Optimalizace mzdových nákladů díky mzdové evidenci

Když se řekne optimalizace mzdových výdajů zaměstnavatele, řadu lidí napadne zejména propouštění zaměstnanců nebo snižování jejich platů. To by však mělo být až posledním krokem.

Schopné a zkušené pracovníky totiž za 100 Kč / hod. neseženete. A jakmile kvalitní zaměstnance jednou ztratíte, těžko je budete získávat zpět. Zvlášť za původních finančních podmínek.

Naštěstí existují i další možnosti, jak mzdové náklady optimalizovat. A které se zaměstnanců nedotknou zdaleka tolik, jako snížení mzdy.

Náklady na mzdy uplatníte v daňovém přiznání

Dobrou zprávou je, že už samotné mzdy jsou daňově účinným výdajem. Vyplývá to z ustanovení § 24 odst. 1 Zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů.

Říká, že: „Výdaje (náklady) vynaložené na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů se pro zjištění základu daně odečtou ve výši prokázané poplatníkem a ve výši stanovené tímto zákonem a zvláštními předpisy“.

A mzdy vyplácené zaměstnancům do takovýchto výdajů patří. Při podnikání je tedy můžete uplatnit – ať už vedete účetnictví, nebo daňovou evidenci.

Pracujte s variabilní složkou mzdy

Při optimalizaci mzdových nákladů zaměstnavatele vám pomůže i podrobnější pohled na mzdy. Každá mzda má totiž dvě základní složky:

• pevnou (základní)
• a variabilní (pohyblivou).

Zatímco základní složka je pevně stanovená a uvedená ve smlouvě nebo mzdovém předpisu, variabilní složka se mění. Právě s ní tedy můžete pracovat.

Není to ale tak jednoduché, jak se může na první pohled zdát. Nemůžete totiž celou pohyblivou složku prostě škrtnout. Také ona se totiž dělí na dva typy:

• nárokovou složku mzdy – při splnění sjednaných či stanovených podmínek na ni má zaměstnanec nárok,
• nenárokovou složku mzdy – vyplacení záleží na rozhodnutí zaměstnavatele.

Pracovat tedy můžete s nenárokovou složkou.

Jak na to?

Základní postup je jednoduchý. Pomocí mzdového nebo účetního systému se mzdovým modulem zkontrolujte, jaké bonusy jste vyplatili v minulém období. A hledejte možnost úspor. Například snížením či zrušením jednorázových odměn.

Místo těchto odměn můžete zaměstnancům nabídnout takzvanou stabilizační složku mzdy – bonusy za dobu odpracovanou ve firmě. Motivujete tak zaměstnance k větší loajalitě. Navíc tyto odměny zpravidla nevyplácíte tak často jako různé jednorázové bonusy.

A to vám umožňuje snížit mzdové náklady na zaměstnance.

Zvolte vhodné benefity

Dalším způsobem, jak snížit celkové mzdové náklady, je optimalizace benefitů. Ne všechny jsou totiž daňově uznatelné. Jako zaměstnavatel je tedy zaměstnancům hradíte „ze svého“.

Nabízejte zejména benefity, které jsou daňově účinné.

Patří mezi ně:

• náhrady při přijetí a přeložení,
• příspěvky na životní pojištění a dlouhodobý investiční produkt,
• vzdělávání zaměstnanců
• nebo stravenky a stravenkový paušál.

Náhrady při přijetí a přeložení

Tento benefit využijete zejména při hledání nových zaměstnanců. Pokud bydlí v jiné obci, než je místo zaměstnání, můžete mu poskytovat cestovní náhrady. A to až 4 roky.

Jakmile se ale zaměstnanec (nebo někdo z jeho rodinných příslušníků) přestěhuje do obce výkonu práce, nárok na tuto náhradu automaticky zaniká.

Zaměstnanci můžete také přispět na stěhování. Až do částky 15 000 Kč je takový výdaj daňově uplatnitelný.

Příspěvky na životní pojištění a dlouhodobý investiční produkt

Zaměstnancům můžete nabídnout také příspěvky na jejich životní pojištění nebo dlouhodobý investiční produkt. Každému zaměstnanci můžete ročně poskytnout až 50 000 Kč. Tuto částku si pak odečtete od daně.

Vzdělávání zaměstnanců

Daňově uznatelné jsou také náklady na vzdělávání zaměstnanců – například na školení nebo na rekvalifikaci. Díky tomu získáte kvalifikovanější zaměstnance. A zároveň se to nijak nedotkne běžných mzdových nákladů.

Stravenky a stravenkový paušál

Velmi oblíbeným benefitem v České republice jsou také stravenky a stravenkové paušály. Od roku 2024 u nich platí, že jsou daňově účinné veškeré příspěvky na stravování. Nejste tedy limitováni například hranicí 55 %, jako tomu u stravenek bylo v předchozích letech.

Příspěvek na stravu zaměstnanců ale musí být podložený písemně. Musíte ho tedy zakomponovat do pracovní smlouvy, kolektivní smlouvy nebo například do vnitřního předpisu zaměstnavatele.

Benefity a mzdové účetnictví

Všechny zmíněné benefity musíte samozřejmě zohlednit také při vedení mzdového účetnictví. A to zejména ve mzdovém listu zaměstnance. Každý měsíc v něm evidujete:

• úhrn zúčtovaných mezd bez ohledu na to, jestli je vyplácíte v penězích nebo v naturáliích (právě sem patří i stravenky a další benefity);
• částky osvobozené od daně z úhrnu zúčtovaných mezd;
• základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby;
• vypočtenou zálohu na daň nebo daň sraženou podle zvláštní sazby;
• měsíční slevu na dani a výši měsíčního daňového zvýhodnění;
• skutečně sraženou zálohu na daň.

Nejlepší je evidovat mzdové listy v účetním softwaru. Řadu úkonů totiž zautomatizuje a dohlédne na to, aby veškeré doklady byly v souladu s platnou legislativou.

Optimalizace mzdových nákladů pomocí softwaru

Optimalizaci mzdových nákladů zaměstnavatele vám výrazně usnadní vhodný mzdový či účetní systém.

Jaký je mezi nimi rozdíl?

Mzdový systém se specializuje na mzdovou agendu. Obsahuje proto pokročilé funkce, které využijí také personalisté. Je ale poměrně drahý – stojí i okolo 50 000 Kč. Navíc u něj musíte řešit následné propojení s účetním programem, případně veškerá mzdová data zapisovat dvakrát – do mzdového a do účetního systému.

Tato varianta je proto vhodná hlavně pro firmy se stovkami zaměstnanců.

Menším společnostem se většinou vyplatí účetní systém se specializovaným modulem na zpracování mezd. Vyjde jen na několik tisíc korun a zvládne běžnou mzdovou a personální agendu.

Veškeré údaje navíc stačí zadat jen jednou – program je automaticky přenese do všech souvisejících dokumentů.

Poradí si přitom se:

• zpracováním a zaúčtováním mezd,
• přípravou zákonných dokumentů a sestav – například pro pojišťovny nebo pro správu sociálního zabezpečení,
• vedením souběžných pracovních poměrů,
• výpočtem srážek ze mzdy u zaměstnanců s exekucí,
• deponováním mzdy u zaměstnanců, kteří na sebe podali insolvenční návrh.

Vašim účetním tak výrazně usnadní a zrychlí práci. A protože vše vyřeší na jednom místě a bez zbytečného zadávání stejných údajů do různých programů, zvládnou ve stejném čase udělat víc práce.

Nemusíte tak hledat další výpomoc na řešení mzdové a účetní agendy. A to s optimalizací mzdových nákladů úzce souvisí.