Tipy z praxe: účetní operace, které lze jednoduše automatizovat

Výměna dat s e-shopem

Moderní účetní programy obsahují modul pro napojení na váš e-shop. Díky tomu si oba nástroje mezi sebou automaticky vyměňují data, takže jsou na obou místech aktuální. Do účetního programu se například z e-shopu automaticky stahují data o objednávkách a faktury.

Tato automatizace šetří i menším e-shopům jednotky až desítky hodin měsíčně. Bez ní by zaměstnanci museli všechny faktury přepisovat z jednoho systému do druhého. Tato automatizace navíc eliminuje chybovost způsobenou překlepy či nepozorností.

Účetní kancelář Jany Novotné využívá možnost sdílení datových záloh. Účetní vždy stáhne nejnovější data klienta a soubor nahraje na bezpečné sdílené úložiště. Její kolegyně si odtamtud data stáhne a nahraje je do svého Money. „Zpracuje klientovy doklady a pak mi je stejným způsobem pošle zpět. Je to rychlé, předání dat zabere jen chvilku,“ říká. Přečtěte si celou referenci.

Účetní programy se snaží napojení na e-shopy maximálně zjednodušit. Například účetní program Money S3 nabízí modul E-shop konektor, díky kterému ho snadno propojíte se všemi velkými e-shopovými platformami jako například Shoptet, oXyshop nebo Shopify.

Automatické úpravy skladových zásob

Ať už máte e-shop nebo prodejnu, napojení na účetní program vám zajistí vždy aktuální údaje o skladových zásobách. Jinými slovy když si zákazník nakoupí zboží, systém ho automaticky odečte ze skladu. Řeší to speciální funkce pro napojení na e-shop nebo pokladnu.

Díky tomu máte vy i vaši zákazníci jistotu, že to zboží, které je dostupné na e-shopu, je skutečně připravené ve vašem skladu. E-shopy, které tuto funkci nevyužívají, musí často řešit situace, kdy si zákazník objednal zboží, které jste mezitím prodali jinému.

Kromě toho díky automatizaci předejdete nečekanému vyprodání zboží. Jakmile se zásoby ztenčí, účetní program vás na to upozorní a nové zásoby včas dokoupíte. Sami si přitom nastavíte liimt, po jehož překročení vás program upozorní.

Čištění salda

Až tři dny práce měsíčně šetří účetním automatické čištění salda. Účetní pravidelně kontrolují, zda je rozdíl dvou účtů v rovnováze, nebo jestli zbývá nedoplatek či přeplatek. Bez automatizace účetnictví musí neproplacené faktury tisknout a ručně procházet.

V účetním programu si místo toho faktury jen spárujete a exportujete. Hotový seznam vám zobrazí aktuální saldo a případně si pro přehlednost seřadíte doklady podle čísla účtu, IČ nebo párovacího symbolu.

Například v Money S3 tuto funkci umožňuje modul Účetní analýzy.

Pravidelné fakturace

Jednou z rutinních účetních operací je vystavování stejných faktur každých měsíc, například za paušální služby nebo energie. Účetní programy dnes tyto faktury vytvoří a odešlou za vás.

V účetním systému Money S3 pro to existuje modul Periodická a hromadná fakturace. V něm vytvoříte vzor pravidelné faktury s částkou, číslem účtu a variabilním symbolem. Nastavíte si, který den v měsíci se má faktura automaticky vytvořit, a systém se o to každý měsíc postará.

V praxi to funguje tak, že program každý den zkontroluje, zda má vytvořit pravidelnou fakturu, a pokud ano, pošle vám upozornění. Vy jen operaci potvrdíte a systém fakturu připraví a odešle.

Automatické vyčtení údajů z dokladů

Jednou z nejméně populárních účetních činností je přepisování přijatých faktur. V posledních letech ale do účetních programů proniká funkce takzvaného vytěžování dokumentů, která přijaté doklady zpracuje automaticky. Systém z faktur a dalších dokladů vyčte údaje a zaúčtuje je. Účetní tak doklady nepřepisuje, ale pouze si vyčtené údaje prohlédne a potvrdí jejich správnost.

Takto například funguje modul Inbox v Money S3:

• Máte speciální elektronickou schránku podobnou e-mailu, do které vám obchodní partneři posílají faktury.
• Inbox z nich vytěží údaje. Data vyčte ze všech používaných formátů jako PDF, ISDOC, JPG nebo ze všech faktur označených QR kódem.
• Vyčtené údaje na jedno kliknutí zaúčtujete.

Inbox navíc slouží jako bezpečný elektronický archiv, ve kterém kterýkoliv doklad rychle dohledáte a nemusíte je tisknout a evidovat fyzicky.

Začněte s automatizací účetnictví co nejdřív

Všechny automatizace zmíněné v článku najdete v oblíbeném účetním programu Money S3. Jeho přínos si vyzkoušejte zdarma ve verzi Start, kde můžete pracovat neomezeně, dokud nepřekročíte limit v počtu dokladů. Poté se rozhodnete, zda přejdete na plnou verzi, nebo zvolíte jiné řešení.