Jak na fyzickou inventarizaci skladu

Kdy dělat fyzickou inventuru skladu

Fyzickou inventuru by měl každý podnik provádět pravidelně, alespoň jednou za rok, a to na konci účetního období. Zpravidla není nutné zjišťovat skutečné stavy v den účetní závěrky, ale stanoví se tzv. „rozhodný den”. Inventura skladu se může zahájit čtyři měsíce před tímto dnem a ukončit se musí nejpozději dva měsíce po rozvahovém dni.

U některých podniků, jako jsou velké e-shopy nebo výrobní firmy s rychle se měnícími stavy zásob, je lepší provádět inventarizaci častěji, například každé čtvrtletí nebo jednou měsíčně. Termín inventarizace si pak účetní jednotka stanovuje sama.

Inventuru můžete naplánovat mimo sezónu nebo v době, kdy máte v provozu méně zboží, abyste minimalizovali dopad na běžné fungování skladu. Jakmile určíte vhodné období, naplánujte průběh inventury. Odhadněte, jak dlouho bude trvat (zda půjde o víkend, týden či měsíc) a zajistěte dostatek personálu. Pokud je potřeba, včas sežeňte brigádníky nebo uvolněte některé zaměstnance na inventuru a jejich prací pověřte kolegy.

Jak se na inventuru připravit

Fyzická inventura bývá pro mnoho firem výzvou, především kvůli své časové a organizační náročnosti. Vytvořte si proto podrobný plán, kde stanovíte datum, časový harmonogram a rozdělíte úkoly. Sestavte tým pracovníků, kteří budou za jednotlivé úseky inventury odpovědní.

Vytvořte pro své zaměstnance jasná pravidla inventury, aby ji všichni prováděli stejně. Pravidla s nimi pak projděte ideálně osobně s několikadenním předstihem.

V pravidlech inventury definujte, který majetek počítat, vážit a měřit a v jakých jednotkách jej budete evidovat. Dále určete způsob označení již spočítaného zboží, aby někdo neprovedl omylem evidenci stejného majetku vícekrát. Také stanovte, které hodnoty mají zaměstnanci kontrolovat. Může jít o datum expirace, výrobní číslo apod.

Jaký je osvědčený inventurní proces

Před samotnou inventurou je důležité sklad dobře připravit. Ujistěte se, že zboží je na správných pozicích, vše je řádně označeno a že jsou minimálně omezeny zásoby pohybující se mezi sklady.

Častou chybou je započítání majetku, který není součástí inventury. Tomu předejdete tím, že tento cizí majetek viditelně označíte. Může jít o majetek jiných firem, zboží připravené k expedici zákazníkům anebo určené k reklamaci.

Začněte fyzickým sčítáním položek na skladě. Důležité je, abyste měli zaúčtované veškeré doklady ještě před tím, než zahájíte fyzickou inventuru. Nejefektivnější je, když máte skladový systém propojený s čtečkami čárových kódů. Pak vám stačí napípat jednu položku za druhou a systém vám rovnou spočítá výsledek.

V účetním programu Money S3 vám s inventurou pomůže modul Skladové hospodářství a objednávky, který umožňuje snadno zaznamenat fyzické stavy zásob, vyhodnotit a zaúčtovat rozdíly mezi evidenčními a skutečnými stavy a srovnat je tak, aby vše odpovídalo realitě. Navíc si můžete generovat různě strukturované dlouhodobé přehledy podle účelu inventury, skladu či typu zásob. Vzor inventury skladu v Money S3 najdete na našem webu.

Jak vyhodnocovat výsledky a rozdíly s účetními záznamy

Po dokončení fyzického sčítání sepíšete  inventurní zápis a je čas vyhodnotit rozdíly mezi fyzickým stavem skladu a účetními záznamy.

Existují dva typy inventarizačních rozdílů:

• manko – skutečný stav je nižší než záznamy v účetnictví (v případě peněžní hotovosti a cenin hovoříme o schodku)
• přebytek – skutečný stav je vyšší než stav v účetnictví

Účetní rozdíly je nutné zaúčtovat ve stejném účetním období, v němž je prováděna inventarizace majetku a závazků. Manko se obvykle účtuje do provozních nákladů, schodek do finančních nákladů a přebytek do finančních nebo provozních výnosů podle jeho charakteru.

Money S3 vám tento proces výrazně usnadní. Manka a přebytky se vám ukáží hned po provedení inventury a program vám automaticky vytvoří doklady k inventurním rozdílům. Příjemku zboží, které přebývá anebo výdejku na to, co vám ve skladu chybí.

Co dělat v účetním programu, když najdete chyby

Když po uzavření inventury objevíte chybějící nebo přebytečné položky, musíte tyto nesrovnalosti opravit nejen ve fyzickém skladě, ale i v účetnictví.

V Money S3 můžete snadno provést opravu přímo v programu. Systém vám umožní přidávat, upravovat nebo mazat skladové doklady, takže všechny změny jsou okamžitě zaneseny do účetních záznamů. Manko a případně i přebytek se automaticky přepočítá a vy pak můžete opět inventuru uzavřít.

Jak automatizovat a zrychlit fyzické inventury

Moderní skladové systémy výrazně zjednodušují práci a optimalizují procesy ve skladu. I menším firmám se investice do takového systému vyplatí. Umožňuje detailní evidenci každé položky, včetně názvu, ceny, katalogového čísla a množství. Pro lepší přehlednost lze navíc přidat i fotografie zboží, což usnadňuje orientaci a správu zásob.

Programy na skladovou evidenci eliminují chyby při vedení skladu a také zrychlí proces inventarizace díky automatizacím. Money S3 nabízí širokou škálu nástrojů, které vám pomohou proces fyzické inventury zjednodušit a urychlit. Například můžete využít čtečky čárových kódů nebo jiná skenovací zařízení propojená s účetním programem, čímž ušetříte hodně času.

Kromě toho můžete v Money S3 využít automatizované generování inventurních sestav, které vám umožní rychle získat přehled o stavu skladu. Tímto způsobem se nejen zrychlí celý proces, ale zároveň sníží riziko chyb. Money S3 si můžete vyzkoušet v bezplatné verzi. Obsahuje všechny funkce, včetně řízení skladů.