Firemní software: co má umět a jak vám pomůže

Chaos firmu brzdí v růstu. Zakladatel je zahlcený a věci v tak nepřehledném stavu ani nemůže delegovat. Řešením je nasadit firemní software. V tomto programu pak máte celou či větší část firemní agendy.

Firemní softwary bývají univerzální, takže ten stejný program používají společnosti z různých oborů. Všechny totiž řeší podobné úkony, jako je vystavování dokladů, vedení účetnictví, skladovou evidenci či zpracování mezd.

Jako firemní software vám dobře poslouží například účetní program Money S3. Funguje na principu modulů. Jádro systému je pro všechny uživatele stejné a k němu si vybírají potřebné doplňkové moduly. Díky tomu neplatí za balík funkcí, které nevyužijí.

Pojďme se podívat, co vše podnikový systém umí, respektive z jakých funkcí si sestavíte komplet na míru.

Fakturace

Základní součástí každého účetního programu je fakturace. V účetním programu vystavíte faktury svým klientům a evidujete zde faktury od dodavatelů. Software umožňuje vystavit faktury v různých měnách a několika jazycích. Samozřejmostí je snadná tvorba dobropisů a dalších souvisejících dokladů.

Fakturujete opakovaně těm stejným zákazníkům stejné částky? Zajímejte se, jestli účetní program nabízí automatickou periodickou a hromadnou fakturaci.

Daňová evidence

Účetní systém zároveň slouží jako program na daňovou evidenci. Tu využívá řada OSVČ. V systému mají vše potřebné, například peněžní deník či evidenci závazků a pohledávek. V podnikovém softwaru si rovnou zpracují daňové přiznání a elektronicky ho odešlou finanční správě.

Účetnictví

Jestliže podnikáte jako právnická osoba, vedete účetnictví. V některých případech vedou účetnictví i OSVČ.

V Money S3, programu na podvojné účetnictví, máte k dispozici účetní deník, předkontace i účtové osnovy. Podnikový software je připravený na závěrkové operace a snadno v něm připravíte různé výkazy, například:

• rozvahy za období,
• výsledovku
• či přehled cash flow.

Vaše účetní využije i modul Účetní analýzy. Funkce čištění salda jí měsíčně ušetří až tři dny práce.

Tip redakce

Vyzkoušejte si zdarma účetní program Money S3

S ním můžete snadno vést účetnictví, daňovou evidenci, vystavovat faktury a evidovat sklad pro kamenný i online prodej.

Stáhnout zkušební verzi

Pokladna a platby

V podnikovém softwaru evidujete stav hotovostní pokladny. Také v něm připravujete příkazy k úhradě. Díky tomu nemusíte údaje k platbám kopírovat do internetového bankovnictví, ale příkaz odešlete rovnou z účetního programu.

Další velmi užitečnou funkcí modulu Banka a pokladna je automatické párování. Money S3 projde výpisy z účtu a úhrady přiřadí k příslušným fakturám.

Evidence majetku

Pokud vedete daňovou evidenci nebo účetnictví, povinně evidujete majetek. Money S3 vám umožňuje evidovat drobný i dlouhodobý majetek včetně všech podrobností, např. odpisové skupiny, záruky nebo umístění. Evidujete i majetek, který máte na leasing.

Adresář

Do adresáře zadáte klientovo IČ a software si ostatní údaje načte z rejstříku ARES, takže je nepřepisujete ručně. Ke klientům si můžete přidat interní poznámky a evidujete si obchodní historii. Díky tomu adresář slouží jako jednoduché CRM (software na řízení vztahů se zákazníky).

Zpracování mezd

Pokud máte zaměstnance, v modulu Mzdy a personalistika vyřídíte veškerou související agendu. Přímo z Money S3 zaměstnancům elektronicky odešlete výplatní lístky. Také v něm zpracujete další obvyklé dokumenty, například potvrzení o zdanitelných příjmech nebo evidenci důchodového pojištění.

Kniha jízd

V knize jízd evidujete řidiče a jejich přidělené vozy. Při vyplňování do programu na vedení knihy jízd zadáte pouze jméno řidiče a automaticky se dosadí jeho vůz. Následně zadáte počáteční či koncový stav tachometru a systém dopočítá ujeté kilometry. Pro náročnější uživatele je připravený modul Kniha jízd a cestovní náhrady.

Sklad

V účetním systému můžete vést i skladové hospodářství a objednávky. Napříč účetními programy mohou být větší rozdíly, tak se před jeho pořízením s možnostmi skladového modulu detailně seznamte. Ne všechny softwary umožňují stejně jako Money S3 vedení neomezeného množství skladů (včetně virtuálních) nebo třeba přiložení fotky ke skladové kartě.

Pro firmy s větším skladem je pak vhodný rozšiřující modul Skladové analýzy. Spadá do kategorie Business Intelligence (BI). Díky analýze například zjistíte, které zboží se ve skladu ani neohřeje a které tam naopak leží dlouhé měsíce.

Propojení s e-shopem

Pokud máte e-shop, nebo jeho pořízení do budoucna plánujete, pohlídejte si, aby byl kompatibilní se zvoleným účetním programem. Z e-shopu do účetního programu potřebujete přenášet objednávky, opačným směrem putuje například stav skladových zásob nebo popis produktů. V Money S3 propojení zajišťuje modul E-shop konektor.

„Objednávky z e-shopu do účetnictví se nám přenáší automaticky. Ušetříme tím několik hodin práce týdně a stohy papírů. Expedice balíčků je taky mnohem jednodušší – velkou zásluhu na tom mají elektronické čtečky. Při kompletaci balíčků se Shoptet propojí s Money a výrobky automaticky vyskladní,“ hodnotí ředitelka podniku Dobroty s příběhem.

Automatizace

Chytrý účetní program za vás zvládne řadu rutinních úkolů. Při výběru se zajímejte, co vše lze automatizovat. Modul S3 Automatic vám usnadní 14 různých činností, například průběžné stahování dat z e-shopu nebo synchronizaci stavu skladových zásob.

Import dokladů z Excelu

Vedli jste dosud veškerou agendu v Excelu? Pohlídejte si, zda do účetního programu můžete importovat doklady a tabulky v Excelu. To stejné platí, pokud přecházíte z jednoho programu na druhý. V jakém formátu exportujete data? Univerzálním formátem pro přenos dat mezi systémy je právě XLS (Excel).

Pokladny

Pokud plánujete otevřít kamennou provozovnu, potřebujete software do pokladen, který je propojí s účetním systémem. V Money S3 vám maloobchodní prodej usnadní modul Money S3 Kasa. Díky němu prodáváte přímo z rozhraní Money S3 přizpůsobeného pro pokladní monitory.

Možná dáváte přednost tlačítkovým pokladnám. Pokud máte pokladnu EURO, propojovací modul zajistí komunikaci mezi pokladnou a Money S3.

V případě, že používáte jiný pokladní systém, s Money S3 ho propojíte pomocí modulu XML DE Profi.

Servis

Jestliže řešíte reklamace, opravy nebo nabízíte servisní služby, vyberte si účetní program s modulem Servis. Evidujete v něm veškeré reklamace či servisní zakázky, vidíte, v jakém jsou aktuálně stavu a hlídáte si dodržení zákonných lhůt.

Funkce pro klienty s externí účetní

Menší podnikatelé zpravidla nezaměstnávají účetního, ale využívají jeho služby externě. Každý měsíc mu potřebují předávat vystavené a přijaté doklady k dalšímu zpracování. V Money S3 předávání dokladů zajišťuje modul Účetní centrála a účetní klient.

Příspěvkové organizace

Jestliže jste příspěvková organizace, pohlídejte si, aby účetní systém zvládl vytvořit XML výkazy. Ty povinně odesíláte do systému CSÚIS, nebo na krajský úřad.

Vyzkoušejte Money S3 zdarma

U Money S3 je výhoda, že ho ze začátku můžete používat zdarma. Stáhnete si bezplatnou verzi Money S3 Start. Program si důkladně otestujete a až vyčerpáte počet dokladů zdarma, můžete přejít na některý z placených kompletů.