Co je výplatní páska a jaké informace na ní musíte uvádět

Co je výplatní páska, lístek, výplatnice…

Je jedno jak ji nazvete, jde stále o doklad, který jako zaměstnavatel každý měsíc vystavujete a potvrdíte tak každému zaměstnanci jednotlivé složky mzdy či platu, odvody, srážky nebo třeba čerpanou dovolenou. S výplatní páskou tedy předáváte zaměstnanci informaci, kolik daný měsíc vydělal. Zaměstnancům výplatnici zpracováváte, pokud jste s nimi uzavřeli pracovní smlouvu:

• na hlavní pracovní poměr
• nebo dohodu (DPČ, DPP).

Hotovou ji odesíláte poštou vytištěnou v podobě podlouhlé pásky, nebo e-mailem.

Výplatní páska – vzor

Říkáte si, co má výplatní páska obsahovat? Vzor výplatnice není zákonem daný. Jak výplatnice nakonec vypadá, určuje mzdový systém, který používáte ve vaší firmě. Na pásce musíte uvádět:

• identifikační údaje zaměstnance (např. jméno, pracovní poměr, osobní číslo),
• jednotlivé složky mzdy (např. čistá mzda, hrubá mzda),
• kolik zaplatí na dani z příjmu,
• jakou částku odvede na sociálním a zdravotním pojištění
• nebo kolik mu zbývá dovolené.

Při klasickém měsíčním vyúčtování mzdy je třeba, abyste výplatnici zaměstnanci předali v termínu výplaty mzdy nebo platu. Nejpozději tedy podle zákoníku práce do konce kalendářního měsíce, který následuje po vykonání práce. Za únor tedy například posíláte výplatnici i mzdu nejpozději 31. března.

Forma (tištěná/digitální) už záleží jen na vás. Tvorba i předání elektronické výplatnice je pro vás i zaměstnance administrativně jednodušší. Nemusíte je tisknout a předávat osobně, ale rovnou je posíláte zaměstnancům do e-mailu ke stažení, odkud si jej také mohou vytisknout a založit.

Většina mzdových systémů, včetně toho v Money S3, za vás pak myslí na to, aby byly na výplatnici všechny potřebné informace, které odpovídají platné legislativě pracovního zákona. Mzdový systém si můžete vyzkoušet v účetním programu zdarma.

K čemu je dobrý výplatní lístek zaměstnancům?

Kromě přehledu, kolik vydělali a odvedli státu, je výplatnice pro zaměstnance potvrzením vykonané práce. Mohou s ní tedy vymáhat mzdu, kterou jim zaměstnavatel nechce vyplatit, nebo se hodí při nástupu do důchodu, kdy slouží pro jeho výpočet.

Pokud zaměstnanec výplatní pásku dostane a něco se mu na ní nezdá, má právo požadovat vysvětlení, co která informace znamená. V takovém případě je možné, že bude chtít doložit informace z docházkového systému nebo třeba z knihy jízd. Aby vám na pásce nic nechybělo, projděte si bodový přehled informací.

Výplatní páska: vysvětlení a zkratky

Se mzdovými systémy, jako je Money S3, vložíte všechny detaily z pracovní smlouvy do složky zaměstnance a při tvorbě lísku se vám pak do dokumentu propíší samy. V hlavičce výplatního lístku díky tomu zaměstnanec hned uvidí:

• své jméno a příjmení,
• osobní číslo (přidělené firmou),
• rodné číslo,
• časové období, ke kterému se výplatní lístek vztahuje,
• specifikaci pracovního poměru (HPP, DPP, DPČ) nebo typ úvazku (v procentech),
• počet dnů dovolené, na které má ještě nárok a kolik jich už vyčerpal,
• a informace o čerpané nemocenské.

V hlavičce výplatnice také najdete další údaje a typické zkratky. V seznamu níže je jejich vysvětlení.

• ZP: zdravotní pojišťovnu a její kód,
• průměr DNP: průměrný denní vyměřovací základ, ze kterého se mu počítá nemocenské pojištění,
• průměr PPÚ: hodinový průměr, se kterým se počítají náhrady za dovolenou, svátky a přesčasy,
• časový fond: předem stanovený počet hodin, které má zaměstnanec za měsíc odpracovat,
• odpracované hodiny: počet hodin, které skutečně odpracoval.

Výplatní páska a povinné složky mzdy

Od roku 2021 na výplatní pásce nevystavíte „superhrubou mzdu“. Vláda ji se schválením velkého daňového balíčku zrušila a zavedla novou (ke stávající 15% dani) sazbu daně z příjmu, a to ve výši 23 %. Také zvýšila daňovou slevu na poplatníka na 2 320 Kč měsíčně. 

Základní mzda (jindy také tarifní mzda) je částka, na které jste se shodli se zaměstnancem a podepsali jste ji na pracovní smlouvě.

Podívejte se, jaká je výše minimální mzdy v roce 2023.

Hrubá mzda se většinou rovná základní mzdě, která je uvedená ve smlouvě. Ke hrubé mzdě se vám dále přičítají dohodnuté prémie, bonusy, příplatky a osobní ohodnocení. Se zrušením superhrubé mzdy se také rovná základu daně, ze kterého se dále počítá:

• záloha na daň z příjmu (s 15 % resp. 23 % pro příjmy převyšující 141 764 Kč),
• sociální pojištění zaměstnance (6,5 % z hrubé mzdy),
• zdravotní pojištění zaměstnance (4,5 % z hrubé mzdy),
• sociální pojištění, které odvádí za zaměstnance firma (24,8 % z hrubé mzdy)
• a zdravotní pojištění, které odvádí za zaměstnance firma (9 % z hrubé mzdy).

Zjednodušeně jde o náklady, které vás zaměstnanec měsíčně reálně stojí.

Zálohová daň je pak již zmíněných 15 %. Jde o částku daně z příjmů, kterou zaměstnanec odevzdává státu takzvaně „zálohou“, pokud u vás podepsal růžové Prohlášení poplatníka DPFO ze závislé činnosti.

Daň po slevě pak znázorňuje vypočtenou zálohovou daň, od které se dále odečítají slevy na dani. Třeba sleva na poplatníka na dítě nebo manželku.

Daňový bonus jsou pak peníze, které dostane zaměstnanec navíc, pokud jsou jeho daňová zvýhodnění (sleva na dítě) vyšší než vypočtená daň z příjmu.

Nezdanitelné části základu daně jsou odpočty, se kterými na konci roku snížíte zaměstnanci základ daně při zpracování daňového přiznání. Jde o

• platby na penzijním pojištění či připojištění,
• pojistné za životní pojištění,
• zaplacené úroky z úvěru,
• poskytnutí daru,
• členské příspěvky odborové organizace
• a úhrada za zkoušky ověřující výsledky dalšího vzdělávání.

Náhrady mzdy pak vypočítáte, pokud zaměstnanec vyrazí na řádnou dovolenou, pracuje přesčas nebo ve svátek. Počítají se z průměrné hrubé mzdy za předchozí čtvrtletí a z počtu odpracovaných hodin ze stejného období.

Nemocenskou vyčíslíte na lístku podle průměrného denního vyměřovacího základu z hrubého příjmu v posledních 12 měsících.

Čistá mzda je částka, která je ponížená o zálohou daň a odvody. Od čisté mzdy ještě například odečtete srážky za stravenky (tzv. dobrovolné srážky) nebo exekuce (tzv. nedobrovolné srážky).

Částka k výplatě je pak čistá mzda, která je zbavená všech srážek a reálně ji posíláte na bankovní účet zaměstnance.

Výše sepsané položky uvádíte na výplatní pásku, aby o nich měl zaměstnanec přehled.

Vytvoření výplatní pásky zdarma

Aby se na výplatnicích neobjevovaly chyby, doporučujeme na jejich tvorbu použít software. Díky propracovanému mzdovém systému se zbavíte nepřehledných tabulek a výplatní pásky vytvoříte rychle na pár kliknutí, včetně odeslání na e-mail zaměstnance.

Níže najdete vzor výplatní pásky vytvořené v účetním a mzdovém programu Money S3. Zaměstnanec na ní najde všechny povinné údaje jako:

• základní mzdu dle složek,
• nepřítomnosti,
• běžné náhrady,
• prémie a příplatky,
• nepeněžní příjmy,
• náhrady za nemoc,
• rozpis daně z příjmů,
• slevy na dani,
• srážky ze mzdy a další.

V Money S3 najdete i volitelný modul Mzdy a personalistika PLUS. Tento modul vám umožní například hromadné generování mezd nebo výpočet exekučních srážek. To ocení zejména účetní kanceláře, které zpracovávají mzdy desítkám firem.

Jak vyplnit výplatní pásku: Excel vs. účetní program

Zákon neukládá v jakém programu máte výplatnice tvořit – volba je na vás. Nejčastěji podnikatelé k tvorbě mezd používají účetní (případně mzdový) program. Někteří zpočátku tvoří výplatní pásky i v Excelu. Proto pro srovnání uvádíme následující přehled.

Vyplnění výplatní pásky v Excelu je celkově náročnější než v účetním programu. Ve specializovaném softwaru už totiž máte předchystané kolonky, které jen vyplníte, případně se vám do nich některá data sama načtou.

V Excelu začínáte od nuly, protože v něm nemáte žádný vzor výplatní pásky. Celý dokument si nejdřív musíte vytvořit.

Ať už výplatnici vytvoříte v kterémkoliv programu, musíte ji předat zaměstnanci. Výplatní pásku můžete doručit online (tj. pošlete elektronicky), předat osobně, nebo poslat poštou.