7 nejžádanějších funkcí účetního programu z pohledu podnikatelů

1. Účetnictví a daňová evidence

Jádrem každého účetního programu jsou moduly pro vedení účetnictví a daňové evidence. Například oblíbený účetní program Money S3 se vás už během instalace zeptá, zda ve svém podnikání vedete účetnictví, nebo daňovou evidenci, a podle toho vám přizpůsobí funkce účetního programu a rozhraní.

Daňová evidence v účetním softwaru je vhodná pro plátce i neplátce DPH a všechny živnostníky, kteří už přerostli jednoduché fakturační aplikace.

Daňová evidence v účetním programu obsahuje například:

• Peněžní deník, do kterého zapisujete údaje z pokladen a bank. Po propojení se do něj platby mohou zapisovat i automaticky.
• Předkontace, díky kterým nemusíte doklady a položky ručně třídit.
• Evidenci majetku, ve které máte přehled nad všemi pohyby.
• Možnost vygenerovat daňové přiznání a přímo z programu ho poslat na finanční úřad.

V modulu pro účetnictví pak najdete všechny potřebné funkce pro vedení účetnictví s.r.o. Například:

• Předkontace, díky kterým určíte, kam se mají jednotlivé doklady v účetním deníku zaúčtovat.
• Přednastavenou účetní osnovu, díky které můžete účtovat téměř okamžitě.
• Závěrkové operace, které za vás mimo jiné automaticky přecení bankovní účty, připraví účetní výkazy nebo provedou účetní závěrku.
• Vzory a tiskové sestavy, díky kterým vygenerujete hlavní knihu, výsledovky nebo rozvahy za období.

Program navíc automaticky pořizuje zápisy do účetního deníku při zpracování dokladů. Účetní deník v programu tak slouží k prohlížení, filtraci, tisku i opravám a rozúčtování dokladů. Hodí se i pro vedení účetnictví živnostníků.

Pokud vám účetnictví zpracovává externí účetní, můžete její účetní systém propojit se svým, nebo jí dát přístup. Díky tomu jí nemusíte doklady ručně předávat, ale stáhne a zpracuje si je sama.

Tip: Přečtěte si více tom, kdy se vám vyplatí outsourcing účetnictví.

2. Fakturace

Moduly pro fakturaci slouží nejen pro vytváření a odesílání faktur klientům, ale také k jejich přehledné evidenci. Faktury vystavíte v různých měnách a jazycích.

V účetním programu najdete předpřipravené šablony faktur, takže většinu z nich vytvoříte do minuty. Jen vyberete klienta z adresáře a položky z ceníku a program zbytek údajů vyplní za vás. Faktury vytvoříte jednoduché, s položkami i s vazbami na jiné doklady jako objednávky nebo dodací listy. Už při tvorbě faktury za vás program vypočítá DPH.

Tip: Hledáte nejlepší účetní program? Inspirujte se v článku.

3. Skladové hospodářství

Firmy s vlastním skladem najdou v účetním programu všechny potřebné funkce pro:

• evidenci zboží a materiálu,
• cenotvorbu,
• zpracování inventury
• nebo evidenci objednávek.

Základem jsou skladové karty, kde firmy evidují veškeré zboží a jeho názvy, ceny, minimální nebo maximální objem a parametry jako například expiraci. Velkou výhodou jsou také fotografie, díky kterým skladníci snáze poznají zboží během vychystávání objednávky.

Stejně jako u faktur vytvoříte díky předpřipraveným šablonám rychle i skladové doklady jako:

• prodejky,
• příjemky,
• dodací listy
• nebo převodky.

4. Mzdy a personalistika

Někteří podnikatelé si myslí, že když mají zaměstnance, musí zvlášť pořizovat samostatný personální systém. V účetním programu ale najdou všechny nezbytné funkce, které pro mzdovou agendu potřebují. Specializované mzdové programy jsou vhodné až pro větší firmy s vyššími desítkami až stovkami zaměstnanců.

Například v účetním programu Money S3 evidujete na jednom místě veškerou personální agendu jako:

• pracovní poměry a smlouvy,
• osobní údaje zaměstnanců,
• nezdanitelné příjmy
• nebo srážky a exekuce.

Samotná tvorba mezd je v účetním programu velmi jednoduchá, protože systém udělá spoustu věcí za vás. V Money S3 například stačí, když vytvoříte kartu zaměstnance, vyplníte jeho složky mzdy a pak jen každý měsíc doplníte jednorázové údaje jako prémie, pokuty nebo srážky. Program následně mzdu vypočítá za vás a vytvoří výplatnici.

V programu také zpracujete dokumenty pro úřady jako potvrzení o zdanitelných příjmech nebo evidenci důchodového pojištění.

5. Propojení s e-shopem

Propojení účetního programu s e-shopem je čím dál žádanější, protože majitelům e-shopům ušetří desítky hodin přepisování měsíčně.

Na pár kliknutí přenesete zboží i s fotografiemi z účetního systému přímo do e-shopu, nebo naopak z e-shopu odešlete objednávky do účetnictví.

Modul pro napojení s e-shopem typicky pracuje na pozadí běžného chodu účetního programu a přijímá a odesílá do něj data. Například pokud vám do e-shopu přijde nová objednávka od zákazníka, automaticky se přenese do účetního programu.

Tip: Přečtěte si článek o tom, co dalšího potřebuje pro vedení účetnictví e-shop.

„Všechny objednávky z e-shopu se nám do účetnictví přenáší automaticky. Ušetříme tím několik hodin práce týdně a stohy papírů. Expedice balíčků je taky mnohem jednodušší – velkou zásluhu na tom mají elektronické čtečky. Při kompletaci balíčků se Shoptet propojí s Money a výrobky automaticky vyskladní,“ hodnotí ředitelka podniku Dobroty.

6. Propojení s pokladnou

Kromě řešení pro e-shop nabízí některé účetní programy i řešení pro kamenné prodejny. Základem je napojení softwaru v pokladně na účetní program.

Některé účetní programy to řeší tím, že vyvíjí vlastní moduly přímo do pokladen. Například Money S3 nabízí modul S3 Kasa, díky kterému prodáváte přímo z rozhraní Money, které je přizpůsobené pro pokladní monitory.

TIP: Jak propojit účetní program s externími aplikacemi.

7. Funkce pro automatizaci

Jedním z hlavních důvodů, proč si podnikatelé pořizují účetní programy, je úspora času díky automatizaci. Podnikatelskou agendu lze vést i v excelových tabulkách, ale vše musíte ručně přepisovat a zadávat.

Funkce pro automatizaci se prolínají napříč celým účetním programem. Například:

• automatická tvorba a odesílání pravidelných faktur, například za pronájem či úklid budovy,
• automatická úprava skladových zásob, jakmile si zákazník koupí zboží,
• nebo automatické čištění salda.

Tip: Přečtěte si více o tom, jak funguje automatizace účetnictví.

Vyzkoušejte si vše v účetním programu Money S3

Všechny funkce zmíněné v tomto článku najdete v účetním programu Money S3. Vyzkoušejte si ho zdarma ve verzi Start se všemi funkcemi a časem se můžete rozhodnout, zda přejdete na plnou verzi. V plné verzi pak platíte jen za ty funkce, které doopravdy využijete.