Jak vést skladovou evidenci správně a přehledně – účetní program vs. Excel

Co je to skladová evidence?

Skladová evidence podnikatelům poskytuje přehled o zásobách, jejich počátečním a konečném stavu, ale i o pohybech (přírůstcích, úbytcích, nákupech a prodejích) zásob v průběhu roku. Zásoby jsou v ní zapsané v peněžních a měrných jednotkách.

Co si představit pod pojmem zásoby:

• materiál (např. dřevo, lak, šrouby, obaly pro přepravu),
• zboží (movité věci nabyté za účelem prodeje v nezměněném stavu),
• zásoby vlastní výroby (nedokončená výroba, polotovary vlastní výroby a výrobky),
• vyjmenovaná zvířata dle českých účetních předpisů.

Díky skladové evidenci máte vždy rychlý a aktuální přehled o zboží, materiálu a výrobcích na skladě, se kterými obchodujete. Zboží a další skladové položky se evidují na skladových kartách, které obsahují údaje o zboží a přehled pohybů (příjem a výdej). 

Skladová evidence však zdaleka neslouží pouze k lepší informovanosti podnikatelů.

• Slouží také jako podklad k prokázání stavu zásob při kontrole ze strany správce daně,
• upozorní na expiraci zboží podléhající zkáze,
• a v neposlední řadě usnadní inventarizaci majetku.

Nevedení skladové evidence může vyústit v nežádoucí postihy ze strany finančního úřadu, a proto není vhodné problematiku a vykazování zásob podceňovat.

Koho se týká vedení skladové evidence?

Pokud firma nebo živnostník vede účetnictví, má podle zákona o účetnictví povinnost vést přehled o stavu aktiv (majetku) a pasiv (závazků). Majetek se dále dělí na dlouhodobý a krátkodobý (resp. stálý a oběžný) a právě pod oběžný majetek spadají zásoby. Proto musí firmy jejich stav zachycovat a udržovat aktuální, s čímž pomáhá skladová evidence.

U fyzických osob povinnost vedení skladové evidence vyplývá ze zákona o daních z příjmů – ten totiž podnikatelům nařizuje zjištění skutečného stavu majetku k poslednímu dni zdaňovacího období (případně ke dni ukončení podnikání). Tento proces se označuje jako inventarizace.

Zákon o daních z příjmů podle § 7b odstavce 4 stanovuje:

Z toho vyplývá, že i živnostníci, kteří vedou daňovou evidenci a pořizují zásoby, mají povinnost vést skladovou evidenci. Typicky se jedná o OSVČ, které se živí nákupem a prodejem zboží, truhláře, pekaře apod. Živnostník, který při výkonu své činnosti nepořizuje zásoby, pochopitelně evidenci skladu nevede a stejně tak neprovádí ani inventarizaci zásob k 31. 12.

Řádně vedená skladová evidence umožňuje i průkazné ocenění skladových zásob. Je nutné si uvědomit, že zásoby se oceňují při pořízení vstupní cenou (například pořizovací cenou, vlastními náklady nebo reprodukční pořizovací cenou). Dále je nezbytné zvolit i vhodnou metodu oceňování zásob při vyskladnění (například ocenění historickou vstupní cenou, metodou FIFO, váženým aritmetickým průměrem proměnlivým nebo periodickým, případně pevnou skladovou cenou). Tyto oceňovací principy mají vliv na ocenění skladových zásob v majetku, resp. aktivech podnikatele a rovněž ovlivňují i výši nákladů účetních jednotek při vyskladnění zásob.

Při případné kontrole ze strany správce daně se podnikatelé díky skladové evidenci vyhnou zbytečným komplikacím. Bez řádně vedené skladové evidence totiž nemají jak prokázat, že pořízené zásoby vykázané v daňové evidenci jako „daňové“ výdaje skutečně sloužily pro účely podnikání, a ne pro osobní spotřebu. Nehledě na výše uvedenou problematiku ocenění skladových zásob.

Jak se zásoby vykazují a evidují?

Pro vykazování zásob zákon pro živnostníky nestanovuje žádnou předepsanou formu. Tzn., že neexistuje žádný závazný vzor, který říká, jak má skladová evidence vypadat. 

Odborníci ale doporučují vést takovou evidenci, která obsahuje následující údaje:

• označení, o jakou zásobu se jedná (název), tj. každá skladová zásoba má svou skladovou kartu (nomenklaturu),
• datum naskladnění či vyskladnění,
• způsob pořízení (naskladnění) a důvod vyskladnění zásob,
• číslo dokladu,
• počet kusů,
• měrnou jednotku.

Účetní jednotky mají povinnost vést evidenci zásob na skladových kartách pro každý druh zásob zvlášť. Na skladových kartách lze pozorovat jednotlivé nákupy a spotřebu zásob.

Stále ještě existují podnikatelé, kteří si přehled o stavu zásob píší ručně na papír, využívají formulářů a tiskopisů pro skladové hospodářství, nebo evidují zásoby v Excelu. Dnes jsou však k dispozici sofistikovanější řešení v podobě skladových programů, které vás např. automaticky upozorní, že stav zásob klesl pod stanovenou hranici a je na čase objednat zboží nebo materiál. 

Skladové (skladní) karty zásob však mohou obsahovat i další informace jako např. výrobní čísla zboží zjednodušující reklamace, fotografie apod. Tyto rozšířené možnosti nabízí i účetní program Money S3 v modulu Skladové hospodářství a objednávky, který plně respektuje legislativní požadavky na vedení skladové evidence a umožňuje napojení skladu na e-shop. Skladové karty v Money S3 pokryjí potřeby provozovatele malého e-shopu i středně velkého skladu.

Propojení skladové evidence s e-shopem

Propojení obou softwarů vám výrazně usnadní práci. Popis zboží, jeho parametry a aktuální výši skladové zásoby zapíšete pouze do skladové karty. Informace už nemusíte ručně vkládat do e-shopu, protože si je importuje z účetního programu.

Druhým směrem proudí objednávky a informace o zákaznících. Zboží v účetním programu automaticky rezervuje, aby se v mezičase například nevyprodalo na prodejně. 

Pokud vedete skladovou evidenci v Excelu, veškeré informace musíte přepisovat ručně. Zpočátku se to může zdát snadné, ale jakmile se dostanete na desítky objednávek denně, bude vám to trvat a začnou se množit chyby.

Dlouhodobě takový systém není udržitelný. Vyžadoval by zaměstnání pracovní síly, která bude tyto údaje neustále přepisovala. Jenže mzda zaměstnance včetně odvodů na sociální a zdravotní pojištění by vás vyšla výrazně dráž než účetní program.

Sklad v Excelu vs. účetním programu

	Sklad v Excelu	Sklad v účetním programu
Propojení s e-shopem	ne	ano
Upozornění na nízkou zásobu	ne	ano
Pokročilé skladové analýzy	omezené možnosti	ano
Chyby vzniklé lidským faktorem	vysoké riziko	nižší riziko
Zákaznická podpora	ne	ano
Možnost propojení se čtečkami čárových kódu či PDA	ne	ano