Jak správně fakturovat a jaké jsou nejčastější chyby při vystavování faktur?

Aby však faktura opravdu byla účetním dokladem, musí splňovat několik podmínek. Proto se podívejte, jak si s tvorbou faktur poradit a na co si dát pozor.

Co je faktura

Faktura je v podstatě účet, který zákazníkům vystavíte za dodané zboží nebo služby. A který říká, jakou částku a v jakém termínu vám mají zaplatit.

V praxi je můžeme rozdělit do dvou hlavních skupin. A to na:

• vydané faktury – tedy doklady, které vystavujete svým klientům;
• přijaté faktury – doklady, které dostáváte od dodavatelů.

V tomto článku se zaměříme na první kategorii.

Druhy faktur

Při vystavování faktur si nejprve musíte ujasnit, jaký typ dokladu chcete vytvořit. Existuje totiž několik druhů faktur.

• Řádná faktura
• Zálohová faktura
• Proforma faktura
• Vyúčtovací faktura

Řádná faktura

Řádná faktura je základním typem faktury. Klientovi ji doručíte po dodání zboží či služeb – případně ji můžete předat i se zbožím.

Odběrateli ukládá povinnost v daném termínu zaplatit.

Kromě toho také vstupuje do účetnictví.

Zálohová faktura

Pokud od klienta chcete část peněz předem, vystavte mu nejprve zálohovou fakturu. Získáte tak prostředky například na nákup potřebného materiálu.

Služby nebo zboží obvykle dodáváte až poté, co klient zálohu uhradí.

Zálohových faktur můžete vystavit i několik, a reagovat tak na postup prací.

Zálohová faktura ale není účetním ani daňovým dokladem. Nevstupuje tedy do účetnictví.

Proforma faktura

Proforma faktura je podobná zálohové faktuře. V tomto případě ale žádáte o zaplacení plné ceny předem.

Také o proforma faktuře platí, že není účetním ani daňovým dokladem a nevstupuje do účetnictví.

Vyúčtovací faktura

Pokud využíváte zálohové a proforma faktury, je pro vás důležitá také vyúčtovací faktura. Zohledníte v ní totiž dříve zaplacené zálohy.

Klientovi ji vystavíte po dodání služeb nebo zboží a uvedete v ní:

• jakou částku už uhradil
• a kolik musí doplatit (i kdyby to bylo 0 Kč, ve vyúčtovací faktuře to musíte uvést).

Tento doklad už vstupuje do účetnictví. Musí tedy splňovat i další náležitosti faktury.

Jaké jsou náležitosti faktury

Faktura musí ze zákona obsahovat řadu údajů. Konkrétní náležitosti závisí na tom, jestli jste, nebo nejste plátce DPH, případně zda jako neplátce DPH vedete účetnictví.

Některé podmínky jsou ale ve všech případech stejné.

Faktura musí obsahovat:

• identifikaci dodavatele – tedy název vaší firmy nebo vaše jméno a příjmení (u OSVČ),
• sídlo OSVČ nebo firmy – vaše fakturační adresa,
• vaše IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní – například obchodní či živnostenský rejstřík.

Abyste na nic z toho nezapomněli, využijte k fakturaci online fakturační službu nebo účetní program, který vše pohlídá z vás.

Pravidla pro vystavení faktur plátcem a neplátcem DPH

Pokud patříte mezi neplátce DPH, kteří nevedou účetnictví (máte například daňovou evidenci nebo uplatňujete výdaje procentem z příjmů), další údaje už na fakturách uvádět nemusíte. Zákon vám to nenakazuje.

Přesto je lepší uvést například:

• číslo faktury,
• základní informace o dodaném zboží či službách,
• fakturovanou částku,
• datum vystavení,
• platební údaje
• nebo údaje o odběrateli.

Neplátci DPH, kteří vedou účetnictví

Neplátci DPH, kteří vedou účetnictví, musí povinně uvést:

• popis dodaného zboží či služeb,
• fakturovanou částku (celkově nebo rozepsanou na měrné jednotky a jejich množství),
• datum vystavení faktury
• a právnické osoby musejí uvést také údaj o zápisu včetně oddílu a vložky.

Plátci DPH

Plátci DPH musejí k základním náležitostem faktur přidat:

• údaj o zápisu včetně oddílu a vložky (u právnických osob),
• své DIČ jako dodavatele,
• DIČ odběratele (pokud je plátcem DPH),
• datum vystavení faktury,
• datum uskutečnění zdanitelného plnění (pokud se liší od data vystavení dokladu) – většinou je to den dodání zboží nebo služby či přijetí platby,
• rozsah a druh dodávané služby nebo množství a druh dodávaného výrobku,
• základ daně,
• sazbu daně
• a výši daně v české měně.

Pokud je plnění osvobozené od daně nebo ji přiznává odběratel, sazbu ani výši daně uvádět nemusíte.

V některých případech musíte na fakturu uvést také informace o:

• Přenesení daňové povinnosti – týká se to případů, kdy DPH platí odběratel. Typicky při dodávání zboží nebo služeb do jiné země Evropské unie.
• Dodání osvobozeném od daně – pokud fakturujete do země EU bez DPH.
• Zvláštním režimu podle § 89 zákona o DPH pro zdanění přirážky – uvádějí ho cestovní kanceláře, které klientům poskytují služby od jiných dodavatelů (například dopravních společností) a daňové plnění se vztahuje pouze na přirážku k původní ceně.
• Zvláštním režimu podle § 90 zákona o DPH pro zdanění přirážky – platí pro obchodníky s použitým zbožím, uměleckými díly, sběratelskými předměty a starožitnostmi. Při obchodování s takovým zbožím plátce DPH zdaňuje pouze rozdíl mezi nákupní a prodejní cenou.

Jaké uvést datum splatnosti faktury

Pravděpodobně jste si všimli, že mezi náležitostmi faktury nezmiňujeme datum splatnosti. Zákon vás totiž nenutí tento údaj uvádět.

Když na dokladu není, znamená to, že:

• splatnost je 30 dní od dodání zboží či služeb nebo od doručení faktury.

Tuto lhůtu stanovuje občanský zákoník.

Pokud je to pro vás moc, jednoduše na faktuře uveďte kratší splatnost. Typicky to bývá 14 dní.

V takovém případě ale nezapomeňte termín na faktuře uvést. Při fakturaci v Money S3 vám naštěstí nic takového nehrozí. Stačí připravit šablonu faktury, ve které nastavíte potřebnou dobu splatnosti. Tato doba se pak automaticky objeví na všech vydaných fakturách.

Samozřejmě ji můžete kdykoliv upravit.

Zákon stanovuje také maximální splatnost faktury, která je 60 dní. Překročit ji můžete jen v ojedinělých případech – pokud to pro vás jako věřitele nebude „hrubě nespravedlivé“.

Pravidla číslování faktur

Fakturu také musíte jasně označit. Přesná pravidla ale zákon nestanovuje.

Důležité je, abyste v dokladech měli pořádek a přehled. Jak kvůli sobě, tak pro případ kontroly z finančního úřadu.

Ideální je proto stanovit jasný systém, který budete dodržovat. Obvyklá je například kombinace aktuálního data a pořadového čísla faktury.

Například 20240500915, kdy:

• úvodní čtyři čísla označují rok – 2024
• následující dvě číslice určují měsíc – 05
• a poslední čísla pořadí faktury v daném roce – 00915.

Díky tomu snadno dohledáte faktury z jednotlivých let a přiřadíte je ke konkrétním transakcím.

Číslo faktury je vhodné doplnit také o písmenné označení. Rozlišíte tak například řádné, zálohové a vyúčtovací faktury.

Dejte si pozor, abyste při tvorbě faktury na číslování nezapomněli. Nebo abyste nepřeskakovali. Může to působit podezřele – a motivovat finanční úřad ke kontrole vašeho podnikání.

Podobné případy hrozí, když vystavujete faktury ve Wordu a musíte vše doplňovat ručně. Bezpečnější je proto použít fakturační nebo účetní program. Sami v něm nastavíte systém číslování a software pak dokladům přiřazuje čísla automaticky.

Jak na zaokrouhlování faktur

Při vystavování faktur myslete také na zaokrouhlování. Setkáte se s ním při výpočtu DPH.

Aktuálně v Česku platí dvě hladiny DPH:

• základní – 21 %
• a snížená – 12 %.

I když je tedy uskutečněné plnění bez daně zaokrouhlené, například 190 Kč, při započtení DPH už to platit nemusí. Například u zmíněné částky je základní DPH 39,90 Kč.

Po započtení daně se tak dostanete na sumu 229,90 Kč.

Pokud tuto částku zaokrouhlujete (u hotovostních plateb je to nutnost), musíte se vypořádat i s DPH u rozdílu, který vznikl zaokrouhlením faktury.

Od roku 2021 přitom platí, že tento rozdíl se do základu daně nezapočítává.

Chyby při fakturaci do zahraničí

Specifickou oblastí je také fakturace do zahraničí. Podnikatelé, kteří jsou zároveň plátci DPH, totiž vstupují do režimu přenesené daňové povinnosti.

Znamená to, že DPH hradí odběratel.

Ovšem pozor – někdy se stává, že podnikatelé tuto informaci na fakturu nenapíšou. To je chyba. V takových případech musíte vždy uvést, že daň odvádí zákazník v rámci přeneseného režimu.

Pokud jste neplátce DPH a fakturujete do EU, musíte se zaregistrovat jako identifikovaná osoba. Následně připravíte podobnou fakturu jako plátci DPH. Sazbu DPH ale neuvádíte – opět ji hradí odběratel.

Jaké programy využít pro tvorbu faktur

S tvorbou faktur souvisí řada údajů a povinností, na které musíte myslet. Liší se podle toho, zda:

• jste plátce nebo neplátce DPH,
• vedete účetnictví,
• fakturujete do ČR nebo do zahraničí
• nebo například jaký typ faktury vystavujete.

Myslet na všechno není lehké. Proto je lepší vzít si na pomoc specializovaný software.

Menší živnostníci si často vystačí s online fakturací, jakou nabízí například iDoklad. Základní funkce přitom získají zdarma.

Pokud ale potřebujete kromě faktur řešit i další agendy, je lepší sáhnout po účetním programu Money S3.

Nabízí nástroje například pro:

• evidenci skladů a skladové hospodářství,
• daňovou evidenci,
• podvojné účetnictví,
• analýzu prodejnosti a reporting
• nebo například pro správu e-shopů a maloobchodní prodej.

Samozřejmě se postará také o to, aby na vašich fakturách nic nechybělo. Většinu údajů navíc doplní automaticky.

Díky tomu bude tvorba faktur mnohem rychlejší. A hlavně bez zbytečných chyb!

Money S3 si zdarma vyzkoušíte. Program ve verzi Start můžete používat po neomezeně dlouhou dobu, limitování jste pouze počtem vystavených dokladů.