Přechod z bezplatného na placený účetní program: kdy, proč a jak?

Proč uvažovat o přechodu na placený účetní program?

Vedení účetnictví je jedním z nejdůležitějších aspektů podnikání, který vyžaduje přesnost, efektivitu a spolehlivost. Bezplatné účetní programy sice mohou poskytnout základní nástroje pro začínající podniky, ale s růstem firmy a rozšiřováním provozu můžete rychle narazit na jejich limity.

Mnoho firem brzy zjistí, že přechod na placený účetní program může nabídnout významné výhody, které přesahují počáteční náklady. Podívejme se na hlavní důvody, proč byste měli zvážit upgrade:

1. Rozšířená funkcionalita: Placené účetní programy často přinášejí pokročilé funkce, které vám umožňují efektivněji vést účetnictví, sledovat pohyb financí a analyzovat výkonnost firmy.
2. Zvýšená bezpečnost: Váš účetní program uchovává citlivé finanční informace. Placené verze často nabízejí lepší zabezpečení včetně šifrování a pravidelných záloh.
3. Zákaznická podpora a školení: Pokud máte problémy nebo otázky, můžete očekávat rychlou a profesionální pomoc, což je obzvláště důležité v období daňových kontrol.
4. Integrace a automatizace: Placené programy často umožňují integraci s jinými softwarovými řešeními, což umožňuje automatizovat mnoho účetních procesů a šetří váš čas.

Jak vybrat správný placený účetní program?

Při hledání ideálního účetního programu můžete na trhu narazit na řadu řešení. Placená řešení přicházejí s různými funkčními komplety, cenovými strukturami a možnostmi podpory, přičemž každá z nich je navržena tak, aby splňovala specifické potřeby různých podnikatelských modelů.

„S Money S3 se nám pracuje skvěle. Dá se propojit téměř se všemi systémy a neustále přibývají nové. Líbí se mi jeho přehledné uživatelské rozhraní. Mimo to oceňuju krátké a dobře zpracované návody, příznivé ceny za každoroční aktualizace softwaru i rychlou zákaznickou podporu,” shrnuje Kateřina Sanetrníková z účetní kanceláře Saneto.

Jak si tedy můžete být jisti, že vybíráte ten správný program pro svou firmu? Co všechno byste měli zvážit, abyste se mohli informovaně rozhodnout?

Zohledněte specifické potřeby své firmy

Před nákupem placeného účetního programu je nezbytné identifikovat specifické potřeby a požadavky vaší firmy. Máte komplexní účetní strukturu, nebo vám stačí základní funkce? Jak rychle se očekává, že vaše podnikání poroste? Jaký druh technické podpory by pro vás mohl být užitečný? Odpovědi na tyto otázky vám pomohou najít řešení, které bude nejlépe vyhovovat vašim potřebám.

Tip: Jak poznáte, že potřebujete účetní software, a jak vybrat ten správný?

Zvažte rozpočet a návratnost investice

I když může být lákavé zvolit nejlevnější variantu, je důležité zvážit, jak hodnotný bude program pro vaši firmu z dlouhodobého hlediska. Analyzujte cenové modely různých programů a zhodnoťte je ve vztahu k funkčnosti a podpoře, kterou nabízejí.

Vyhledejte si recenze a zpětnou vazbu od uživatelů

Recenze od současných i bývalých uživatelů vám mohou poskytnout cenné informace o výhodách a nevýhodách konkrétních programů. Vyhledejte recenze, které se zaměřují konkrétně na vaše odvětví nebo velikost podniku, abyste získali lepší představu o tom, jak program funguje v podmínkách podobných těm vašim.

Tip: Nejpoužívanější účetní software Money S3: Co na něm uživatelé nejvíce oceňují

Vyzkoušejte demoverzi

Většina placených účetních programů nabízí demoverzi, která vám umožní seznámit se s funkcemi programu, než se rozhodnete investovat. Využijte této příležitosti a zjistěte, jak se program chová v praxi a zda je jeho používání intuitivní a snadné. Tato zkušební verze vám také pomůže odhalit případné problémy nebo omezení, o kterých byste jinak nevěděli.

Money S3 nabízí bezplatnou verzi Money S3 Start s plnými funkcemi aktualizovanými podle aktuální legislativy. Bezplatná verze je omezena počtem dokladů a jednou pracovní agendou, umožňuje například vystavit až 15 výplatních pásek zdarma. Po vyčerpání limitů však můžete plynule přejít na některý z placených kompletů Money S3 a dále pracovat se všemi daty bez omezení.

Přechod z bezplatného účetního softwaru na placený

Když se rozhodnete přejít z bezplatného účetního softwaru na placený účetní software, je to víc než jen změna nástroje. Je to proces, který může mít přímý dopad na chod vaší firmy. Správně provedená migrace může zefektivnit vaše účetní procesy, zatímco nesprávně provedená může způsobit ztrátu dat nebo komplikace.

V následujících krocích vám ukážeme, jak se na tento přechod připravit a co všechno je třeba vzít v úvahu.

3 základní kroky pro úspěšný přechod z bezplatného účetního programu na placený:

1. Zálohování dat: Před zahájením jakékoliv migrace vždy zálohujte všechna data. Ideální je mít vícenásobné zálohy na různých místech – na externím disku, v cloudu a případně i na fyzických médiích. Zálohování dat je nevyhnutelné pro obnovu v případě poruchy při migraci.
2. Školení a seznámení se s novým programem: Investujte čas do pochopení nového programu – ujistěte se, že váš tým ovládá základní funkce a ví, jak s programem efektivně pracovat. Kvalitní dodavatel účetního programu nabízí online školení, webináře nebo tutoriály. Využijte tyto zdroje na maximum a pokud je to možné, zúčastněte se i osobních školení, které mohou nabídnout víc interaktivního přístupu a možnost konzultace s odborníkem.
3. Postupná migrace: Náhlý přechod může být stresující a náročný. Pokud je to možné, zvažte postupný přechod, kdy můžete paralelně vést účetnictví ve starém a novém programu, než se naplno nepřizpůsobíte. Když se začnete cítit dostatečně sebevědomě v novém programu a budete si jistí, že všechno funguje správně, můžete úplně přestavět svoje účetnictví na nový systém.

Tímto způsobem zajistíte, že váš přechod na placený účetní program bude hladký a efektivní a zároveň minimalizujete riziko komplikací nebo ztráty dat.

Investice do placeného účetního programu může přinést významné výhody pro váš podnik, včetně pokročilejších funkci, zvýšené bezpečnosti a lepší podpory. Jako s každou obchodní investicí důkladně zvažte své potřeby a výhody různých možností, abyste našli nejlepší řešení pro vaše podnikání.

Máte další otázky? Kontaktujte nás ještě dnes na +420 549 522 511 nebo na obchod@money.cz. Naši zkušení konzultanti se vám budou rádi věnovat.