Jak automatizovat pravidelnou fakturaci stejným zákazníkům

V praxi to znamená, že na pár kliknutí vygenerujete pravidelné faktury a program je sám rozešle zákazníkům.

Automatická fakturace detailněji

Nastavení automatické fakturace je snadné, obvykle vás v programu na faktury čekají následující kroky:

1. Vyberete si doklad, který poslouží jako vzor.
2. Zadáte, v jaké frekvenci se mají další faktury generovat. Můžete zvolit určitý počet opakování nebo třeba generování do konkrétního data. Pokud s klientem spolupracujete na dobu neurčitou, nastavíte časově neomezené generování.
3. Ve zvolené datum program automaticky vystaví nový doklad ze vzoru. Ponechá fakturační údaje klienta, odebrané služby/zboží i částku. Naopak doplní aktuální datum vystavení, datum splatnosti a variabilní symbol. Na fakturu také uvede číslo dokladu tak, aby navazovalo na poslední vytvořený doklad a byla zachována číselná řada.
4. Program fakturu odešle na klientův e-mail.

Jak funguje automatická fakturace v Money S3

Účetní program Money S3 pro menší a střední firmy či živnostníky má řadu chytrých funkcí, které jim usnadňují práci. Patří mezi ně i automatická fakturace. Tato funkce je součástí modulu Periodická a hromadná fakturace.

V záložce Periodická fakturace máte na jednom místě všechny vzory pravidelných dokladů. Vyberete vzory, ze kterých chcete vystavit faktury, a kliknete na Generovat doklady.

Otevře se vám okno, ve kterém uvidíte nastavení dat generovaných dokladů. Zkontrolujete, že vše sedí, případně nastavení upravíte. Následně se zobrazí seznam adres, pro které se budou doklady generovat. Opět vše potvrdíte a následně vám Money S3 vytvoří doklady.

Účetní program obsahuje i funkci Test. Díky ní při úvodním nastavování zjistíte, jestli lze z přichystaného vzoru generovat periodické faktury. Pokud se ve vzoru objeví chyby, program vás upozorní.

Jestliže se s klientem domluvíte na krátkodobém přerušení poskytování služeb, využijete funkci Posunout datum následujícího vystavení. Datum vystavení se posune o jeden časový interval (záleží v jakých intervalech fakturujete, nejobvyklejší je měsíc).

Můžete si také zvolit, aby se doklady generovaly vždy k poslednímu dni měsíce nebo aby se generovaly jen v pracovní dny. Pokud by datum příštího vystavení připadlo na víkend nebo svátek, doklad se automaticky vystaví nejbližší pracovní den. Posun neovlivňuje vystavení dokladu v následujícím měsíci.

Pokud jste plátci DPH, v nastavení také volíte, jestli bude datum plnění DPH shodné s datem vystavení dokladu, nebo se má rovnat poslednímu dni předcházejícího měsíce.

Proč využívat fakturaci v účetním programu

Čím více máte zákazníků, kterým vystavujete periodické faktury, tím více automatickou fakturací ušetříte času. Například úklidová firma může mít desítky klientů, kterým každý týden provádí sjednaný úklid. Pokud by na konci měsíce ve firmě vystavovali každou fakturu zvlášť, zabralo by to i několik hodin.

Díky automatické fakturaci odbaví všechny klienty, kteří využívají standardní balíček služeb. A pokud si daný měsíc některá z firem objedná navíc i generální úklid, nepoužijí funkci periodické fakturace, ale doklad vystaví ručně v rámci jednoduchého fakturačního programu.

Vystavujte automatické faktury zdarma

Usnadněte si fakturaci a stáhněte si Money S3 Start. V této verzi programu vytvoříte zdarma až 500 záznamů v účetním deníku. Účetní systém můžete používat tak dlouho, než dosáhnete limitů bezplatné verze. Pak se rozhodnete, jestli přejdete na placenou verzi.

Výhodou Money S3 je, že si ho seskládáte jen z těch modulů, které potřebujete. Pokud plánujete i nadále využívat automatickou fakturaci, k základnímu kompletu si přidejte i modul Periodická a hromadná fakturace.

Tématu fakturace se na blogu Money.cz věnujeme detailně. Dál by vás mohly zajímat tyto články:

• Zaúčtování vystavených faktur
• Zaúčtování přijatých faktur
• Fakturace e-shopu: jak vystavovat faktury správně
• Fakturace do zahraničí: návod pro plátce i neplátce DPH