Návod: Jak vést účetnictví s. r. o. a co si pohlídat při změně z OSVČ

Při změně z OSVČ na s. r. o. počítejte s tím, že vám přibyde administrativa. Jako společnost s ručením omezeným musíte vést účetnictví, které je náročnější než evidence příjmů a výdajů pomocí daňové evidence.

Změna z OSVČ na s. r. o.

Založení s. r. o. je výhodné například ve chvíli, kdy očekáváte vyšší obraty nebo chcete své podnikání zhodnocovat. Nejčastější důvody pro přechod z OSVČ na s. r. o. jsou:

• Zhodnocení firmy (své podnikání můžete zhodnotit a později odprodat, u OSVČ to jen tak nelze)
• Lepší pozice pro získávání větších zakázek
• Přizvání společníka
• Prevence zadlužení (jako majitel či společník ručíte za závazky firmy pouze do výše nesplaceného základního kapitálu)

Daň z příjmů pro s. r. o. a OSVČ

Pokud jste OSVČ, pak z hlediska daní patří výdajové paušály mezi jedny z důvodů, proč podnikatelé preferují podnikání na fyzickou osobou – mohou si uvést 30 až 80 % svých příjmů jako výdaje a zároveň nemusí evidovat účtenky nebo doklady.

Pro s. r. o. a OSVČ se liší i daň z příjmů. Pro fyzické osoby je sazba 15 % a pro právnické 21 %. Zároveň si OSVČ mohou od daňového základu odečítat slevy jako třeba úroky z hypotéky a snížit si tak výslednou daňovou povinnost. Nelze ovšem jen tak říct, že by vedení s. r. o. bylo méně daňově výhodné – nabízí totiž větší možnosti daňové optimalizace.

Účetnictví – na co se připravit

Pro s. r. o. je vedení účetnictví povinné, pro OSVČ jen v případě, kdy za předcházející kalendářní rok přesáhnete obrat 25 milionů Kč a nebo jste zapsaní v obchodním rejstříku.

Někteří OSVČ nicméně účetnictví vedou, i přesto, že jim to zákon neukládá – může být přehlednější než daňová evidence. Pokud jste zatím účetnictví nevedli, připravte se, že po přechodu na společnost s ručením omezeným budete nejspíš potřebovat účetní.

Přechod z daňové evidence na účetnictví znamená, že musíte zpracovat každou účtenku a doklad a v některých případech budete muset změnit i systém, ve kterém pracujete. Zejména pokud jste jako podnikatelé zvyklí používat Excel nebo jiný jednoduchý systém na vedení daňové evidence.

Mezi menšími a středními s.r.o. je oblíbený například účetní systém Money S3. Data ze svého původního systému do programu snadno importujete za jedno odpoledne. Výhodou je, že program je vhodný pro vedení mezd a účetnictví, ale i pro vedení skladové evidence a propojíte ho i s e-shopem.

Jak vést účetnictví jako s.r.o.

Zastaralý pojem „podvojné účetnictví“ se dnes označuje za pouhé „účetnictví“ – jde o protiklad dříve používaného termínu „jednoduché účetnictví“, které se dnes nazývá daňová evidence.

Povinnosti podvojného účetnictví stanovují, že každou položku zachycujete na dvou účtech – na jedné straně jako „Má dáti“ a na druhé straně „Dal“.

Účetnictví vedete skrze tyto dokumenty:

• účetní deník s účetními zápisy v chronologickém pořadí,
• hlavní kniha s účetními zápisy ve věcném, neboli systematickém pořadí,
• kniha analytických účtů, které slouží k detailnímu rozdělení tzv. syntetických účtů,
• a kniha podrozvahových účtů, v níž najdete například zástavní práva.

V těchto knihách primárně sledujete stav a pohyb:

• aktiv (majetku firmy),
• pasiv (vlastní kapitál a dluhy firmy),
• nákladů a výnosů
• a výsledek hospodaření.

Práci usnadní šikovný účetní program

Pokud tápete, jak vybrat účetní program, ujasněte si:

• jaké máte nároky vzhledem k velikosti firmy (systém musí splnit všechny požadavky a nezahltit vás nepotřebnými funkcemi),
• kolik lidí program bude používat (pokud více zaměstnanců, volte program s větším množstvím uživatelských licencí)
• a promyslete své požadavky na software (umožní vedení daňové evidence, účetnictví, fakturace, zpracování mezd, aj.).

S Money S3 rozhodně počítáme i do budoucna. Aktuálně využíváme moduly Adresář, Banka a pokladna, Daňová evidence, Fakturace a Mzdy a personalistika. Jsme menší firma a toto řešení nám plně pokrývá vše, co potřebujeme od účetního programu,“ říká Lukáš Jelínek z firmy Freelance.cz.

S programem Money S3 ušetříte spoustu práce – nepřehledné tabulky a dokumenty nahradíte jediným systémem, který se postará o vedení účetnictví pro celou firmu. Vyzkoušejte si program zdarma a se všemi funkcemi. Pokud se na něj opravdu rozhodnete přejít, všechna data zůstanou uložená.

Kvalitní účetní program poznáte i podle služeb „navíc“, jako je:

• příjemné uživatelské prostředí,
• pravidelné aktualizace modulů (i z hlediska legislativy a technického řešení),
• spolehlivá zákaznická podpora
• a možnost propojení na další systémy jako třeba e-shop.