Návod pro e-shopy: Která data potřebujete evidovat a v jakém systému

Administrace e-shopu a účetní systém – 2 hlavní místa, kde e-shopaři sbírají data

K provozování e-shopu potřebujete minimálně dva nástroje:

• e-shopovou platformu nebo jinými slovy administraci
• a účetní program (případně fakturační aplikaci pro nejmenší e-shopy nebo ERP systém v případě velkých e-shopů).

Všechna klíčová data pro e-shopy tak evidujete buď v e-shopové platformě, v účetním programu, nebo na obou místech naráz.

Byznys můžete řídit z e-shopové platformy i z účetního programu, ale ať už zvolíte kterýkoliv přístup, potřebujete mít v obou systémech synchronizovaná a aktuální data. Pokud byste například v e-shopu vystavili fakturu, ale nepřevedli ji do účetního programu k zaevidování, měli byste brzy v datech nepořádek.

Pro správnou a přehlednou evidenci dat je proto klíčové, abyste e-shopovou platformu s účetním programem propojili. Například účetní program Money S3 propojíte s většinou e-shopových platforem pomocí API.

Jakmile oba systémy propojíte, začnou si v pravidelných intervalech automaticky vyměňovat data. Díky tomu budete mít například jistotu, že dostupnost zboží na e-shopu odpovídá skladovým zásobám v účetním programu. Také data nemusíte mezi oběma nástroji přepisovat ručně ani importovat pomocí tabulek a ušetříte až desítky hodin práce.

Tip: Zda řídit e-shop spíše z e-shopové platformy, nebo z účetního programu, podrobně rozebíráme v následujícím článku.

Produkty

Produkty jsou základem každého e-shopu. Na začátku podnikání si přidáte do e-shopu produkty, které se chystáte prodávat, a vyplníte potřebná data, která usnadní orientaci v produktech vám i vašim zákazníkům.

U produktů v e-shopu evidujete:

• kategorii zboží,
• parametry dle typu zboží,
• popisek,
• fotografie,
• cenu,
• výrobce,
• EAN,
• množství na skladě,
• varianty (například barvy nebo velikosti),
• dostupnost
• a další údaje.

Produkty můžete vytvářet a evidovat v e-shopové platformě i v účetním programu. Některé e-shopy raději vytváří a evidují produkty v účetním programu formou skladových karet. Ty totiž umožňují evidovat u produktů více informací pro interní účely, například expiraci nebo šarži.

Ze skladových karet v účetním systému přenesete produkty na e-shop díky API pomocí jednoho tlačítka, nebo nastavíte automatický přenos dat v pravidelných intervalech.

Objednávky

Každá objednávka, kterou zákazník vytvoří, se vám nejprve zaeviduje v e-shopové platformě. Obsahuje mimo jiné:

• objednané zboží,
• cenu,
• údaje o zákazníkovi,
• způsob platby
• a způsob dopravy.

V seznamu objednávek vidíte jejich stav. Díky tomu například víte, které objednávky už zákazníci zaplatili, které se týkají předprodeje nebo které jsou připravené na vychystání a expedici.

Pokud máte e-shop propojený s účetním programem, evidujete objednávky v obou systémech. Jakmile zákazník vytvoří objednávku, e-shop ji odešle do účetního programu, který zkontroluje platbu a dostupnost zboží a předá objednávku k vychystání. Systém navíc objednávky spáruje s fakturami.

Nákupní košíky

Většina velkých e-shopových platforem za vás eviduje opuštěné nákupní košíky vašich zákazníků. To vám umožní zákazníky kontaktovat automatickým e-mailem a upozornit je na nedokončený nákup. Zvýšíte tím šanci, že nákup dokončí.

Můžete také interně analyzovat, co zákazníka k opuštění košíku vedlo. Zda šlo o vysokou cenu nebo například nedostatečný popis produktů.

Cenové hladiny a slevy

Slevy využívá jako marketingový nástroj většina e-shopů. Abyste v nich měli pořádek, vývojáři e-shopových platforem i účetních programů pro ně vytvořili speciální evidenci.

V e-shopových platformách si vytvoříte ceníky, s jejichž pomocí nastavíte slevy na vybrané kategorie či skupiny produktů nebo slevy pro registrované zákazníky či skupiny zákazníků. Nastavit si můžete:

• standardní ceny,
• akční ceny,
• věrnostní slevy,
• objemové slevy,
• množstevní slevy,
• případně i vygenerujete slevové kupóny.

Podobně si slevy nastavíte i v účetním programu. Například účetní program Money S3 vám umožní nastavit deset cenových hladin se základní cenou a množstevními slevami, které přiřadíte jednotlivým skladovým kartám (tedy produktům). Pokud provozujete také B2B e-shop, můžete jednotlivými zákazníkům nastavit individuální ceníky.

Zákazníci

Své registrované zákazníky můžete evidovat v e-shopové platformě i v účetním programu. V administraci e-shopu se vám postupně plní seznam registrovaných zákazníků. Typicky u nich evidujete informace jako:

• datum a čas registrace,
• informace o nákupech,
• hodnocení produktů,
• fakturační adresu,
• informace o společnosti: pokud zákazník nakupuje na firmu,
• a doručovací adresu.

Zákazníky, kteří u vás nejsou registrovaní, nikde neevidujete.

Jestliže máte e-shop propojený s účetním programem, uvidíte své zákazníky také v adresáři účetního programu, kde k nim můžete doplnit další informace. To přijde vhod, pokud e-shop řídíte primárně z účetního programu.

Snadno například zákazníky rozdělíte do skupin a nastavíte jim slevy. U každého zákazníka také vidíte s ním spojené doklady, objednávky a další data o nákupech.

Platební informace

Výpisy plateb z platebních bran či bankovního účtu vám může automaticky evidovat e-shopová platforma i účetní program. Potřebujete k tomu jen nástroje propojit s platebními branami, které využíváte, a se svým bankovním účtem.

Oba systémy vám přijaté platby spárují s objednávkami. Díky tomu systém například hned po zaplacení pošle zákazníkovi fakturu a předá vám objednávku k vychystání a odeslání.

Faktury

Jednoduchou evidenci faktur (včetně zálohových a dobropisů) najdete v e-shopové platformě, nicméně zpracování faktur je jeden z hlavních důvodů, proč si e-shopy pořizují účetní program. Doporučujeme tedy evidovat faktury primárně v něm.

Díky propojení e-shopu s účetním programem můžete proces fakturace automatizovat. Jakmile zákazník objednávku zaplatí, systém vystaví fakturu dle nastavené šablony a odešle ji zákazníkovi. Fakturu následně zaeviduje do daňové evidence, případně předá k zaúčtování, pokud vedete účetnictví. 

Další výhody evidence faktur v účetním programu jsou ty, že:

• systém z faktur automaticky rozpočítá základ daně,
• faktury spáruje s dalšími doklady, jako jsou objednávky, dodací listy nebo zálohové faktury,
• na základě evidovaných faktur vytvoří podklady jako například daňová přiznání fyzických osob či DPH,
• snadněji doklady předáte své externí účetní.

Tip: Přečtěte si článek, kde podrobně popisujeme rozdíly mezi fakturací v e-shopové platformě a účetním programu.

Informace o dopravě

V e-shopové platformě evidujete své nasmlouvané přepravní služby a údaje jako:

• ceníky dopravy,
• limity pro dopravu zdarma
• nebo země doručení.

Jakmile e-shopovou platformu napojíte na systémy dopravců, e-shop jim po dokončení objednávky odešle data o zásilce. Přesné informace o stavu odeslaných objednávek typicky najdete v externích systémech dopravců, se kterými svůj e-shop rovněž propojíte přes API.

Tip: Základy dopravy a logistiky pro e-shopy popisujeme do detailu v samostatném článku.

Skladové informace

Skladové hospodářství najdete v e-shopové platformě i v účetním programu. V účetním programu je komplexnější a umožňuje evidenci většího množství dat.

Každý e-shop by měl evidovat skladové pohyby, tedy naskladnění a vyskladnění zboží. Vidíte v nich, který uživatel (případně který automatický pokyn) změnu ve stavu zásob provedl, kdy k ní došlo a související doklady, jako je příjemka a výdejka.

U každého zboží také evidujte skladovou pozici, abyste vy či vaši skladníci při vychystávání objednávek nebo během inventur rychle věděli, kde zboží leží, a nemuseli se spoléhat na paměť. Pro skladové pozice si vymyslete srozumitelný systém označení, například 2R/4P může znamenat regál číslo 2, police číslo 4.

Ve skladovém modulu v rámci e-shopu nebo účetního programu také najdete kompletní seznam zásob. Vidíte v něm mimo jiné, kolik kusů kterého zboží máte v založených objednávkách. Díky tomu rozpoznáte, které zboží je sice ještě na skladě, ale brzy poputuje k zákazníkovi.

Ve skladových modulech máte také k dispozici inventurní soupisy, pomocí kterých provádíte pravidelné inventury, a archivované výsledky předchozích inventur. Výhoda inventur pomocí účetního programu je ta, že systém za vás po dokončení inventury výsledek zaúčtuje a upraví skladové zásoby podle reality.

Tip: Jak přehledně vést sklad e-shopu, popisujeme v samostatném článku.

Finanční výsledky

Finanční analýzy, ze kterých poznáte, jak si váš byznys vede, najdete v e-shopu i v účetním programu. V e-shopu jsou spíše povrchní a zobrazí vám pouze prodeje za určité období.

V účetním programu máte na obchodní data komplexnější pohled. Vidíte nejen příjmy, ale také výdaje, a pokud vedete účetnictví, tak náklady a výnosy.

Možnosti analytických funkcí se u každého účetního programu liší. Například v účetním programu Money S3 najdete moduly Účetní analýzy a Skladové analýzy, které vám poskytnou desítky různých pohledů na data včetně přehledných grafů.

Z analýz například zjistíte:

• kdy se který typ zboží nejvíce prodává,
• které zboží se nejvíc podílí na vašem obratu
• nebo kteří zákazníci u vás nejvíc nakupují.

Analýzy v účetním programu provádíte pomocí předpřipravených šablon, nebo si můžete vytvořit vlastní.

Srovnání: Co lze evidovat v e-shopu a v účetním programu

Ukážeme vám, jak to funguje v praxi

Pokud chcete na vlastní oči vidět, jak propojení účetního programu s e-shopem funguje, a případně se doptat na podrobnosti, rezervujte si u nás bezplatnou ukázku. Za 30 minut vám propojení Money S3 s e-shopem ukážeme a budete mít jasno.