Návod: jak zdarma a jednoduše vést daňovou evidenci v Excelu

Solitea, a.s. | 22. 10. 2020

Co je to daňová evidence

Daňová evidence slouží podnikatelům k evidování majetku, závazků, příjmů a výdajů. Jejím prostřednictvím dokládají úřadům svou ekonomickou situaci a také díky ní spočítají, kolik zaplatí na dani z příjmu.

Do roku 2004 se pro daňovou evidenci používal termín jednoduché účetnictví. Dnes už se ale oficiálně používá pouze termín daňová evidence. Jednoduché účetnictví nyní označuje už jen zjednodušenou formu výkaznictví, kterou využívají například spolky a neziskové organizace.

Kdo musí vést daňovou evidenci

Daňovou evidenci vedou OSVČ, kterým zákon neukládá povinnost vést (podvojné) účetnictví a kteří zároveň neuplatňují výdaje paušálem. OSVČ musí účetnictví vést pouze, pokud jejich obrat v předchozím roce přesáhl 25 milionů Kč nebo pokud jim to ukládá zvláštní právní předpis.

OSVČ se také mohou pro vedení účetnictví dobrovolně rozhodnout. Zda se vám vyplatí daňová evidence, nebo účetnictví, se dočtete v samostatném článku.

Zákon neříká, v jakém nástroji máte daňovou evidenci vést. Začínající podnikatelé typicky volí Microsoft Excel, který je dostupný a jsou v něm zvyklí pracovat.

Jaké jsou náležitosti daňové evidence

1. Deník příjmů a výdajů

Základem daňové evidence je deník příjmů a výdajů (peněžní deník). Do něj průběžně zapisujete příjmy a výdaje ze svého podnikání.

Deník příjmů a výdajů musí obsahovat tyto náležitosti (kolonky):

• datum,
• číslo dokladu,
• označení transakce (formou slovního popisu),
• označení, zda jde o příjem, nebo výdaj,
• výši přijatého či zaplaceného DPH (jste-li plátci DPH)
• a označení, zda jde o daňový, nebo nedaňový příjem/výdaj.

Pro své interní účely můžete do daňové evidence přidat i další kolonky. Máte-li například kapitálové příjmy či příjmy z pronájmu, můžete jim v tabulce vytvořit samostatný sloupec.

Pokud nejste plátci DPH, zapisujete do evidence údaje s datem, kdy jste peníze reálně přijali či vydali. Takže pokud jste vystavili fakturu 1. září, ale zákazník ji zaplatil 20. září, do evidence si příjem zapíšete pod datem 20. září. Pokud se k vyplnění evidence dostanete později než v daný den, nevadí to. Položky nemusí být řazené chronologicky, jen si pohlídejte správné datum. 

Jste-li plátci DPH, do data napíšete datum uskutečnění zdanitelného plnění uvedené na dokladu. Jako plátci DPH navíc musíte spolu s daňovou evidencí vést ještě pomocnou evidenci k DPH. 

Spolu s vedením daňové evidence si průběžně archivujte své doklady. Neplátci DPH musí doklady archivovat alespoň 3 roky, plátci DPH 10 let. Ideálně co nejpřehledněji, protože kontrolor z finančního úřadu po vás může chtít doložit kterýkoliv doklad. 

2. Evidence majetku a závazků

Kromě příjmů a výdajů uvádíte do daňové evidence také soupis majetku a závazků souvisejících s podnikáním.

Stačí, když do samostatné tabulky sepíšete:

• svůj dlouhodobý, oběžný a drobný majetek,
• své závazky (co komu dlužíte),
• pohledávky (co ostatní dluží vám).

K 31. prosinci pak musíte provést inventarizaci a zjistit skutečný stav:

• zásob,
• hmotného majetku,
• pohledávek
• a závazků.

Výsledek inventarizace sepíšete a archivujete pro případnou kontrolu.

Jak vést daňovou evidenci v Excelu

Neplátci DPH si pro účely evidence příjmů a výdajů vystačí s jednoduchou Excelovou tabulkou, která může vypadat například takto. 

Při vedení daňové evidence v Excelu se řiďte těmito radami:

• každou transakci pište na nový řádek,
• pro každý účetní rok si založte samostatný soubor,
• pište vždy na jeden list,
• pro výpočet celkových příjmů a výdajů si nastavte vzorec, který sečte všechny položky v sloupci,
• pro výpočet daňového základu si nastavte vzorec, který odečte kolonku celkové výdaje od kolonky celkové příjmy.

Jste-li plátci DPH, doplňte do tabulky sloupce pro přijaté a placené DPH. Tabulka pak bude vypadat následovně:

Pro účely evidence majetku a závazků si samostatný soubor, případně přidejte k deníku příjmů a výdajů 2 nové listy. Evidence pak může vypadat následovně:

Další způsoby vedení daňové evidence

Kromě obyčejné excelové tabulky můžete daňovou evidenci vést ve specializovaném účetním programu. Jeho výhoda spočívá v tom, že například kontroluje správnost údajů nebo jednoduše vygeneruje podklady k daňovému přiznání.

Účetní software navíc kromě daňové evidence obsahuje další užitečné funkce jako například skladové hospodářství, adresář nebo knihu jízd. Vyzkoušejte si ekonomický systém Money S3 pro živnostníky a malé firmy, který všechny zmíněné funkce obsahuje.