Jednoduché účetnictví: jak na jeho vedení a zpracování?

Co je to jednoduché účetnictví?

Jednoduché účetnictví je oproti klasickému podvojnému účetnictví výrazně jednodušší způsob, jak vést přehled o příjmech, výdajích a dalších účetních záznamech. Je určené převážně pro neziskové organizace. Stačí při něm spravovat základní účetní knihy a na konci roku zaslat přehled rejstříkovému soudu.

Kdo může vést jednoduché účetnictví?

S jednoduchým účetnictvím to není tak jednoduché, jak se zdá. Tedy alespoň co se týče historie tohoto pojmu. Jednoduché účetnictví původně sloužilo živnostníkům k zaznamenání příjmů a výdajů. Mělo to pro ně být ulehčení oproti klasickému účetnictví.

V roce 2004 ale jednoduché účetnictví skončilo a pro živnostníky ho nahradila daňová evidence. Nedávno jednoduché účetnictví vláda sice znovu obnovila, ale tentokrát pro naprosto jiné uživatele než předtím. Pro živnostníky neboli OSVČ už tedy neplatí.

Od roku 2016 mohou jednoduché účetnictví používat převážně neziskové organizace, a to:

• spolky,
• odborové organizace,
• organizace zaměstnavatelů,
• církevní organizace a náboženské společnosti,
• honební společenstva.

Zároveň přitom tyto subjekty musí splňovat tři podmínky:

• nesmějí být plátcem DPH,
• příjmy za poslední uzavřené období nepřesáhly 3 miliony Kč (mimořádné příjmy se sem nezapočítávají),
• hodnota jejich majetku nepřesahuje 3 miliony Kč (opět sem nepatří mimořádné pohledávky a úhrady).

Jak vést jednoduché účetnictví?

Mezi základní účetní knihu jednoduchého účetnictví patří peněžní deník. Tam zaznamenáte příjmy a výdaje financí na účtě i v pokladně.

Vést musíte také knihu pohledávek a závazků, kde si zapisujete, kdo vám kolik dluží a kolik vy dlužíte jemu. Další pomocné knihy o majetku využijete podle potřeby, například knihu zásob, knihu dlouhodobého majetku, knihu cenin apod. Pokud někoho zaměstnáváte, měli byste také spravovat mzdovou agendu. Vést jednoduché účetnictví můžete i v našem přehledném účetním systému Money S3. Vyzkoušejte si vedení jednoduché účetnictví zdarma, který obsahuje modul pro daňovou evidenci.

Váš účetní rok bude začínat a končit stejně jako kalendářní rok. Do 6 měsíců po jeho skončení musíte sestavit přehled o příjmech a výdajích a přehled o majetku a závazcích. Máte přitom povinnost zveřejnit jenom druhý z těchto přehledů.

Přehled o majetku a závazcích zveřejníte zasláním vašemu obvodnímu rejstříkovému soudu na CD. V případě, že máte elektronický podpis, zvažte doručení e-mailem, datovou schránkou nebo ho odevzdejte on-line. Rejstříkový soud ho pak založí do Sbírky listin. Pokud elektronický podpis nemáte, můžete si jej opatřit prostřednictvím webu elektronickypodpis.cz, nebo napřímo přes některou z akreditovaných certifikačních autorit.

Co když na jednoduché účetnictví nemáte nárok?

OSVČ používají daňovou evidenci, tedy přehled o skutečných výdajích a příjmech. Daňovou evidenci každoročně vykážete v daňovém přiznání, pokud tedy výdaje neodečítáte paušálně, což je výrazně jednodušší. Daňovou evidenci smíte vést jen při obratu do 25 milionů ročně.

Osoby s obratem nad 25 milionů Kč a právnické osoby musí vést účetnictví. Na rozdíl od jednoduchého účetnictví a daňové evidence je klasické účetnictví výrazně komplikovanější.

Je takzvaně podvojné, musí se při něm totiž spravovat dva účty: pro „má dáti” a „dal”. Každá položka na jednom účtu je tedy spárovaná s položkou na jiném účtu. Navíc se při něm zaznamenává více údajů, třeba i výsledek hospodaření.

Znáte základní účetní pojmy?

Smyslem vedení podvojného účetnictví je písemné zaznamenávání informací o tom, co se v podniku děje z finančního hlediska.

Účtuje se o:

• aktivech (stavu a pohybu majetku),
• pasivech (zdrojích majetku, které říkají, čím se majetek financuje),
• nákladech a výnosech,
• a výsledku hospodaření.

S vedením účetnictví je spjato několik důležitých pojmů, které vycházejí ze zákona o účetnictví:

• Účetní období – jedná se o nepřetržitě po sobě jdoucích 12 měsíců. Účetní období se může shodovat s kalendářním rokem. Nemusí to tak ale být vždy – pokud např. firma vzniká a začíná vést účetnictví až v průběhu roku, mluvíme o hospodářském roku. Ten začíná jakýkoliv jiný první den v měsíci než 1. ledna.

• Účetní jednotka – subjekt, který vede účetnictví ve stanoveném rozsahu. Může se jednat o fyzickou osobu i právnickou osobu.
  Zákon o účetnictví rozlišuje čtyři kategorie účetních jednotek:
  • mikro,
  • malé,
  • střední,
  • velké.

  Každá kategorie se vyznačuje rozdílnými povinnostmi, které se týkají rozsahu vedení účetnictví a účetní závěrky, povinnosti ověření účetní závěrky auditorem, sestavení výroční zprávy apod.
  Pro zařazení účetní jednotky do příslušné kategorie musíte znát svůj obrat, velikost aktiv a průměrný počet zaměstnanců.

• Účetní doklady – průkazné účetní záznamy o hospodářských operacích účetní jednotky. Bez nich by nebylo možné zaznamenávat zápisy (tedy vést účetnictví). Nejčastějšími doklady jsou pokladní doklady, přijaté a vydané faktury, bankovní výpisy a vnitřní účetní doklady (příjemka a výdejka, zúčtovací listina mezd).

Účetní závěrka

Účetní závěrka se sestavuje k poslednímu dni účetního období a obsahuje soubor finančních výkazů, jejichž počet se liší v závislosti na tom, do jaké kategorie účetní jednotka spadá. 

První tři z následujících výkazů jsou povinné pro všechny účetní jednotky:

• Rozvaha,
• Výkaz zisku a ztráty (neboli výsledovka),
• Příloha k účetní závěrce,
• Přehled o peněžních tocích (cash flow),
• Přehled o změnách vlastního kapitálu.

Rozvaha (bilance)

Rozvaha je statický výkaz, který zachycuje přehled o finanční pozici účetní jednotky k určitému dni. Smyslem výkazu je poskytnout informace o majetku účetní jednotky podle jeho struktury a zdrojů financování. 

Na levou stranu rozvahy se zapisuje majetek (aktiva):

• dlouhodobý hmotný majetek – např. stroje, automobily, budovy, pozemky,
• dlouhodobý nehmotný majetek – např. software, licence,
• dlouhodobý finanční majetek – např. dlouhodobé cenné papíry,
• oběžný majetek – např. zásoby (zboží, materiál, výrobky) krátkodobé pohledávky a peněžní prostředky (v hotovosti i na účtech).

Na pravé straně se zachycují zdroje financování majetku (pasiva):

• vlastní zdroje – např. základní kapitál, výsledek hospodaření, fondy,
• cizí zdroje – např. závazky vůči dodavatelům či státu, úvěry, vytvořené rezervy.

Výkaz zisku a ztrát (výsledovka)

Výkaz zisku a ztrát podává přehled o výsledku hospodaření, kterého účetní jednotka dosáhla za vybrané období, v členění dle nákladů a výnosů. Výsledek hospodaření zjistíte odečtením celkových výnosů od celkových nákladů za dané účetní období.

Jestliže tento rozdíl vyjde kladný (tedy výnosy jsou vyšší než náklady), pak dosahujete zisku. Pokud jsou výnosy nižší než náklady, potom jste ve ztrátě.

Příloha k účetní závěrce

Blíže specifikuje používané účetní metody, obecné účetní zásady, způsoby oceňování a doplňující údaje k rozvaze a výsledovce. Např. obsahuje vyčíslení pohledávek a závazků po lhůtě splatnosti, doměrky daně z příjmů za uplynulá období, dlouhodobé bankovní úvěry apod.

Jak si vést účetnictví?

Účetní jednotky vedoucí účetnictví v plném rozsahu, mají povinnost vést:

• účetní deník (účetní zápisy jsou v něm uspořádané chronologicky),
• hlavní knihu (účetní zápisy jsou v ní uspořádány věcně, tzn. systematicky),
• knihu analytických účtů (analytické účty slouží k podrobnému členění syntetických účtů, ale jejich používání není povinné),
• a knihu podrozvahových účtů (v ní se uvádějí účetní zápisy, které nenajdete v deníku ani hlavní knize – např. zástavní práva).

Účetnictví ve zjednodušeném rozsahu nevyžaduje vedení knihy analytických a podrozvahových účtů.

Syntetické účty vyplývají z účtové osnovy a účtového rozvrhu. Běžně se používají pro standardní zaúčtování účetních případů dle zákona. Někdy ale syntetické účty nestačí. Pokud vedete pokladnu v Kč i EUR, můžete syntetický účet 211  – Pokladna rozdělit na dva analytické účty:

211.001 (trojčíslí za označením účtu 211 zvolte libovolné)  – Pokladna v Kč
211.002  – Pokladna v EUR

Účtování o aktivech (A), pasivech (P), nákladech (N) a výnosech (V) se provádí pomocí směrné účtové osnovy, která stanovuje uspořádání a označení účtových tříd, účtových skupin a syntetických účtů. Na základě účetní osnovy si účetní jednotka sestaví svůj účetní rozvrh (tj. seznam účtů, které bude používat při vedení účetnictví).

Každou operaci, která v podniku proběhne, musíte zaznamenat na dvou souvztažných účtech ve stejné částce. Každý účet obsahuje stranu MD (má dáti) a D (dal). Rozvahové účty se dále člení na aktivní a pasivní. 

U aktivních účtů se počáteční stav a přírůstky zapisují na stranu MD a úbytky na stranu D. U pasivních účtů to funguje přesně naopak – tj. počáteční stav a přírůstky se zachycují na straně D a úbytky na straně MD.

Rozvahové účty

Na rozvahových účtech se můžete potkat s těmito typy zápisů:

• přírůstek aktiv a přírůstek pasiv
  nakoupíte zboží na fakturu – zvýší se zásoby (+A) a dojde k nárůstu závazků (+P)
• úbytek aktiv a úbytek pasiv
  z účtu uhradíte fakturu za nákup zboží – tzn. sníží se stav peněz na bankovním účtě (-A) a sníží se také závazky za dodavateli (-P)
• přírůstek a úbytek aktiv
  nakoupíte zboží v hotovosti, kdy dojde k přírůstku zboží na skladě (+A) a k úbytku peněz v pokladně (-A)
• přírůstek a úbytek pasiv
  přijatou fakturu od dodavatele uhradíte z bankovního úvěru – sníží se závazek vůči dodavateli (P-) a zároveň dojde k čerpání úvěru (tedy přírůstku dluhu vůči bance) (P+)

Účtuje se i na výsledkové účty. Členíme je na nákladové a výnosové. Narozdíl od rozvahových účtů však nemají počáteční stav. Náklady se zaznamenávají na straně MD a výnosy na straně D. Pro lepší představu si uveďme pár příkladů:

• faktura za prodej zboží se zaúčtuje jako přírůstek tržeb (T+) a přírůstek pohledávek za odběrateli (A+)
• mzdy zaměstnanců se zachytí jako přírůstek mzdových nákladů (N+) a přírůstek závazků vůči zaměstnancům (P-)
• faktura za spotřebovanou energii zvýší náklady (N+) a rovněž zvýší závazky vůči dodavatelům energie (P+)

Kdo vede účetnictví?

Podvojné účetnictví se můžete naučit z rekvalifikačních kurzů, samostudiem knih či online kurzů. Vyzkoušet můžete program na podvojné účetnictví. Uvědomte si ale, že samotná znalost účetních zákonitostí vám stačit nebude. Důležité je také, abyste ovládali zpracování mezd či problematiku DPH (u plátců DPH). Kromě toho je potřeba neustále sledovat změny v předpisech upravující účetnictví a daně.

Zvažte také náročnost samotné investice do účetního softwaru, která závisí na počtu udělených licencí i modulech (např. skladových) potřebných pro váš typ podnikání. Pokud s účetnictvím začínáte, rozhodně doporučujeme využít kontroly pověřenou osobou.

Pokud si na kompletní vedení účetnictví sami netroufáte, přijměte kvalifikovanou účetní nebo zvažte spolupráci s externí účetní firmou. Záleží na vás, jaké podmínky spolupráce si stanovíte. Můžete své externí účetní svěřit celou účetní agendu včetně zpracování mezd, ale stejně tak se můžete domluvit pouze na vybraných činnostech.

Například si můžete sami vystavovat faktury, účtovat pokladní doklady i přijaté faktury a vše ostatní nechat na účetní. Při plném svěření účetnictví do rukou externímu účetnímu vám sice odpadají náklady nutné na pořízení účetního programu, ale platíte za jeho služby.