Když jsem začala používat Money S3, měla jsem pocit, že nenabízí funkce, kvůli kterým mi byl doporučen. Teprve až po absolvování školení jsem se naučila se systémem správně pracovat. Dnes ho dokážu využívat naplno, ale chtělo to čas. Proto je důležité vybrat si systém, který nabízí návody a školení,“ popisuje Monika Vítková svou zkušenost.
Na co se zaměřit?
Money S3 nabízí videoškolení pro práci s programem i podrobnou návodnou dokumentaci: „Videa od Money S3 pouštím našim brigádníkům nebo novým účetním, když potřebuji, aby se v programu zorientovali. Jsou zpracována velmi přehledně a mně to šetří čas, protože nemusím složitě zaškolovat,“ vysvětluje majitelka účetní kanceláře Movitax.
„Návody má systém Money S3 zpracované opravdu podrobně. Pokud mám nějaký problém, ještě se mi nestalo, že bych řešení nenašla v dokumentaci nebo návodech k programu,“ doplňuje Monika Vítková.
Při výběru mzdového systému hraje důležitou roli také cena. Firma by si měla předem stanovit rozpočet, který může na pořízení mzdového systému využít. Je důležité zohlednit:
TIP: Pořízení nového mzdového systému se může snadno prodražit, pokud přehlédnete skryté náklady. Zjistěte si kompletní informace o ceně a vyhněte se nečekaným poplatkům. Stáhněte si naši praktickou pomůcku a zjistěte, na co se dodavatele určitě zeptat.
Dražší řešení, jako například Vema, nemusí být automaticky lepší a vyhovovat vašim požadavkům. Stejně tak bezplatné alternativy nemusí nabízet dostatečnou funkcionalitu.
„Pro naše potřeby, kdy zpracováváme mzdy pro 120 klientů, je systém Money S3 ideální. Je pro nás důležité, aby měl dobrý poměr ceny a výkonu, a to Money S3 dokonale splňuje,“ hodnotí Monika Vítková, která se systémem pracuje již více než 20 let.
Money S3 je cenově dostupným řešením pro malé a střední firmy či účetní kanceláře: „Vnímám, že na trhu jsou pro tuto skupinu firem jen dvě řešení, která jsou v rozumné cenové relaci a zároveň nabízejí široké funkce – Money S3 je jedním z nich,“ upřesňuje Monika Vítková.
Každá firma má jiné požadavky na zpracování mezd. Zatímco jedna potřebuje jednoduchý systém pro evidenci pracovní doby, jiná hledá komplexní řešení, které zvládne přepočty příplatků, plánování školení či práci s variabilními složkami mzdy.
Monika Vítková doporučuje při výběru mzdového systému zodpovědět například tyto otázky:
Před výběrem mzdového systému si sepište všechny specifické požadavky vaší firmy. Následně je porovnejte s funkcemi jednotlivých softwarů, abyste předešli nutnosti složitého přizpůsobování.
Víte, na co se ještě dodavatele zeptat při výběru nového mzdového systému? Připravili jsme pro vás seznam praktických otázek, které vám pomohou vybrat řešení na míru vašim potřebám. Stáhněte si materiál zdarma a buďte na jednání připraveni.
Reference a zkušenosti ostatních uživatelů se systémem hrají při výběru řešení důležitou roli. Především by vás měl zajímat pohled firem, které mají podobnou velikost a působí ve stejném odvětví jako ta vaše. Dodavatelé softwarů často publikují případové studie, které vám dají náhled do reálného fungování systému.
Můžete se také obrátit na známé ve svém oboru a zjistit, jaké mají zkušenosti s různými řešeními. Výrobce systému vám v některých případech může zprostředkovat kontakt na své zákazníky.
„Já jsem se k Money S3 dostala náhodou, na doporučení kamarádky, která s tímto systémem pracovala. Jsem spokojená už více než 20 let,“ popisuje svou zkušenost účetní Monika Vítková.
Při výběru mzdového systému je důležité zvážit nejen to, jakými funkcemi software disponuje, ale také jak náročné bude jeho zavedení nebo přechod z jiného řešení. Jiná kritéria bude mít firma, která zavádí mzdový software poprvé, a jiná ta, která už s nějakým řešením pracuje a potřebuje plynulý přechod na nový systém.
Pokud jste mzdy dosud nezpracovávali, nebo jste je řešili ručně či pomocí jednoduchých tabulek, zavedení mzdového systému pro vás bude znamenat výrazné zefektivnění práce. Prvotní implementace si však vyžaduje důkladné nastavení a přípravu.
Na co se zaměřit?
Chcete vědět více o integraci účetního a mzdového systému? Přečtěte si náš článek o výhodách propojených řešení.
Pokud již s mzdovým softwarem pracujete, ale hledáte efektivnější řešení, zaměřte se při výběru na to, jak nový systém zvládne migraci dat. Nesprávně přenesená data mohou ovlivnit výpočty mezd nebo způsobit chyby při podávání výkazů.
Na co si dát pozor?
Některé mzdové systémy jsou navrženy tak, aby jejich instalaci a migraci dat zvládl i běžný uživatel bez asistence IT specialisty. Velkou výhodou jsou kvalitní videonávody a podrobná dokumentace, které novým uživatelům usnadní orientaci v systému.
Například přechod na účetní software Money S3 můžete zvládnout v 5 jednoduchých krocích. Systém podporuje hromadný import dat a nabízí přehledné návody, díky kterým je přechod na nový software rychlý a bez komplikací.
Ať už jste firma, která si chce mzdy zpracovávat interně, nebo účetní kancelář, výběr mzdového systému je zásadní rozhodnutí, které nelze podcenit. Pokud vám software nevyhovuje, může to mít negativní důsledky – od chyb ve mzdách až po časové ztráty či komplikace při komunikaci s úřady.
Přechod na nový software však není jen otázkou koupě a instalace. Je třeba myslet i na budoucnost, například na růst podnikání či rozšíření týmu. To, co dnes považujete za doplňkovou funkcionalitu, se může v budoucnu stát nezbytností – například evidence cestovních příkazů nebo kniha jízd.
„Řešili jsme situaci, kdy Money S3 už nedokázalo pokrýt potřeby jednoho z našich klientů. Výhodou tohoto systému ale je, že se máte kam posouvat – vyřešili jsme to implementací řešení Money S4,“ popisuje svou zkušenost jednatelka účetní kanceláře Movitax.
TIP: Při výběru mzdového systému je důležité se hned na začátku ptát dodavatele na všechny dostupné funkce i možnosti budoucího rozšíření. Aby vám systém sloužil dlouhá léta, nezapomeňte se zeptat na klíčové detaily. Připravili jsme pro vás praktický kontrolní seznam otázek – stáhněte si ho zdarma.
Při výběru systému je důležité zvážit i náročnost případné migrace. Čím déle systém používáte, tím více dat v něm máte uloženo a přechod na jiné řešení může být velmi složitý.
„Dnes už máme v Money S3 evidováno tolik dat a informací, že si přechod na jiný účetní systém ani nedokážu představit. Ta migrace by byla velmi náročná,“ dodává Monika Vítková.
Zavedení nového mzdového softwaru vyžaduje čas na zaučení a osvojení všech funkcí. Navíc se mzdové systémy neustále vyvíjejí – přibývají nové funkcionality a mění se legislativa, kterou musí reflektovat.
„U nás ve firmě pracujeme pouze se systémem Money S3. Více účetních kanceláří nabízí možnost zpracování mezd ve více softwarových řešeních, ale já dávám přednost tomu dokonale ovládat práci s jedním softwarem, než znát deset povrchně. I v tomto je výběr nového systému dlouhodobým rozhodnutím,“ konstatuje Monika Vítková.
Zvážili jste pečlivě své požadavky na mzdový program a víte, co od něj očekáváte? Teď je čas otestovat řešení, které je dokáže naplnit.
„Po 20 letech práce s Money S3 mohu říct, že program si poradí s většinou standardních procesů, které potřebuje 98 % firem,“ hodnotí svou zkušenost Monika Vítková.
Pokud hledáte spolehlivý mzdový systém, který vám pomůže automatizovat výpočty, usnadní zpracování výplat a poskytne vždy aktuální legislativní řešení, vyzkoušejte Money S3 Start zcela zdarma.
Na začátek si vysvětlíme jednotlivé pojmy. Jako podnikatelů se vás totiž může týkat: účetnictví, daňová…
Hned na úvod důležitá informace – v článku se věnujeme pouze vedení účetnictví (nebo daňové…
Co je závazek Z hlediska obchodních vztahů je závazek povinnost dlužníka uhradit stanovenou částku v…
Odložená daň z příjmů Zatímco splatná daň z příjmů představuje „reálnou“ daňovou povinnost vůči správci daně,…
Příklad vnitropodnikových (interních) směrnicí, jejichž existence je definována právními předpisy Vnitropodnikové (interní) směrnice, zpracování kterých…
Co je pohledávka Pohledávka představuje vztah mezi věřitelem a dlužníkem – věřitel má právo po…
Užíváme cookies, abychom vám zajistili co možná nejjednodušší použití našich webových stránek. Pokud budete nadále prohlížet naše stránky předpokládáme, že s použitím cookies souhlasíte.
Cookie policy