Jak přejít z ruční evidence e-shopu k větší automatizaci

Výhody automatizace pro e-shopy

Na úvod zmíníme několik jednoznačných výhod, které automatizace účetnictví přináší e-commerce firmám, bez ohledu na jejich velikost:

• Úspora času: Automatizace rutinních úkolů, jako je fakturace, sledování zásob a správa plateb, ušetří desítky hodin měsíčně, které můžete věnovat rozvoji svého podnikání.
• Snížení chybovosti: Ruční zadávání dat je náchylné k chybám. Automatizované systémy minimalizují lidské chyby a zajišťují přesnost dat.
• Lepší přehled o financích: Systémy jako Money S3 poskytují komplexní přehled o finanční situaci vašeho e-shopu v reálném čase, což usnadňuje rozhodování.
• Integrace a propojení: Například Money S3 umožňuje propojení mezi různými systémy, což zjednodušuje správu e-shopu a účetnictví na jednom místě.

TIP: Automatizace účetnictví není jen pro e-shopy, podívejte se, jak účetní program pomůže OSVČ.

Přechod z ruční evidence na automatizaci krok po kroku

Pokud se rozhodnete pro digitalizaci svého podnikání, čeká vás několik důležitých rozhodnutí a úkolů. Přehledně vám ukážeme, jak přejít z ruční evidence účetnictví či skladu na automatizované procesy krok po kroku:

1. Analýza stávajících procesů

Prvním krokem k automatizaci je důkladná analýza současných procesů. Zjistěte, které úkoly zabírají nejvíce času a jsou náchylné k chybám. Tato analýza vám pomůže identifikovat oblasti, kde může automatizace přinést největší přínos. Nejčastěji firmy automatizují rutinní úkoly jako jsou výměna dat s e-shopem, úpravy skladových zásob nebo čištění salda.

2. Stanovení cílů automatizace

Stanovte si jasné cíle, které chcete automatizací dosáhnout. Může jít o snížení administrativní zátěže, zlepšení sledování zásob, zvýšení přesnosti účetnictví a efektivity při zpracování pravidelné fakturace. Jasně definované cíle vám pomohou lépe se orientovat v procesu implementace.

3. Výběr vhodných nástrojů a softwaru

Pro automatizaci účetnictví e-shopu je klíčové zvolit správný software. V tomto článku jsme psali o 7 nejžádanejších funkcích účetních systému.

Ideální volbou je Money S3, protože nabízí širokou škálu funkcí a možností integrace. Propojení mezi systémy, které Money S3 umožňuje, zajišťuje hladký přechod a efektivní správu všech procesů. Software můžete napojit například na:

• Populární e-shopové platformy: Shoptet, Shopify, Eshop-rychle a další,
• Online fakturační systémy: iDoklad nebo SuperFaktura,
• Pokladní software: Dotykačka nebo Profi Účtenka,
• marketplace, platební brány a další doplňkové služby.

4. Implementace a převod dat krok po kroku

Při přechodu z ruční evidence na automatizaci je důležité pečlivě naplánovat implementaci a převod dat. Postupujte podle následujících kroků:

1. Záloha dat: Před zahájením jakýchkoliv změn si zálohujte všechna stávající data. Tento krok je nezbytný pro zajištění bezpečnosti vašich informací.
2. Import dat: Využijte funkce importu dokumentů k převedení vašich existujících dat do nového systému. Automatizované nástroje mohou snadno importovat faktury, zásoby, platební údaje a další důležité informace.
3. Testování: Po importu dat proveďte důkladné testování, abyste se ujistili, že všechna data byla správně převedena a systémy fungují podle očekávání.

TIP: Automatizace v Money S3 ušetří desítky hodin práce měsíčně

5. Nastavení automatických procesů

Po úspěšném převodu dat je čas nastavit automatické procesy, které vám usnadní správu e-shopu:

• Automatická fakturace: Nastavte automatické generování a odesílání faktur zákazníkům. Money S3 umožňuje periodickou a hromadnou fakturaci, což vám ušetří čas a zajistí přesnost.
• Digitalizace sledování zásob: Automatizované systémy pro správu zásob vám pomohou sledovat stav zásob v reálném čase, generovat objednávky a předcházet nedostatkům.
• Správa plateb: Automatizace platebních procesů zajišťuje včasné zpracování plateb a usnadňuje sledování finančních toků.

V Money S3 můžete automatizovat účetnictví díky funkcím pro minimalizaci rutinních úkolů.

Praktické tipy, co lze zefektivnit a jak automatizace pomohla jiným e-shopařům

Automatizace účetnictví a digitalizace podnikových procesů může významně ušetřit čas a zvýšit efektivitu vašeho e-shopu. Můžete nejen automatizovat jednotlivé účetní operace, ale také komplexně propojit různé funkce a procesy, například správu skladu s objednávkami a následně s fakturací. Více o možnostech komplexní automatizace bez potřeby velké investice se dozvíte v tomto článku.

Účetní program Money S3 vám umožní také vytvářet automatizované reporty ke sledování výkonu e-shopu, prodejů, ziskovosti a dalších ukazovatelů. Analýzy dat využijete pro efektivní strategické rozhodování.

Příklad úspěšné implementace automatizace lze vidět u e-shopu Dobroty s příběhem, který díky automatizaci procesů zvládá odbavit až 1 400 objednávek měsíčně. Implementací systému Money S3 dosáhli výrazného zlepšení efektivity a snížení chybovosti, což jim umožnilo věnovat se více rozvoji podnikání a spokojenosti zákazníků.

Automatizace účetnictví a digitalizace účetnictví jsou klíčovými kroky pro růst a úspěch vašeho e-shopu. Se správnými nástroji a přístupem můžete výrazně zjednodušit správu svého podnikání. Vyzkoušejte funkce automatizace v programu Money S3 s bezplatnou verzí S3 Start.