Návod: Jak vést účetnictví OSVČ od začátku podnikání

Jako noví živnostníci můžete:

• vstoupit do režimu paušální daně,
• uplatňovat paušální výdaje,
• vést daňovou evidenci
• nebo vést účetnictví.

Sami se rozhodnete podle toho, co je pro vás nejvýhodnější. Hlavní kritériem je zpravidla, kolik v daném případě zaplatíte na daních, dílčím celková administrativní náročnost.

Nedá se univerzálně říct, který způsob je daňově nejvýhodnější. Vždy záleží na tom, kolik si vyděláte, jaké máte náklady a jaké neodečitatelné položky či daňové slevy si uplatňujete.

Otázka administrativní náročnosti je už snadnější.

• Nejméně náročná je paušální daň, protože nepodáváte daňové přiznání.
• Dál jsou paušální výdaje, protože své reálné výdaje nemusíte evidovat.
• Třetí v pořadí je daňová evidence, při které reálné výdaje musíte evidovat, stejně tak vedete třeba evidenci majetku.
• Úplně nejnáročnějším způsobem je účetnictví. Kromě pokročilé evidence musíte splnit všechny povinnosti podvojného účetnictví, například zpracováváte účetní uzávěrku.

TIP: Pokud jste v začátcích podnikání, přečtěte si jak začít podnikat jako OSVČ.

Jak vést účetnictví OSVČ

Jestliže jste si vybrali účetnictví, můžete si ho vést sami nebo si ho nechat vést účetním. Toho si začínající podnikatelé zpravidla najímají externě.

Jak už bylo zmíněno, účetnictví je složitá disciplína a lidé, kteří chtějí získat účetní živnost, musí mít odborné vzdělání a 3–5 let praxe v oboru. Délka požadované praxe závisí na dosaženém vzdělání. Pokud vy osobně účetní vzdělání nemáte, vedení vlastního účetnictví vám nedoporučujeme.

Bez účetního programu se neobejdete

Jestli ale účetní vzdělání máte a chcete si vést účetnictví sami, potřebujete účetní program. V něm vystavíte faktury, vedete účetní knihy, evidujete majetek, chystáte závěrky a podklady pro daňové přiznání.

Ujasněte si, jestli kromě účetnictví potřebujete i další funkce. Software se sice jmenuje účetní, ale můžete v něm spravovat skladové zásoby, propojit ho s e-shopem, počítat v něm zaměstnancům mzdy nebo třeba vést knihu jízd. Jde tedy o komplexní systém, který pokrývá běžné agendy pro živnostníky a menší a střední firmy.

Mnoho systémů funguje na bázi modulů. V základu umí účetnictví a zbylé moduly si nakombinujete podle svých potřeb.

Další detaily najdete v článku Jak vybrat účetní program. Pokud vás téma zajímá do hloubky, včetně informací o cenách a způsobech licencování, stáhněte si ebook o účetních programech.

Nastavení a účtová osnova

Po nasazení účetního systému je prvním krokem jeho nastavení. Zadáte, že jste fyzická osoba a podnikatelský subjekt. Dál zvolíte, že budete vést podvojné účetnictví a uvedete, jestli jste plátce, či neplátce DPH, nebo identifikovaná osoba k DPH.

Pokud zároveň povedete i skladovou evidenci, vyberte, jestli budete skladové pohyby účtovat hned, nebo je nebudete účtovat (rovnou při nákupu dáváte věci do nákladů). Toto nastavení nelze později během účetního roku měnit, proto si ho dobře rozmyslete na začátku.

V účtové osnově si nastavíte jednotlivé analytické účty. Stejně tak si nastavíte předkontace, a pokud jste plátci DPH, tak i členění DPH.

Poté se můžete pustit do účtování prvních faktur.

Podívejte se, jak vypadá zahájení vedení účetnictví v Money S3.

Účetní program Money S3 si stáhnete a ze začátku ho používáte zdarma. Jakmile vyčerpáte počet bezplatných dokladů, rozhodnete se, jestli vám vyhovuje a budete pokračovat v placené verzi.

Pokud si účetnictví OSVČ vést nebudete, Money S3 slouží i jako software na daňovou evidenci. Jestliže se později rozhodnete pro přechod z daňové evidence na účetnictví, pohlídejte si dodržení několika pravidel.

Někdy musíte na účetnictví přejít povinně – zejména pokud váš roční obrat překročí 25 milionů korun.

Jak dlouho archivovat účetnictví OSVČ

Zákony vám ukládají povinnost archivovat účetnictví – je to kvůli tomu, aby v případě potřeby doklady a dokumenty mohl zkontrolovat finanční úřad.

5 let archivujete:

• účetní knihy,
• účetní doklady (faktury, pokladní doklady),
• odpisové plány,
• účtový rozvrh,
• přehledy nebo účetní záznamy,
• inventurní soupisy.

10 let archivujete:

• účetní závěrku,
• výroční zprávu,
• daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty.

Jak vést účetnictví OSVČ profesionálně

V případě, že se chcete stát samostatným účetním, můžete se zaměřovat právě na zpracování účetnictví pro OSVČ. Do začátku je to dobrá volba, je to obvykle snazší než účetnictví pro velké firmy. Pokud se zatím necítíte dostatečně jistí, že to zvládnete, můžete absolvovat kurz účetnictví, například online akademii Svobodná účetní.

Oproti jiným kurzům je její součástí účetní program Money S3 na rok zdarma a konzultace s odborným poradcem po dobu 12 měsíců. Pokud navíc úspěšně složíte závěrečnou zkoušku a založíte si do 12 měsíců účetní živnost, dostanete zpět peníze za kurzovné.