Jak si sestavit požadavky na účetní program z pohledu podnikatele

Analýza současných potřeb firmy

Prvním krokem při výběru účetního programu je identifikace aktuálních potřeb vaší firmy. V tomto bodě se zaměřte na:

• Velikost firmy: Menší podniky mohou vystačit s jednodušším řešením, zatímco středně velké a větší firmy budou potřebovat systém s více funkcemi a možnostmi přizpůsobení.
• Typ podnikání: Například e-shopy potřebují přehledné skladové hospodářství, zatímco služby a freelancery potěší snadná fakturace.
• Počet zaměstnanců a rozsah procesů: Jaké procesy je třeba automatizovat? Kolik lidí bude software používat?

Stanovení klíčových funkcionalit pro podnik

Každý podnik má specifické požadavky na účetní software. Uživatelé účetního programu Money S3 nejčastěji využívají následující klíčové funkce:

• Automatizace fakturace: Umožňuje automaticky generovat a odesílat faktury, což šetří čas a minimalizuje chyby.
• Správa objednávek a skladové hospodářství: Pro firmy zaměřené na výrobu nebo obchod je klíčová možnost sledování skladových zásob a vyřizování objednávek.
• Propojení s externími systémy: Díky podpoře API a konektorům může být Money S3 napojen na různé e-commerce platformy, CRM systémy nebo bankovní účty, což zajišťuje plynulý tok informací mezi jednotlivými systémy.
• Účetnictví: Komplexní správa účetnictví – podvojné účetnictví, daňová evidence i mzdy – je základem každého účetního programu.
• Analýzy a reporty: Generování přehledných a detailních reportů o stavu financí firmy umožňuje podnikatelům efektivně sledovat výkonnost firmy a činit správná rozhodnutí na základě dat.

Money S3 nabízí další funkce, které ocení podnikatelé z různých oblastí. Pokud provozujete e-shop nebo výrobní firmu, využijete například evidenci majetku nebo e-shop konektor, který propojí váš účetní program s online obchodem. Poskytovatelé služeb zase ocení periodickou a hromadnou fakturaci či modul pro servis a opravy. Díky flexibilnímu nastavení si můžete účetní program Money S3 přizpůsobit přesně podle potřeb svého podnikání, ať už působíte v jakémkoli oboru.

Požadavky na uživatelskou přívětivost a školení

Uživatelská přívětivost je kritická pro podnikatele, kteří nemusí být účetními profesionály. Je také důležitá, pokud má s účetním programem a jeho moduly pracovat širší okruh zaměstnanců. Hledejte proto software, který má:

• Intuitivní rozhraní: Jasná navigace, srozumitelné termíny a rychlý přístup k nejčastěji používaným funkcím.
• Školení a technická podpora: Uživatelé ocení, když mohou rychle získat potřebné dovednosti. Money S3 nabízí řadu školení a webinářů, které jsou k dispozici online i osobně. To zajišťuje, že vy i váš tým zvládnete software bez komplikací.

Integrace s ostatními systémy

Účetní program by měl být schopný propojení s dalšími externími systémy, které již používáte nebo budete v budoucnu potřebovat. Integrace zajišťuje plynulý tok informací a minimalizuje manuální zadávání dat, což vede k efektivnějšímu řízení procesů. Při výběru účetního systému se proto zaměřte na to, zda umožňuje napojení na:

• E-shopové platformy: Pro online obchody je zásadní integrace s platformami, jako je Shoptet, Shopify nebo E-shop rychle, což zjednodušuje zpracování objednávek a synchronizaci dat o zákaznících a skladových zásobách. Více informací najdete zde.
• Banky a platební brány: Automatické párování plateb z bankovních účtů nebo platebních bran výrazně šetří čas a eliminuje chyby při manuálním zadávání plateb. Jak vám pomůže zjistíte zde.
• Fakturační systémy: Pokud používáte externí fakturační nástroje, je důležité, aby váš účetní program umožňoval snadnou synchronizaci faktur a plateb.

Kromě toho možná budete potřebovat napojení na skladové systémy nebo pokladní softwary. Populárním způsobem integrace je využití API, které umožňuje propojit různé aplikace a systémy bez složitých úprav. Money S3 je jedním z mála účetních softwarů na trhu, který plně podporuje API pro široké spektrum integrací.

Bezpečnost a ochrana dat

Ochrana dat je jedním z nejdůležitějších aspektů při výběru účetního softwaru. Každý podnikatel spravuje citlivé informace o financích, klientech a zaměstnancích, a proto je nutné zajistit, že účetní program poskytuje odpovídající úroveň zabezpečení. Program by měl zajišťovat:

• Šifrování dat: Data musí být chráněna před neoprávněným přístupem a zneužitím pomocí šifrovacích technologií.
• Zálohování: Pravidelné zálohování dat, ideálně na externí úložiště nebo cloud, je nutné pro prevenci ztráty důležitých informací.
• Nastavení přístupových práv: Každý uživatel by měl mít přístup pouze k těm částem systému, které jsou pro jeho práci relevantní, aby se minimalizovalo riziko neoprávněné manipulace s daty.

Ne vždy je však zřejmé, jak účetní program s daty a jejich ochranou vlastně pracuje. Tomuto tématu jsme se věnovali v samostatném článku, kde se dozvíte víc o tom, jak Money S3 zajišťuje ochranu vašich účetních dat.

Cena a licenční podmínky

Pro podnikatele je na místě i otázka, kolik ho bude účetní systém stát. Náklady na účetní software hrají důležitou roli, proto je třeba zvážit, co se za cenou vlastně skrývá. Při výběru programu zvažte:

• Základní licenční poplatky: Některé programy nabízejí jednorázovou licenci, jiné fungují na bázi měsíčního předplatného. Je důležité zvážit, která varianta je pro vás výhodnější.
• Náklady na podporu a aktualizace: Zjistěte, zda jsou aktualizace a technická podpora zahrnuty v ceně, nebo zda za ně budete muset platit navíc. Ujistěte se, že budete mít k dispozici aktuální verze softwaru bez skrytých nákladů.
• Možnosti rozšíření: Pokud plánujete růst, měli byste počítat s možnými náklady na přidání dalších funkcí, modulů nebo uživatelů. Je důležité, aby účetní software mohl růst spolu s vaší firmou.

Money S3 nabízí různé cenové modely a licenční balíčky. Všechny informace naleznete transparentně v ceníku. Vlastnosti si můžete i nakonfigurovat. Kromě toho můžete využít bezplatnou verzi S3 Start, která není časově omezená, ale je limitována počtem účtovaných dokladů – to vám umožní software pořádně otestovat bez finančního závazku.

Možnosti rozšíření a budoucího růstu

Účetní software by měl růst spolu s vaším podnikáním. Sledujte možnosti:

• Přidávání uživatelů: Je důležité, aby systém umožňoval přidávání nových uživatelů bez výrazných nákladů.
• Rozšíření funkcí: Software by měl být modulární a nabízet další funkce podle potřeby, například mzdy, sklady nebo reporting.

Money S3 je modulární systém, který umožňuje dokupování dalších potřebných modulů nebo přechod na vyšší balíčky funkcí a uživatelů podle růstu vaší firmy. Pokud by vaše podnikání přerostlo možnosti Money S3, v rámci rodiny Seyfor máte k dispozici Money ERP, což je ERP systém určený pro střední a větší společnosti. Money ERP vám pomůže udržet kontinuitu podnikání i při složitějších procesech a poskytuje širší škálu funkcí přizpůsobených vašim rostoucím potřebám.

Reference a zkušenosti ostatních zákazníků

Při výběru účetního programu rozhodně dbejte na reference a zkušenosti ostatních uživatelů. Můžete je získat buď osobně od podnikatelů ve vašem okolí, nebo si projít případové studie na webu poskytovatele účetního softwaru. Reference jsou skvělým ukazatelem toho, jak systém funguje v praxi, jaké přínosy může mít pro vaši firmu a jaké konkrétní výhody nabízí. Mezi spokojené zákazníky Money S3 patří například:

• Portus Praha: Nezisková organizace, která s Money S3 ušetřila 40 hodin práce týdně díky automatizaci procesů.
• Freelance.cz: Ředitel firmy si všechny potřebné informace o účetnictví, mzdách a reportech dokáže najít v programu sám.
• Dobroty s příběhem: Díky automatizaci procesů v Money S3 se podařilo navýšit tržby o 15 milionů korun za dva roky.

Účetní software je dlouhodobou investicí, která vyžaduje pečlivé zvážení všech možností a funkcí. Abychom podnikatelům usnadnili tento proces, doporučujeme stáhnout náš e-book Jak vybrat účetní program, kde najdete podrobné informace a praktické rady, které vám pomohou při výběru toho nejvhodnějšího řešení pro vaše podnikání.

Stáhnout e-book